Comment réussir votre projet de relocalisation de vos employés
Gestion du projet relocation de vos employés
Comment se faire aider avec notre programme pour la relocalisation et la sélection des fournisseurs
L’attraction et la rétention des talents sont la principale préoccupation des entreprises. Pour attirer et fidéliser des employés talentueux, les professionnels des ressources humaines doivent s’assurer de proposer des offres de relocalisation compétitives et des pratiques et politiques de relocalisation efficaces. L’aide à la relocation peut aider à attirer de nouveaux employés, à fidéliser les employés actuels en leur offrant des opportunités de développement de carrière, et à favoriser le développement commercial et les opérations en veillant à ce que les bons talents soient au bon endroit au bon moment. Un programme de relocalisation bien conçu complète le programme de gestion des talents de l’employeur.
Alors que l’économie continue de s’améliorer, on s’attend à ce que les organisations maintiennent ou augmentent leurs volumes et budgets de relocation. Les meilleures ressources d’un employeur – et ses coûts les plus importants – sont les personnes qui apportent créativité, productivité et rentabilité à une entreprise. Un bon programme de gestion des talents peut améliorer la compétitivité d’un employeur, mais il ne garantit pas que les talents sont situés là où ils sont le plus nécessaires. Les employeurs peuvent souhaiter que de nouveaux employés et les employés actuels se relocalisent pour poursuivre leur développement de carrière ou apporter leurs connaissances à différentes filiales ou sites. Ces déménagements peuvent être une tâche intimidante pour l’employeur et une situation stressante pour l’employé. Si une relocation n’est pas gérée avec succès, elle menace la capacité de l’employeur à fidéliser l’employé, et il risque de perdre quelqu’un sur qui il a investi du temps et de l’argent pour le former et le déplacer.
Le rôle des RH
Les services des ressources humaines gèrent fréquemment les programmes de mutation des employés au sein des organisations. La mutation ne relève plus uniquement des ressources humaines ou d’un responsable d’embauche qui approuve les frais de déménagement. La mutation requiert désormais une attention stratégique portée sur les activités et les finances de l’entreprise afin de garantir que le programme de mutation fait progresser la stratégie de l’entreprise. Les RH doivent travailler avec d’autres départements de l’organisation pour assurer une gestion cohérente des mutations.
Le processus de mutation des employés nécessite que les ressources humaines ou les responsables de la mobilité effectuent les tâches suivantes :
- Établir et gérer des politiques en travaillant directement avec les partenaires internes et les directeurs opérationnels.
- Identifier les employés les mieux adaptés aux opportunités de mobilité en collaborant avec les responsables des talents et les managers.
- Sélectionner et gérer un portefeuille de fournisseurs et de prestataires de services externes en travaillant avec les responsables des achats ou financiers.
- Identifier et atténuer les problèmes juridiques tels que les questions fiscales ou d’immigration en collaboration avec le service juridique.
Les ressources humaines doivent considérer le programme dans sa globalité de manière stratégique, financière et opérationnelle. Comme pour tout programme des ressources humaines, les évaluations et les métriques sont essentielles pour prouver la valeur stratégique du programme.
Règles cohérentes et équitables
Les politiques écrites établissent des règles claires pour garantir que tous les employés sont traités de manière cohérente et équitable. Une politique écrite prévient les favoritismes et les pressions exercées par les managers pour accorder un traitement différent à leurs propres embauches ou employés préférés. Une politique expose également les informations afin que les employés qui se déplacent sachent exactement ce qui est inclus et puissent prendre des décisions éclairées.
Les politiques de mutation ont généralement trois niveaux de couverture, en fonction du groupe auquel appartient un employé :
- Les nouvelles embauches, généralement de jeunes recrues ou celles ayant une expérience limitée.
- Les employés expérimentés, tels que ceux qui ont une certaine ancienneté dans la vie active et qui sont plus susceptibles d’être établis avec une maison et/ou une famille.
- Les cadres et autres employés de haut niveau, qui sont susceptibles d’être fortement implantés dans leur lieu actuel et d’avoir des liens familiaux et communautaires.
