Ateliers de planification
L'atelier de planification est une séance de travail où un responsable de produit et une équipe déterminent quelle valeur peut être livrée sur une période convenue, puis s'engagent sur ce contenu. La séance se tient en deux temps: le responsable de produit expose l'objectif et les items de backlog les plus prioritaires, l'équipe décrit ensuite comment chacun sera terminé et ce qu'il lui faut pour cela. L'Agile Extension au guide BABOK la pratique aux trois horizons de planification, avec un objectif et un niveau de détail qui suivent l'horizon: retenir les initiatives qui servent les objectifs de l'organisation, séquencer une release, ouvrir une itération. À l'horizon Livraison, cette séance porte un nom et un déroulement dans Scrum, le Sprint Planning, dont le guide fixe les trois sujets, la durée maximale et les deux produits: l'objectif de sprint et le Sprint Backlog.
Objectif
L'atelier de planification sert à déterminer quelle valeur peut être livrée sur une période convenue et à obtenir l'engagement de l'équipe sur ce contenu. L'Agile Extension au guide BABOK lui prête deux autres effets: la collaboration avec le client à chaque période et la révision du plan sur ce que les retours du terrain font apparaître.
Le produit de la séance est un engagement daté: un objectif pour la période, la liste des items retenus pour l'atteindre et le plan de travail que l'équipe se donne. Le guide distingue deux niveaux de séance. Le premier se tient avant les itérations et couvre la release en cours, l'ensemble des fonctionnalités livrées à une même échéance. Le second porte sur une itération ou une tranche de backlog désignée.
L'affinage du backlog, une activité de la gestion du backlog, précède d'ordinaire la séance: la taille, le périmètre et la complexité des items y sont travaillés. La planification suppose ce travail fait.
Place dans la famille des ateliers
L'atelier tel que le définit le BABOK est la forme générale de la séance facilitée: un groupe représentatif de parties prenantes, un objectif défini, un travail interactif et collaboratif, un produit de travail défini et un facilitateur. Sous cette forme, il sert le cadrage, la modélisation, l'élicitation ou la validation d'exigences. Là où l'atelier général reçoit l'objectif que la salle lui assigne, l'atelier de planification a toujours le même: décider ce qui sera livré sur une période et s'y engager. Toute séance de planification est donc un atelier au sens général; l'inverse est faux.
Usage
Quand l'utiliser
- Ouverture d'une itération: fixer l'objectif de la période et sélectionner les items que l'équipe s'engage à terminer.
- Démarrage d'une release: séquencer les fonctionnalités sur toute la release avant la première itération.
- Arbitrage entre initiatives: retenir celles qui servent les objectifs de l'organisation et répartir les ressources entre elles.
- Plusieurs équipes sur un même produit: rendre visibles les dépendances entre items avant tout engagement.
- Priorités mouvantes: les retours de la période écoulée redirigent le contenu de la suivante.
Quand ne pas l'utiliser
- Backlog ni estimé ni ordonné: la séance bascule en affinage, la préparer par la gestion du backlog et l'estimation.
- Décision sans engagement de livraison: un cadrage ou une validation d'exigences se conduit en atelier au sens général.
Description
Les deux temps de la séance
L'Agile Extension découpe la séance en deux parties. Dans la première, le quoi, le responsable de produit expose l'objectif, le résultat attendu, la date visée et les items de backlog les plus prioritaires; il clarifie les détails que l'équipe lui demande et vérifie l'alignement sur les objectifs poursuivis. Dans la seconde, le comment, l'équipe discute de la manière dont chaque item peut être terminé et de ce qu'il lui faut pour y parvenir.
En pratique, une équipe qui ouvre par le comment planifie un contenu que personne n'a encore arrêté, et le responsable de produit se retrouve à arbitrer une valeur métier au milieu d'une discussion technique. Si le comment révèle un coût que le quoi n'avait pas anticipé, la sélection se rouvre pendant la séance.
Les cinq éléments
Le backlog estimé et ordonné est l'entrée principale. L'Agile Extension confie aux praticiens de la business analyse l'estimation et l'ordonnancement des items. Une séance qui reçoit une liste non ordonnée passe son temps à l'ordonner au lieu de planifier.
