Canevas de projet

Objectif

Le canevas de projet est un outil visuel qui rassemble sur une page les éléments d'un projet. Selon le PMBOK Guide, l'équipe et les parties prenantes y saisissent le projet d'un coup d'œil et voient comment ses éléments dépendent les uns des autres. Le chef de projet voit tous les aspects sur une page et repère tôt les lacunes. Les participants discutent autour du même support et partagent ensuite une même compréhension des buts, du périmètre et des composantes du projet.

Le canevas prépare deux documents. Au lancement, il réunit ce que la charte de projet écrira et que le mandant signera. À la planification, il donne une référence commune pendant que l'équipe consolide les plans de chaque domaine en un plan de gestion du projet. Son livrable est la grille remplie.

Usage

Quand l'utiliser

• Lancement d'un projet ou d'une phase: réunir sur une page ce que la charte devra contenir avant de la rédiger.
• Passage à la planification: confronter les plans de chaque domaine à la même page avant de les consolider.
• Projet complexe: voir en même temps des facteurs qu'une suite de documents présente l'un après l'autre.
• Parties prenantes de plusieurs services: obtenir une compréhension commune des buts et du périmètre avant que chacun planifie sa part.
• Équipe répartie sur plusieurs sites: remplir la grille sur un tableau blanc partagé pendant une visioconférence.

Quand ne pas l'utiliser

• Modèle d'affaires à décrire: la question porte sur l'activité de l'organisation, utiliser le Business Model Canvas.
• Justification encore ouverte: les rubriques recueilleraient des opinions, établir d'abord le business case.

Description

Les rubriques

La figure 5-15 du PMBOK Guide donne un exemple de canevas en quinze rubriques. Le texte du guide cite comme contenu habituel les objectifs, les parties prenantes, les livrables, les ressources, les risques et le calendrier. Le guide ne fixe pas la liste des rubriques.

Pour sept rubriques, la figure donne une question qui guide le remplissage. La colonne «Ce qu'on y écrit» reprend ces questions et complète les huit autres.

La rubrique Leçons apprises reçoit les enseignements que d'autres projets ont consignés à leur clôture avec la technique des leçons apprises.

Où le canevas intervient

Le canevas ne figure jamais parmi les sorties des deux processus. Il prépare ce qu'ils produisent.

Les accords qui entrent au lancement comprennent tout document ou échange qui fixe les intentions initiales du projet: contrat, lettre d'accord, bon de commande, courriel. Le plan de gestion du projet que produit la planification consolide les plans de tous les domaines de performance.

Le guide prévoit de conduire chacun de ces processus une fois ou à certains moments du cycle de vie du projet. L'équipe reprend donc à l'entrée d'une nouvelle phase le canevas établi au lancement.

Remplir le canevas

Le PMBOK Guide ne fixe ni ordre de remplissage, ni durée, ni format.

Partir des données d'entrée. Au lancement, le business case fournit la raison d'être, l'objectif et les ressources financières. Les accords fournissent ce qui est convenu avec un client ou un fournisseur. À la planification, la charte signée fournit le contenu de départ de la plupart des rubriques.

Réunir l'équipe et les parties prenantes. Les deux processus citent parmi leurs outils la facilitation, les réunions, l'entretien, le focus group et le brainstorming. L'équipe remplit avec ces techniques les rubriques que les documents d'entrée laissent vides.

Confier l'animation. Un animateur tient le temps et l'ordre des rubriques. L'auteur du business case tend à défendre son document. L'animation revient donc à une autre personne. Le chef de projet écrit ses notes comme les autres participants.

Remplir par blocs. La séance dure quatre heures. L'animateur l'ouvre en un quart d'heure avec la grille vide et les documents d'entrée. Le premier bloc couvre en 45 minutes la raison d'être, l'objectif et les exigences d'approbation. Le deuxième couvre en 45 minutes le périmètre, les exclusions, les hypothèses et les contraintes. Après une pause d'un quart d'heure, le troisième couvre en 30 minutes les ressources, l'équipe, les parties prenantes et les utilisateurs. Le quatrième couvre en 45 minutes les jalons, les phases, les risques et les leçons apprises. La lecture d'ensemble occupe les 45 dernières minutes. Dans chaque bloc, chaque participant écrit une note par élément et la colle dans la case.

Ouvrir une question pour la case vide ou contestée. L'animateur inscrit dans la case une question ouverte, le nom de la personne qui y répond et une date. L'équipe porte la question au registre des hypothèses ou en fait une action à clore avant la rédaction de la charte.

Lire le canevas en entier. La lecture d'ensemble fait apparaître tôt les lacunes et les problèmes. Une fois les cases remplies, l'équipe compare les rubriques deux à deux. L'équipe tranche chaque contradiction avant de reporter le contenu dans la charte.

Reporter le contenu dans les sorties. Le jour même, l'animateur photographie le mur ou exporte le tableau blanc, puis transcrit la grille par rubrique. Au lancement, le chef de projet reprend ce contenu dans la charte de projet. Les hypothèses et les contraintes ouvrent le registre des hypothèses, que le projet tient à jour jusqu'à sa clôture. À la planification, l'équipe consulte le canevas quand elle consolide le plan de gestion du projet.