Les employeurs établissent des politiques adaptées à leur situation et peuvent avoir des politiques pour chacun de ces trois niveaux.
Les employeurs souhaitent proposer des packages de mutation attractifs aux cadres et aux employés de haut niveau, mais ils sont confrontés aux coûts élevés associés à de tels packages. La question clé est de savoir si le gain financier lié à l’embauche ou au transfert d’un employé compensera le coût de la mutation. Il y a une pression considérable sur les RH pour réduire les coûts et ajuster les politiques afin que les employés puissent toujours être mutés là où ils sont nécessaires. L’utilisation de métriques telles que l’analyse coûts/avantages, par exemple lors de l’analyse des coûts immobiliers, aide à créer une image des coûts totaux du déménagement.
De plus en plus d’entreprises proposent des packages de mutation flexibles pour contenir les coûts, en offrant des avantages de mutation de base et des avantages optionnels en fonction des besoins des employés.
Éléments d’un programme complet de relocalisation
Il n’y a pas de formule magique en ce qui concerne les packages de relocation, mais les organisations doivent prendre en compte certains éléments lors de la construction d’un programme de relocalisation.
Primes et ajustements salariaux
Les incitations financières liées à la relocation sont généralement le « point de bascule » pour convaincre les employés de déménager. L’état du marché de l’emploi influencera les incitations dont les employés ont besoin pour prendre la décision de déménager. Les ajustements du coût de la vie et les primes de relocation sont courants. Les organisations situées dans des Pays à taux d’imposition élevé peuvent avoir besoin d’utiliser ces incitations pour attirer les employés à se relocaliser. Dans le cas contraire ils pourraient avoir du mal à attirer des travailleurs venant d’autres Pays.
Visites de site
Les programmes de relo permettent généralement des visites de site afin que l’employé et éventuellement son conjoint puissent voir le nouveau bureau, visiter la communauté et se renseigner sur les écoles, le logement et d’autres services locaux.
Aide pour l’achat et la vente de logements
Les programmes de relocation des employeurs comprennent une aide pour la mise en vente d’une maison dont un employé a besoin de se séparer ou pour l’organisation de l’achat de la maison de l’employé si elle ne se vend pas dans un délai spécifié. D’autres types d’aide que les politiques peuvent offrir comprennent une assistance juridique et financière pour résilier des baux ou une aide pour que l’employé puisse obtenir une préqualification hypothécaire. Ces incitations peuvent faire la différence entre un employé qui accepte ou rejette l’offre de relocation.
Frais de déménagement
Les employeurs peuvent proposer le remboursement des dépenses liées à la recherche de logement, aux frais de logement temporaire et au transport des biens ménagers. Certaines organisations renoncent au remboursement et préfèrent fournir des sommes forfaitaires payées à l’avance aux employés en cours de relocation pour couvrir toutes les dépenses. Les employés conservent ce qui reste éventuellement ou paient les dépenses non couvertes par la somme forfaitaire. Les sommes forfaitaires évitent aux ressources humaines de négocier sur les dépenses ou de tenir des registres détaillés de chaque reçu de l’employé.
Clauses de remboursement
Les organisations investissent beaucoup dans les relocalisations et perdent fréquemment ces investissements lorsque les employés quittent l’entreprise peu de temps après un déménagement. Un nombre croissant d’employeurs incluent une clause de remboursement dans les accords de relocalisation pour récupérer ces coûts. Dans le cadre d’une clause de remboursement, un employé relocalisé s’engage par exemple à rembourser à l’organisation tout ou partie des frais de transfert de l’employeur si l’employé quitte l’entreprise dans un délai spécifié, généralement d’un an à 18 mois. Les secteurs avec des taux de rotation élevés utilisent ces clauses plus fréquemment. Certains employeurs choisissent de ne pas inclure de clauses de remboursement, craignant que celles-ci puissent être un frein à la relocation. Les employeurs doivent vérifier que la législation du pays autorise les clauses de remboursement avant de mettre en œuvre cette pratique.
