Dot voting

Objectif

Le dot voting transforme les préférences individuelles d'un groupe en un classement chiffré des options. Il se place à la fin d'une phase de divergence, quand un atelier a produit plus d'idées qu'il ne peut en traiter. Chacun dispose du même nombre de voix et les pose en même temps que les autres.

Le livrable est une liste d'options portant chacune un nombre de voix, recopiée dans le carnet de produit ou dans le compte rendu de l'atelier. Ce chiffre enregistre combien de personnes présentes ce jour-là ont posé une de leurs voix sur l'item. Il ne mesure pas la valeur métier de l'option. Chaque participant a posé ses gommettes lui-même, ce qui rend le résultat difficile à contester.

Le dot voting appartient à la famille de la priorisation, dont chaque membre laisse la décision à une instance différente. Le regroupement range les items dans des bacs prédéfinis. Le classement impose un ordre total du premier au dernier. Le time boxing et la budgétisation laissent trancher le calendrier ou l'enveloppe. La négociation fait argumenter les parties prenantes jusqu'à un accord. Le dot voting et le bullseye sont les deux instruments de jugement collectif, et aucun des deux ne passe par un débat. Le bullseye répartit les items dans des zones concentriques de capacité limitée, ce qui force les arbitrages par la place disponible, tandis que le dot voting additionne des voix.

Usage

Quand l'utiliser

• Sortie d'une phase de divergence: ramener vingt idées à trois.
• Groupe nombreux et temps court: recueillir un signal de chacun sans faire parler chacun.
• Décision réversible ou de faible enjeu: le coût de l'exercice reste proportionné à ce qui se joue.
• Ordre du jour à établir: faire choisir au groupe les sujets qu'il traitera en premier.

Quand ne pas l'utiliser

• Décision engageant un budget ou une responsabilité réglementaire: elle revient à qui en répond, préparée par la négociation.
• Ordre total attendu sur toute la liste: le comptage laisse des ex aequo et des items sans voix, prendre le classement.
• Plafond de ressources qui tranche seul: partir de l'enveloppe avec le time boxing et la budgétisation.

Description

Le mécanisme commun

Toutes les variantes suivent les mêmes quatre étapes. Une liste d'options existe déjà, sous forme de post-it au mur, d'esquisses affichées ou de lignes sur un paperboard: le dot voting choisit parmi des idées existantes. Le comptage ne se lit que si ces options sont de même nature et de même grain. Le facilitateur annonce l'allocation, autrement dit le nombre de voix par personne et ce qu'il est permis d'en faire. Les participants posent leurs gommettes en même temps, sans commenter. Le facilitateur compte les gommettes devant le groupe et lit le classement.

La simultanéité est le ressort de la technique. Un tour de table donne un poids démesuré au premier qui parle, puis au plus insistant; poser une gommette en même temps que les autres supprime cette dépendance à l'ordre de parole.

Dot voting

Le mur après le vote

Une option en tête, un groupe intermédiaire, des cartes vierges

Trois jeux de règles sous un seul nom

Gamestorming, de Dave Gray, Sunni Brown et James Macanufo, donne la forme la plus simple et la plus répandue: environ cinq voix par personne et le droit explicite de cumuler plusieurs voix sur un même item. Le chiffre cinq y est un ordre de grandeur que le facilitateur ajuste. Les gommettes sont posées d'un coup, en clair, sur le mur. Le livre ne prévoit aucun tour de départage.

Le multivote de l'American Society for Quality vient de la technique du groupe nominal (nominal group technique): génération d'idées individuelle et silencieuse, tour de table sans discussion, puis vote. Le votant y répartit des poids distincts sur cinq items, cinq pour son favori jusqu'à un pour le cinquième, ce qui interdit de concentrer tout son stock sur une seule option. Une seconde forme fait retenir à chacun le tiers supérieur de la liste survivante, tour après tour, jusqu'à ce que la liste soit assez courte pour être discutée. Les bulletins y sont le plus souvent écrits, donc plus discrets qu'un mur de gommettes, ce qui est fidèle à la raison d'être de la technique du groupe nominal: protéger le résultat des personnalités dominantes.

Sprint, de Jake Knapp, John Zeratsky et Braden Kowitz, superpose trois couches le mercredi de la semaine de conception. Pour la carte de chaleur (heat map), chacun reçoit vingt à trente gommettes, posées en silence sur tous les détails séduisants des solutions affichées, y compris deux ou trois empilées sur les plus enthousiasmants: ce vote porte sur des fragments de solution. Le vote indicatif (straw poll) donne une seule voix à chacun, avec une justification dite à voix haute après coup. Le supervote conclut: le décideur désigné dispose de trois voix marquées à son initiale et son placement l'emporte sur celui du groupe. Citer Sprint comme référence du dot voting sans nommer cette dernière couche donnerait une image fausse: le processus n'y est pas une personne une voix.