La vélocité de l'équipe, le débit constaté sur les périodes précédentes, rend l'ordonnancement réaliste: elle borne ce qui peut être accepté. En Kanban, les limites d'en-cours tiennent ce rôle de borne et la séance sert alors le partage de connaissance plutôt que l'engagement d'itération.
L'objectif d'itération ou le lot de fonctionnalités est un sous-ensemble de l'objectif de la release ou de la feuille de route. Un item qui ne sert pas cet objectif attend la période suivante, même s'il est prêt.
La sélection des items revient au responsable de produit, qui retient l'objectif et les items les plus prioritaires du plan de release, en pesant la valeur contre la vélocité disponible. Le guide y range aussi des travaux qui ne produisent pas de fonctionnalité: défauts, mise en place d'environnement, travaux de recherche, travaux de gestion. Les laisser hors du plan revient à planifier une capacité que l'équipe n'a pas.
La planification des tâches découpe chaque item retenu en travaux assignables aux membres de l'équipe. Ce découpage transforme une liste d'items en un plan sur lequel une équipe peut s'engager.
Les trois horizons
La technique se pratique à n'importe quel horizon de planification, avec un objectif et un niveau de détail qui suivent l'horizon. L'Agile Extension la décline par horizon: à l'horizon Stratégie, la séance donne une compréhension partagée de la raison d'être d'une nouvelle initiative; à l'horizon Initiative, de l'approche de construction de la solution.
| Horizon | Ce que la séance décide | Entrée principale | Produit de la séance |
|---|---|---|---|
| Stratégie | Les objectifs de l'organisation, les métriques qui les suivent et les initiatives capables d'y contribuer. | Les objectifs poursuivis et les initiatives candidates. | Les initiatives retenues et la répartition des ressources entre elles. |
| Initiative | La séquence de livraison des user stories ou des fonctionnalités sur toute la release. | Le backlog de la release et la capacité des équipes. | Un plan de release et une compréhension partagée de l'approche de construction. |
| Livraison | L'objectif de l'itération et les items qui l'atteignent. | Le backlog estimé et ordonné, la vélocité de l'équipe. | L'objectif d'itération, les items sélectionnés, le plan de tâches. |
À l'horizon Livraison, la séance se tient au début de chaque itération, à un créneau que l'équipe fixe elle-même pour passer en revue le prochain lot d'items. L'Agile Extension demande que l'équipe comprenne les objectifs de l'itération et s'y tienne, avec la valeur attachée à la fonctionnalité commercialisable minimale visée (minimal marketable feature), les enjeux métier et le découpage des stories.
L'Agile Extension ne fixe de durée à aucun de ces trois horizons. Le seul plafond chiffré vient de Scrum et ne vaut que pour l'horizon Livraison. Une séance de portefeuille ou de release se cadre donc sur son ordre du jour et sur la disponibilité de ceux qui décident.
L'horizon Livraison: le Sprint Planning
Dans Scrum, l'atelier de planification de l'horizon Livraison est le Sprint Planning. L'événement ouvre le sprint en exposant ce qui sera réalisé, et le plan qui en résulte est produit par toute l'équipe Scrum. Le Product Owner s'assure que les participants sont prêts à discuter des items du Product Backlog les plus importants et de la manière dont ils se rattachent au Product Goal. D'autres personnes peuvent être invitées pour donner un avis.
| Sujet | Ce qui s'y décide | Qui le mène | Ce qui le clôt |
|---|---|---|---|
| Pourquoi | Le Product Owner propose comment le produit peut accroître sa valeur et son utilité pendant le sprint. Toute l'équipe Scrum définit ensuite un objectif de sprint qui dit aux parties prenantes en quoi ce sprint a de la valeur. | Le Product Owner, puis l'équipe Scrum entière. | L'objectif de sprint, arrêté avant la fin de l'événement. |
| Quoi | Les développeurs sélectionnent, en discutant avec le Product Owner, les items du Product Backlog à inclure dans le sprint. L'équipe peut les affiner au passage. | Les développeurs. | La liste des items retenus pour le sprint. |
| Comment | Pour chaque item retenu, les développeurs planifient le travail nécessaire à produire un incrément conforme à la Definition of Done, souvent en le découpant en travaux d'un jour ou moins. | Les développeurs, à leur seule discrétion. | Le plan de livraison des items retenus. |
Le guide lie la confiance des développeurs dans leurs prévisions à trois choses qu'ils connaissent: leur performance passée, leur capacité à venir et leur Definition of Done. L'objectif de sprint, les items du Product Backlog retenus et le plan pour les livrer forment le Sprint Backlog.