Soutien aux familles
Les familles en cours de relocation ont besoin d’un soutien considérable de la part de l’employeur. Les organisations ne doivent pas supposer que l’enthousiasme d’un employé à déménager vers un nouveau bureau et une nouvelle résidence compensera le stress du déménagement pour l’employé et sa famille. Les conjoints ou partenaires qui déménagent avec l’employé pourraient avoir besoin d’aide pour trouver un emploi. Les problèmes des enfants liés aux relocation, tels que les pressions liées aux nouvelles écoles et la perte des anciennes amitiés, sont souvent négligés. Les différences culturelles entre les régions géographiques ou Pays peuvent également perturber la famille, entravant ainsi le succès de l’affectation.
Un programme de relocation compétitif et complet peut inclure des services d’assistance aux conjoints pour les aider à trouver un emploi, des politiques qui accordent aux employés en cours de relocalisation suffisamment de temps libre pour visiter des écoles et d’autres services, ou une aide pour trouver des soins aux personnes âgées. Quelle que soit la forme du soutien de l’employeur à la famille, les ressources humaines doivent impliquer à la fois l’employé et le conjoint de l’employé.
Communication
Une fois qu’une politique est en place, il est essentiel de la communiquer aux employés. La communication concernant les relocation doit équilibrer deux besoins : montrer aux employés qu’ils sont valorisés et informer les employés des services auxquels ils ont droit. Une mauvaise communication concernant la relocalisation peut entraîner du stress, des problèmes de performance et des taux de rotation élevés pour les employés transférés. Les employeurs doivent communiquer correctement aux employés les services auxquels le transféré a droit, et ils devraient continuer à communiquer tout au long du processus.
Une lettre d’accord formelle de relocation est un outil de communication initial important car elle énonce la politique et les détails du déménagement. Les manuels de l’employé et les sites intranet devraient rendre les politiques de relocalisation disponibles. Les e-mails fournissent une trace écrite des communications auxquelles les ressources humaines peuvent se référer lors des relocalisations. La communication devrait inclure un processus de débriefing une fois le déménagement effectué, afin que l’employeur puisse évaluer comment s’est déroulée la relocalisation.
Circonstances particulières
Cette trousse à outils se concentre sur la relocalisation permanente des employés individuels, mais il existe deux circonstances particulières que les ressources humaines doivent prendre en compte lors de l’élaboration des politiques de relocation.
Déménagements de groupe
Les déménagements de groupe concernent des organisations entières ou des fonctions commerciales qui déménagent suffisamment loin pour que les employés et leur famille doivent également se relocaliser. Ils peuvent mettre à rude épreuve les ressources de relocation d’une organisation et préoccuper une grande partie de la main-d’œuvre pendant une longue période, tout en essayant de maintenir la production normale de l’entreprise. Ils ont leurs propres dynamiques auxquelles les ressources humaines doivent répondre, comme expliquer pourquoi les employés déménagent (généralement pas pour une promotion) et gérer les rumeurs des employés sur le déménagement.
Relocalisations temporaires
Les relocalisations temporaires sont de plus en plus courantes dans le monde des entreprises. Les employeurs constatent que cette stratégie est un excellent moyen de réduire les coûts tout en augmentant la productivité autour d’une initiative commerciale spécifique. Un transfert de moins d’un an est financièrement avantageux car un déménagement familial pour une si courte période est rare, et cela offre des économies d’impôt importantes aux employeurs et aux employés car ces remboursements de frais sont souvent exclus en tant que dépenses d’entreprise plutôt qu’en tant que frais de relocalisation.
Externalisation
Les employeurs externalisent souvent la relocation car cela leur permet de réorganiser leurs programmes de relocalisation, d’améliorer les services ou de réduire les coûts en réduisant les effectifs internes. Bien que des centaines d’entreprises proposent des services, il peut être difficile de choisir le bon fournisseur et cela dépend des besoins spécifiques de l’organisation. Les employeurs devraient commencer par comprendre leurs propres objectifs en matière de relo. Une planification et une préparation adéquates, telles que la constitution d’une équipe interne comprenant des ressources humaines, des finances, du recrutement et des achats, faciliteront le processus de sélection des fournisseurs pour les employeurs.