Le Nielsen Norman Group ajoute un quatrième repère, sur le seul nombre de voix: environ un quart du nombre d'options. Sur une liste de vingt items cela fait cinq voix, ce qui rejoint Gamestorming; sur une liste de huit items cela en fait deux, là où cinq voix laisseraient chacun voter pour plus de la moitié de la liste. Avec trop peu de voix, le comptage rend une majorité d'égalités à une voix; avec trop de voix, chaque option en reçoit une et rien ne se sépare.

Dot voting

Un même votant, trois règles

Où les gommettes d'un même votant peuvent se poser

Conduire la séance

1. Nettoyer la liste avant de distribuer les gommettes
   Fusionner les doublons et les formulations qui disent la même chose.
2. Annoncer la règle complète avant le premier geste
   Nombre de voix, cumul autorisé ou non, silence ou non, durée. Une règle énoncée après coup ressemble à un arrangement du résultat.
3. Borner le temps de pose
   Trois à cinq minutes suffisent pour une vingtaine d'options.
4. Compter à voix haute et écrire le total sur chaque carte
   Le classement devient un fait constaté par la salle.
5. Enregistrer le résultat et ce qu'il engage
   Le nombre de voix, la date, la composition du groupe et la décision prise ensuite sur cette base.

Ce qui fausse le comptage

Le vote suiviste est le biais le plus documenté. Un participant qui hésite lit les gommettes déjà posées avant de choisir, ce qui creuse l'avance des options déjà en tête. Le Nielsen Norman Group le nomme group think et propose deux parades. La première fait voter d'abord ceux qui ont le moins d'ancienneté hiérarchique et garde les responsables pour la fin. La seconde demande à chacun d'écrire son choix sur un billet avant d'aller poser sa gommette, de sorte que l'engagement privé précède le geste public. Sprint répond au même risque par la règle du silence pendant la carte de chaleur, pour une raison qu'il énonce: un argument bien défendu déforme l'opinion de celui qui l'entend, et savoir de qui vient une idée déforme le jugement porté sur elle.

Le vote influencé (persuaded voting) en est la version verbale. Une partie prenante défend son option pendant que les autres votent, et les gommettes suivent son autorité. La discussion se tient avant le vote ou après le dépouillement, avec le même temps de parole pour chaque option.

Le vote éclaté (split voting) se joue en amont, dans la liste. Trois cartes qui expriment la même idée sous trois formulations récoltent trois voix chacune, là où l'idée fusionnée en aurait obtenu neuf et serait sortie en tête. C'est la raison du nettoyage préalable. Sa manifestation en aval est le paquet d'options serrées en tête, quatre items entre cinq et six voix, où l'écart ne dit rien de plus que le hasard des allocations. C'est la situation que le tour de départage traite.

Reste la confusion la plus coûteuse, celle qui prend le comptage pour la décision. Le dot voting produit une préférence de groupe, à une date, dans une composition donnée. Celui qui répond du produit continue d'en répondre, et il lui arrive de retenir une option arrivée troisième pour des raisons que la salle n'avait pas. Sprint traite cette question en donnant au décideur un supervote qui l'emporte, ce qui a le mérite d'annoncer la règle avant le vote. Un groupe à qui l'on fait voter en laissant croire que le comptage tranchera, puis dont on écarte le résultat, ne revotera plus de bonne foi.

Considérations IA

Un modèle de langage à qui l'on fournit les vingt formulations issues du brainstorming propose les regroupements de doublons et repère les options de grain inégal, une idée très large voisinant une amélioration de détail. Corriger la liste vaut plus cher que tout ce qu'un modèle ferait du résultat, puisque le vote éclaté et le grain inégal faussent le comptage dès l'entrée. Le groupe valide les fusions proposées, en quelques secondes par paire.

Après le dépouillement, il n'y a rien à calculer: un comptage est une addition. La tentation est de demander une analyse des résultats, et un modèle en produira une, avec des tendances et un consensus émergent que quarante-cinq gommettes ne peuvent pas soutenir. La sortie utile se limite à la mise en forme, le tableau des voix recopié dans le compte rendu et les items retenus versés dans le carnet de produit avec leur score et la date.

Un modèle ne peut pas voter. Simuler des votants pour représenter des parties prenantes absentes détruit le seul produit de la technique. Le résultat du dot voting vaut comme engagement de personnes présentes qui ont posé leur gommette et qui devront vivre avec le choix. Un votant synthétique n'a ni intérêt dans la décision ni compte à rendre sur elle. Une liste d'options d'atelier contient souvent des projets non annoncés et des faiblesses reconnues du produit, si bien que la confier à un service externe est une décision de confidentialité.

Exemples

Une banque de détail de Suisse romande travaille sur son parcours d'ouverture de compte en ligne. Un atelier de neuf personnes, produit, clientèle, conformité, expérience utilisateur et informatique, a produit dix-huit propositions d'amélioration. Chacun reçoit cinq gommettes, le cumul est autorisé, trois minutes pour voter.

