Rétrospectives
La rétrospective est la réunion récurrente où toute l'équipe examine sa propre manière de travailler et décide de ce qu'elle changera pour la période suivante. Elle se tient à la fin de chaque itération ou release. Lorsque l'équipe ne travaille pas par cycles fixes, elle est planifiée à intervalle régulier. La séance se déroule en deux temps: l'équipe revient sur l'itération écoulée, puis identifie des adaptations. Elle porte sur le processus; l'Agile Extension au guide BABOK écarte tout caractère personnel de la discussion. Chaque séance s'ouvre sur les actions décidées la fois précédente et se ferme sur quelques actions nouvelles, chacune assortie d'une échéance et d'un membre de l'équipe qui en répond. Dans Scrum, la rétrospective de sprint est cette séance: elle clôt le sprint et dure au plus trois heures pour un sprint d'un mois.
Objectif
La rétrospective est la réunion par laquelle une équipe examine son propre processus de travail et décide de ce qu'elle y changera. L'Agile Extension au guide BABOK en fixe l'objet: réfléchir à ce qui s'est bien passé et à ce qui pourrait aller mieux, puis améliorer les processus. La séance réunit l'équipe entière, celle qui a exécuté le processus examiné et qui appliquera ce qui sera décidé.
Ce qui sépare la technique d'une revue ponctuelle est la boucle. Le premier élément de la séance est la revue des actions décidées à la rétrospective précédente, dont l'équipe mesure l'avancement et l'effet. Sans cet examen, rien ne relie les séances: les mêmes sujets reviennent d'itération en itération.
L'Agile Extension place la rétrospective aux horizons Initiative et Livraison: l'équipe y tire les leçons du cycle de livraison écoulé et décide ce qu'il faut changer, garder ou arrêter au cycle suivant. Le tableau 7.0.1 la range parmi les techniques de communication qui fonctionnent avec les équipes internes, sans la mentionner pour les parties prenantes externes.
La frontière avec les leçons apprises
Les leçons apprises du BABOK sont la revue de clôture d'un projet ou d'une phase: elle a lieu une fois, dépasse l'équipe et produit un registre que l'organisation réutilise sur ses initiatives suivantes. La rétrospective revient à chaque itération, reste interne à l'équipe et produit quelques actions pour la période qui commence.
Usage
Quand l'utiliser
- Fin d'itération ou de release: ancrer l'apprentissage dans le processus avant le cycle suivant.
- Équipe qui travaille sans cycles fixes: planifier la séance à intervalle régulier pour conserver l'examen du processus.
- Jalon du cycle de vie de la solution: une mise en production ou une fin de phase justifie une séance hors cadence.
- Désaccord soulevé sur le moment et resté sans décision: trancher la façon de travailler revient à l'équipe entière.
Quand ne pas l'utiliser
- Problème visible pendant l'itération: le traiter à l'instant.
- Sujet à trancher avec une partie prenante externe: la rétrospective est une séance interne, le porter en revue de sprint.
- Appréciation de la performance d'une personne: la séance porte sur le processus, l'entretien individuel relève de la conduite du personnel.
Description
Les cinq éléments
L'Agile Extension distingue cinq éléments.
| Élément | Ce que l'équipe y fait |
|---|---|
| Revue des actions précédentes | Reprendre les actions décidées à la rétrospective précédente et en évaluer l'avancement et l'effet. |
| Préparation | Chacun rassemble avant la séance les observations de l'itération écoulée qui méritent d'être analysées. |
| Safety Check | L'équipe convient de se faire confiance et de tenir chaque remarque pour destinée à améliorer sa performance. |
| Identification des points | Tous les membres écrivent ce qui a bien marché, ce qui est à améliorer et ce qui mérite d'être partagé. L'Agile Extension donne ce mécanisme comme le plus courant. |
| Choix des actions | Une fois la discussion épuisée, l'équipe retient les améliorations à mener, fixe un calendrier et désigne pour chacune le membre qui en répond. |
Le Safety Check
Le Safety Check est l'accord explicite par lequel l'équipe se donne le droit de parler. L'Agile Extension en nomme la limite: des membres peuvent se sentir tenus de feindre une confiance qu'ils n'ont pas. La formulation la plus répandue de cet accord est la directive première de Norm Kerth, lue à l'ouverture de la séance: « quoi que nous découvrions, nous comprenons et croyons sincèrement que chacun a fait du mieux qu'il pouvait, compte tenu de ce qu'il savait alors, de ses compétences, des ressources disponibles et de la situation ». Elle vient de la littérature sur les rétrospectives; aucun des deux ancrages ne la prescrit.
L'Agile Extension juge utile de confier l'animation à un facilitateur neutre extérieur à l'équipe, sans en faire une obligation: elle range parmi les forces de la technique qu'une équipe puisse l'animer elle-même.