Négociation des contrats avec les déménageurs
Le processus ne s’arrête pas une fois que l’employeur a choisi un fournisseur. La négociation du contrat nécessite des informations et une planification. Par exemple, les organisations doivent prendre en compte plusieurs questions lors de la négociation d’un contrat de relocalisation avec un transporteur de biens ménagers : le transporteur dispose-t-il d’un soutien suffisant dans toutes les régions du pays et peut-il être joint à tout moment ? Le transporteur propose-t-il des remises pour les déménagements multiples ? Savoir ce qu’il faut rechercher chez un déménageur de biens ménagers donne un avantage à l’employeur.
Communication avec les fournisseurs
Certains des outils les plus importants nécessaires pour gérer les relocalisations et minimiser les imprévus sont une politique de relocalisation claire, un prestataire de services de relo réputé et de bonnes pratiques de communication entre toutes les parties impliquées. Une mauvaise communication éclipsera même la meilleure politique et le fournisseur le plus compétent. L’employeur doit comprendre les attentes de la personne relocalisée afin de les transmettre pleinement au fournisseur.
La relocalisation implique des coûts, une baisse de productivité et du stress tant pour la personne relocalisée que pour l’employeur. Il y a toujours place à l’amélioration, à la rationalisation des processus et à de meilleurs choix de fournisseurs. Les entreprises devraient interroger leurs employés sur les performances de leurs déménageurs longue distance et autres prestataires de services de relocalisation afin de les aider à sélectionner des fournisseurs efficaces à l’avenir. Les enquêtes aident à évaluer si le prestataire de services a livré les résultats promis.
Questions juridiques
La relocalisation des employés implique plus que simplement déplacer des personnes et leurs biens. Les employeurs doivent également prendre en compte des questions juridiques telles que les contrats, les problèmes de confidentialité des données et les impôts.
Accords de relocalisation
Tout comme il est essentiel d’avoir un contrat entre l’employeur et le prestataire de services de relocalisation, il est également impératif d’avoir un accord écrit de relocalisation entre l’employeur et l’employé relocalisé. Un accord énonce clairement qui est responsable de quoi et fixe les limites de la politique de relocalisation de l’employeur. Un accord protège l’employeur en empêchant les gestionnaires de faire des déclarations excessivement optimistes sur la poursuite de l’emploi ou l’avancement, qui pourraient être considérées comme des contrats oraux ou implicites.
Informations personnelles
Les ressources humaines doivent protéger les informations personnelles des employés. L’utilisation d’un prestataire de services implique le transfert des données personnelles de l’employé, et les ressources humaines doivent effectuer les vérifications nécessaires auprès de leurs fournisseurs pour garantir la sécurité.
Aspects fiscaux
Les impôts peuvent être une question complexe lors de la relocalisation des employés. Les considérations fiscales pour les relocalisations temporaires de moins de 12 mois diffèrent des questions fiscales liées aux déménagements permanents. Les impôts varient d’un Pays à l’autre et peuvent être compliqués par d’autres facteurs, tels qu’une vente de maison. Des experts appropriés devraient examiner les questions fiscales et juridiques afin de s’assurer que les politiques et les pratiques sont conformes aux obligations légales de l’employeur afin d’éviter des maux de tête aux ressources humaines plus tard.
Marchés immobiliers
Le marché immobilier a un impact considérable sur le programme de relo d’une organisation, influençant à la fois le budget de relo et la volonté des employés de déménager. Certaines organisations aident à vendre les maisons des employés, couvrent les pertes sur la vente d’une maison et prennent en charge les frais de logement temporaire. Lorsqu’on considère le marché immobilier, les employeurs doivent tenir compte des coûts supplémentaires tels que les frais de logement en double et l’utilisation d’incitations pour stimuler la demande et les ventes de maisons. D’autres outils pour accélérer les relo comprennent les options de valeur pour l’acheteur, où l’acheteur vend la maison à une société de relo. Dans certaines situations, les employeurs achètent même eux-mêmes des maisons pour attirer les talents dont ils ont grandement besoin.
Lors de la prise de décisions, les ressources humaines doivent également prendre en compte le marché immobilier de manière régionale. Étant donné que les marchés varient selon les régions, les ressources humaines peuvent devoir élaborer des politiques de relo distinctes pour chaque région.