Le dépouillement commence par une addition de contrôle: le total des voix doit égaler le nombre de votants multiplié par l'allocation, quarante-cinq dans cet atelier. Un écart signale des gommettes non posées ou tombées, et il se répare tant que la salle est encore là.

Deux options se disputent la troisième place à six voix chacune. Un second tour restreint à ces deux cartes, une voix par personne, les sépare à six contre trois. Ce départage est une pratique de facilitation courante, empruntée au tour rejoué du multivote ASQ.

Restent les dix options qui n'ont recueilli aucune voix. Elles sont relues à voix haute une à une avant d'être écartées, parce qu'une carte accrochée dans un coin du mur n'a pas été rejetée: elle est passée inaperçue. Gamestorming signale ce point. Deux d'entre elles sont gardées dans le carnet de produit: elles répondent à une exigence de conformité que le vote n'a pas à arbitrer.

Visualisations

Le dépouillement est fait de lignes et de colonnes, donc il s'écrit en HTML. Le tableau se trie, se recopie dans le carnet de produit et se recompte, ce qu'une photographie du mur ne permet pas. La barre placée devant chaque nombre rend l'écart visible sans lecture des chiffres, et les deux lignes d'ex aequo montrent la seule situation qui appelle un second tour.

Le vote lui-même tient à des positions et à des densités, donc il se dessine: un mur de cartes, des gommettes accumulées en quantité inégale, une carte largement en tête, un groupe intermédiaire, des cartes restées vierges, une pile de trois gommettes d'un même votant sur une option et deux cartes à égalité réunies par un crochet vers un second tour. Cette vue porte l'entrée, le geste et la sortie de la technique dans une seule image.

Un troisième dessin porte ce que les deux tableaux ne montrent pas. Le tableau des voix donne des totaux, le tableau des règles dit si le cumul est permis; le dessin montre où les gommettes d'un même votant peuvent se poser: cinq gommettes identiques qui peuvent toutes aller sur la même carte, cinq poids distincts obligatoirement répartis sur cinq cartes différentes ou une voix unique.

Coût

Outils

Les gommettes autocollantes restent l'outil de référence en présentiel, avec des couleurs différentes quand on veut distinguer les votes par rôle, par exemple les voix de la conformité de celles de l'équipe de réalisation. Un marqueur suffit aussi: une croix vaut une gommette. Le mur physique a un avantage: le résultat est lisible par toute la salle dès la dernière gommette posée. Il porte le défaut correspondant, cette même lisibilité pendant le vote.

Les tableaux blancs en ligne, Miro, Mural, FigJam ou Microsoft Whiteboard, embarquent une fonction de vote qui traite ce défaut. Le décompte reste masqué jusqu'à la fin du tour, l'allocation est imposée par l'outil sans que personne ait à surveiller le nombre de gommettes posées et le résultat s'exporte sans transcription manuelle. Pour un atelier distribué ou pour un groupe où la hiérarchie pèse, c'est la meilleure raison de préférer l'outil au mur. Les outils de sondage en séance, Mentimeter ou Slido, vont plus loin vers l'anonymat, au prix de la vue d'ensemble: le mur entier n'est plus sous les yeux du votant pendant qu'il choisit.

En aval, le tableur reçoit les totaux et garde la trace des tours successifs. Un carnet de produit accepte le score comme attribut d'un item.

Sources

• Dave Gray, Sunni Brown et James Macanufo, Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers, O'Reilly Media, 2010, chapitre 4 « Core Games », section « Dot Voting »: la règle des cinq voix comme ordre de grandeur, le cumul explicitement autorisé sur un même item, la pose simultanée des gommettes, la vérification des options restées sans voix et l'allongement du dépouillement dans les grands groupes. Aucun tour de départage n'y est prévu.
• American Society for Quality, Multivoting et Nominal Group Technique, Quality Resources: le bulletin à cinq choix pondérés de 5 à 1, la variante de resserrement où chaque tour retient le tiers supérieur de la liste survivante, le bulletin écrit et le tour rejoué comme mécanisme de départage. La filiation remonte à André Delbecq, Andrew Van de Ven et David Gustafson, Group Techniques for Program Planning: A Guide to Nominal Group and Delphi Processes, Scott Foresman, 1975.
• Jake Knapp, John Zeratsky et Braden Kowitz, Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days, Simon & Schuster, 2016, partie « Decide » du mercredi: la carte de chaleur à vingt ou trente gommettes posées en silence sur des fragments de solution, le vote indicatif à une voix par personne et le supervote de trois voix réservé au décideur, qui emporte la décision. Cité aussi pour le raisonnement qui fonde la règle du silence.
• Sarah Gibbons, Dot Voting: A Simple Decision-Making and Prioritizing Technique in UX, Nielsen Norman Group, 7 juillet 2019: l'allocation d'environ un quart du nombre d'options et les trois biais qu'elle nomme persuaded voting, split voting et group think, avec leurs parades.