Le format de la séance vient de la pratique
Ni l'Agile Extension ni le guide Scrum ne définissent de format d'animation. L'Agile Extension donne un mécanisme courant pour l'identification des points et s'arrête là. Les formats employés viennent de la pratique et de la littérature: Esther Derby et Diana Larsen en fournissent la structure de référence en cinq temps, poser le cadre, rassembler les données, dégager des enseignements, décider quoi faire, clore la séance. Une équipe qui garde le même format à chaque itération obtient au bout de quelques cycles les mêmes réponses, puisque la question est la même.
La rétrospective de sprint dans Scrum
Le guide Scrum donne à la rétrospective de sprint un objet: planifier des moyens d'accroître la qualité et l'efficacité. L'équipe Scrum y examine le sprint écoulé sous l'angle des individus, des interactions, des processus, des outils et de sa Definition of Done, les critères qu'un incrément doit satisfaire pour être tenu pour terminé. Elle identifie les hypothèses qui l'ont égarée et en explore l'origine, puis discute ce qui s'est bien passé, les problèmes et la façon dont ils ont été résolus ou non.
Elle retient ensuite les changements les plus utiles à son efficacité et traite les plus marquants au plus tôt, quitte à les inscrire au Sprint Backlog du sprint suivant. Une Definition of Done révisée à la suite de cet examen est l'un des produits de la séance. La rétrospective clôt le sprint. Sa durée est plafonnée à trois heures pour un sprint d'un mois; pour un sprint plus court, la séance est en général plus courte.
Ce qui fait échouer une rétrospective
La sécurité de façade
La séance a lieu, chacun parle et rien de ce qui compte n'est dit. Le signe en est une liste d'actions qui ne touche jamais aux sujets que l'équipe évoque en couloir. Confier l'animation à quelqu'un d'extérieur, comme l'Agile Extension le suggère, est la parade la plus simple, puisque la conduite de la discussion cesse d'appartenir à l'équipe.
Les actions sans suite
L'Agile Extension pose la condition: la rétrospective n'a de valeur que si l'équipe agit sur ce qu'elle apprend. Le cinquième élément demande pour chaque action une échéance et un responsable; ce qui n'en a pas revient à la séance suivante inchangé. L'Agile Extension nomme le coût d'un sujet soulevé puis laissé sans réponse: un risque pour le moral et la motivation de l'équipe.
La séance qui remplace le traitement au fil de l'eau
La plupart des idées soulevées en rétrospective sont déjà connues d'au moins un membre de l'équipe. L'Agile Extension en tire une exigence: une équipe mature traite ses problèmes à mesure qu'ils surviennent au lieu de les mettre en réserve pour la séance. La rétrospective sert alors à décider des changements de processus.
Considérations IA
Un modèle de langage regroupe les notes de la séance: il rapproche les formulations qui disent la même chose et produit une liste de thèmes ordonnée par fréquence. Sur le registre des actions, il signale celles qui ont été reconduites trois fois sans avancer, une information qu'une équipe perd d'une itération à l'autre. Il propose aussi des formats d'animation et rédige les questions d'un temps de la séance.
Ce qui reste à l'équipe est le cœur de la technique. Le Safety Check est un accord entre des personnes et ne se délègue à aucun outil. Un regroupement automatique lisse les désaccords, alors que l'écart entre deux formulations est souvent le sujet: deux membres décrivent le même incident et l'un l'attribue à l'outil, l'autre à la décision qui l'a imposé. Le choix des actions engage la capacité de l'équipe pour l'itération suivante et lui appartient. Les notes d'une rétrospective portent enfin des appréciations sur des collègues nommés: ce sont des données personnelles au sens de la LPD, à traiter comme telles avant tout envoi vers un service externe.
Exemples
Une équipe de six personnes, chez un assureur maladie romand, livre l'espace client par sprints de deux semaines. La rétrospective du sprint 24 est animée par un business analyst d'une autre équipe du même programme, un service que les deux équipes se rendent depuis trois sprints. Elle s'ouvre sur les actions décidées au sprint 23.
| Action décidée au sprint 23 | Responsable | État et effet |
|---|---|---|
| Ramener à deux le nombre de personnes de piquet le jour de la mise en production | Nadia | Faite. Deux interruptions pendant le sprint, contre sept au sprint 22. |
| Documenter la procédure de bascule de la base tarifaire | Marc | Non faite, reconduite pour la deuxième fois. |
| Essayer la relecture de code en binôme sur les tickets de tarification | Sarah | Faite, puis abandonnée: l'attente d'un relecteur dépassait le temps gagné. |
La ligne la moins évidente du tableau est la relecture en binôme: l'équipe a essayé, mesuré et arrêté; le sujet est clos pour les sprints suivants. La procédure de bascule repart pour un troisième sprint, avec deux noms et une demi-journée bloquée dans l'agenda: réinscrire la même formulation avait déjà échoué deux fois. L'équipe identifie ensuite ses points, puis retient trois actions.