Le canevas, la charte et le Business Model Canvas

La charte de projet autorise le projet. Le mandant la signe. Elle nomme le chef de projet et lui donne l'autorité d'engager des ressources de l'organisation. Le canevas n'autorise rien. Il n'a de case ni pour les critères de sortie ni pour l'autorité du chef de projet et du mandant. Une équipe qui rédige sa charte à partir d'un canevas ajoute ces éléments à la charte.

Le Business Model Canvas d'Osterwalder et Pigneur décrit en neuf blocs comment une organisation crée, délivre et capte de la valeur. Le canevas de projet décrit un projet: ce qu'il livre, avec quelles ressources, pour quand. Les deux partagent la grille d'une page et le remplissage en groupe. Un projet naît parfois d'un Business Model Canvas, quand le modèle cible exige une capacité que l'organisation n'a pas. Le canevas de projet décrit alors le projet qui la construit.

Pièges

Le premier piège est le canevas rempli par une seule personne. Le chef de projet remplit la grille à son bureau, puis la présente. Les participants n'ont pas discuté de son contenu. La compréhension commune ne se forme pas. Le chef de projet apporte ses propositions sur une feuille à part. La salle remplit la grille.

Le deuxième piège est la case remplie sans lecture d'ensemble. Chaque participant remplit la rubrique qu'il connaît. Personne ne compare l'objectif aux ressources ou les livrables aux exclusions. Les contradictions se retrouvent dans la charte puis dans les plans, où elles coûtent plus cher à corriger.

Le troisième piège est la case qui déborde. La rubrique Livrables reçoit le découpage du travail. La rubrique Risques reçoit un registre complet. La page ne se lit plus d'un coup d'œil. Le détail appartient à l'énoncé du périmètre, au registre des risques et au plan de gestion du projet. Le canevas en garde une ligne par élément.

Le quatrième piège est le canevas pris pour une autorisation. L'équipe affiche la grille remplie et engage des dépenses. Personne n'a signé, personne n'a fixé l'autorité du chef de projet. Le premier arbitrage remonte à un mandant qui n'a rien approuvé.

Le cinquième piège est le modèle repris sans contrôle. Les modèles de canevas diffusés en ligne n'ont pas tous les rubriques de la figure 5-15. L'équipe vérifie que le sien couvre ce que la charte demandera: objectif mesurable, exigences d'approbation, ressources, équipe.

Considérations IA

Un modèle de langue prépare la séance. À partir du business case et des accords, il répartit dans les rubriques ce qu'ils contiennent: raison d'être, objectif, montants, parties nommées. Il laisse vides les rubriques que les documents ne remplissent pas. Une grille presque complète invite pourtant la salle à approuver plutôt qu'à discuter. La séance perd alors la compréhension commune qu'elle devait produire. Le préremplissage reste sur une feuille à part. La salle remplit la grille, puis la compare à la feuille.

Après la séance, le modèle transcrit la photographie du mur ou l'export du tableau blanc en texte rangé par rubrique. Il lit mal une écriture manuscrite. Il range parfois dans la mauvaise case une note posée à cheval sur deux. Un participant compare la transcription à la photographie.

Le modèle lit aussi le canevas en entier. Il signale un chiffre qui diffère d'une case à l'autre, un livrable sans exigence ou un jalon hors de toute phase. Il repère une personne citée dans les exigences d'approbation qui manque parmi les parties prenantes. L'équipe tranche chaque signalement.

Les limites tiennent aux rubriques qui portent une décision. Les exigences d'approbation, la part de temps de chaque membre de l'équipe et le traitement des risques engagent des personnes qui en répondent. Un modèle propose une valeur plausible qu'il n'a aucune raison de choisir. La grille contient aussi des noms, des taux d'occupation et des montants. Elle ne part que vers un outil d'IA que l'organisation a autorisé.

Exemples

Un office des poursuites regroupe ses deux sites avant la fin du bail de son antenne. Chaque participant a rempli la rubrique qu'il connaît.

Le chef de l'office a écrit 45 collaborateurs dans l'objectif. Le service des bâtiments a écrit 38 places de travail dans les ressources. Chacun avait raison dans sa case. La lecture d'ensemble fait apparaître les sept places manquantes avant la rédaction de la charte. La séance choisit entre des places partagées, un objectif révisé et un local supplémentaire. La charte reprend son choix.

Visualisations

Le canevas de l'office des poursuites montre une grille remplie et l'écart que révèle sa lecture d'ensemble. Une figure place le canevas parmi les outils des deux processus de gouvernance. Trois tableaux donnent les rubriques, les paires à comparer et la frontière avec la charte et le Business Model Canvas.

Coût

Outils

Le mur et les notes autocollantes conviennent à une séance en salle. L'équipe dessine la grille au feutre sur un tableau blanc ou du papier kraft.

Le tableau blanc partagé (Miro, Mural) porte la même grille pour une équipe répartie. Son export devient la première version écrite du canevas.

Un modèle de document d'une page (traitement de texte, présentation, wiki d'équipe) garde la version mise au propre. L'équipe le consulte pendant la planification.

Sources

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 8e édition, Project Management Institute: Section 5 Tools and Techniques, entrée «Project canvas» et figure 5-15 pour la définition, les rubriques et les effets du canevas; §2.1.6.1 Initiate Project or Phase et figure 2-3, §2.1.6.2 Integrate and Align Project Plans et figure 2-4 pour les entrées, les outils et les sorties des deux processus; Section 4 Inputs and Outputs, entrées «Agreements» et «Assumption log».