| Point soulevé | Action retenue pour le sprint 25 | Responsable | Échéance |
|---|---|---|---|
| Trois tickets de tarification bloqués plusieurs jours en attente d'une réponse métier | Créneau de trente minutes le mardi et le jeudi avec la responsable de produit pour les questions ouvertes | Ana | Dès le premier jour du sprint |
| L'environnement de test tombe en fin de sprint, quand tout le monde y déploie | Mesurer sur le sprint la charge de l'environnement et rapporter les chiffres à la prochaine séance | Julien | Rapport à la rétrospective du sprint 25 |
| La bascule tarifaire reste documentée par une seule personne | Rédiger la procédure en binôme pendant une demi-journée bloquée dans l'agenda | Marc et Sarah | Milieu du sprint |
Ces deux tableaux sont le produit complet de la séance. Le second sera relu ligne à ligne au sprint 25, ce qui le tient court.
Visualisations
Deux choses se laissent voir. La première est la boucle: une itération, la rétrospective qui la clôt, l'itération suivante, puis la rétrospective qui commence par relire les actions de la précédente. Le dessin se referme sur lui-même et montre le passage des actions d'une séance à l'autre, ce qu'une liste d'étapes en ligne ne rend pas.
La seconde est le produit de la séance. Mis en deux tableaux, le registre se relit en une minute à la séance suivante et fait ressortir ce qu'une liste continue laisse passer: l'action inscrite pour la troisième fois.
Coût
| Phase | Niveau | Justification |
|---|---|---|
| Préparation | Faible | Chacun rassemble ses observations de l'itération; l'animateur choisit le format et rouvre le registre des actions. |
| Exécution | Moyen | La séance mobilise l'équipe entière, jusqu'à trois heures pour un sprint d'un mois selon le guide Scrum, et la dépense revient à chaque itération. |
| Documentation | Faible | Le produit est une liste d'actions datées et attribuées, tenue là où l'équipe la reverra. |
Outils
Les tableaux blancs collaboratifs (Miro, Mural, FigJam et leurs équivalents) portent la séance à distance: colonnes, notes déplaçables, regroupement par thème et vote pour choisir ce qui sera discuté. Une équipe co-localisée obtient le même résultat avec un mur et des notes autocollantes, à condition que les actions retenues soient recopiées le jour même dans un support qui survit à la semaine.
Les outils dédiés à la rétrospective (Retrium, TeamRetro, Parabol et leurs équivalents) ajoutent des formats prêts à l'emploi, un minuteur par temps de séance, l'anonymat des contributions et l'historique des actions d'une séance à l'autre. L'anonymat aide quand la confiance n'est pas encore acquise; le Safety Check reste à conclure en séance.
Les outils de gestion de backlog (Jira, Azure DevOps, GitLab et leurs équivalents) reçoivent les actions retenues, là où l'équipe regarde chaque jour. Le guide Scrum admet l'inscription des améliorations les plus marquantes au Sprint Backlog du sprint suivant, ce qui leur donne le même statut que le reste du travail engagé.
Sources
- IIBA, Agile Extension to the BABOK Guide, §7.14 Retrospectives: la finalité de la technique, la séance en deux temps, la participation de l'équipe entière, la cadence de fin d'itération ou de release et la cadence régulière en l'absence de cycles fixes, le caractère non personnel de la discussion, l'animation par un facilitateur neutre, les cinq éléments, ainsi que les forces et les limites énoncées, dont la confiance feinte, la valeur conditionnée à l'action et le risque pour le moral d'un sujet laissé sans réponse.
- IIBA, Agile Extension to the BABOK Guide, §7.0, tableau 7.0.1 Selecting the Right Technique: la rétrospective rangée parmi les techniques de communication qui fonctionnent avec les équipes internes.
- IIBA, Agile Extension to the BABOK Guide, §5.7.1 et §6.7.1 (techniques par horizon de planification) et §6.3.4 (apprentissage à l'horizon Livraison): la rétrospective aux horizons Initiative et Livraison, ainsi que l'examen de ce qu'il faut changer, garder ou arrêter au cycle de livraison suivant.
- Ken Schwaber et Jeff Sutherland, The Scrum Guide (novembre 2020), section « Sprint Retrospective »: l'objet de l'événement, les éléments inspectés, dont la Definition of Done, les hypothèses qui ont égaré l'équipe, le choix des changements les plus utiles et leur inscription possible au Sprint Backlog, la clôture du sprint et le plafond de trois heures pour un sprint d'un mois.
- Norm Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review, Dorset House, 2001: la directive première, formulation de référence de l'accord que l'Agile Extension nomme Safety Check.
- Esther Derby et Diana Larsen, Agile Retrospectives: Making Good Teams Great, Pragmatic Bookshelf, 2006: la structure d'animation en cinq temps, que ni l'Agile Extension ni le guide Scrum ne définissent.