Le guide plafonne la durée à huit heures pour un sprint d'un mois; pour des sprints plus courts, l'événement est d'ordinaire plus court. Le Scrum Master veille à ce que les événements aient lieu, qu'ils soient positifs et productifs et qu'ils tiennent dans leur durée. Le guide n'emploie pas le mot facilitateur, et il ne décrit ni scribe ni gardien du temps: la conduite de la séance appartient à l'équipe.
Ce qui fait échouer la séance
L'équipe incomplète
La technique demande que tous les membres de l'équipe soient présents. Une absence se paie deux fois: la séance s'interrompt pour aller chercher l'information manquante, puis le plan se refait quand l'absent revient avec une contrainte que personne n'avait vue. L'Agile Extension signale que le problème s'aggrave pour les équipes distribuées et pour celles dont les membres travaillent sur plusieurs équipes. Là où l'agenda commun est impossible, la seule parade praticable est la préparation: la contrainte de l'absent est recueillie avant la séance et portée en séance par un membre présent qui en répond.
Le backlog mal compris
L'Agile Extension range parmi les limites de la technique la compréhension insuffisante du backlog, qui conduit à un plan médiocre. La salle passe la première heure à décrire ce que fait un item au lieu de choisir s'il entre. La séance devient alors un affinage, travail utile qui a sa place ailleurs et qui consomme ici le temps de la décision.
Le temps trop court
Un créneau insuffisant renvoie la clarification de l'objectif et du contenu aux jours suivants, hors séance et sans le responsable de produit.
L'objectif laissé ouvert
À l'horizon Livraison, le guide Scrum exige que l'objectif de sprint soit arrêté avant la fin du Sprint Planning. Une équipe qui sort de la séance avec une liste d'items et sans objectif a perdu l'élément qui lui permet d'arbitrer un imprévu contre l'intention du sprint. Elle traitera chaque incident comme une négociation de périmètre.
Considérations IA
Avant la séance, un modèle de langage travaille sur le backlog déjà ordonné. Il repère les items dont la description ne suffit pas à en planifier le travail, ceux qui se recouvrent et ceux qui dépendent d'un item non retenu. Il propose, à partir des items du haut, des formulations d'objectif d'itération que la salle réécrit. Après la séance, il met en forme le plan de tâches et vérifie que chaque item retenu se rattache à l'objectif énoncé.
Ce que le modèle ignore est ce qui décide de la séance. La capacité de la période à venir dépend des absences, du service de piquet et des interruptions que seule l'équipe connaît. Sommé de la chiffrer, un modèle produit un nombre plausible qui ne sort d'aucun relevé, et le plan hérite d'une précision qu'il n'a pas. L'engagement appartient aux personnes qui feront le travail: une sélection arrivée toute faite supprime la discussion du comment, qui est la moitié de la séance. Un backlog porte des segments de clientèle, des montants et des contraintes réglementaires qui n'ont pas à sortir de l'entreprise, et ils se retirent avant tout envoi vers un modèle public.
Exemples
La division banque numérique d'une banque de détail de Suisse romande, soumise à la surveillance de la FINMA, planifie la mise en service du virement instantané entre particuliers dans son application mobile. La même technique se tient aux trois horizons, et la sortie de chaque séance devient l'entrée de la suivante.
| Horizon | Ce que la séance engage | L'engagement pris |
|---|---|---|
| Stratégie | Le budget et la capacité affectés à une initiative. | CHF 480'000 sur le virement instantané, retenu parmi trois initiatives candidates. |
| Initiative | L'ordre de livraison des releases. | Virement par contact, puis virement par code QR, puis plafonds et contrôles de conformité. |
| Livraison | Le contenu d'un sprint de deux semaines. | Livrer le virement par code QR de bout en bout, plafond de transaction compris. |
Aucune séance ne décide à la place de la suivante: la répartition budgétaire ne dit pas dans quel ordre livrer, et le plan de release ne dit pas quelles tâches tiennent dans le sprint qui s'ouvre.
La séance de l'horizon Livraison dure deux heures, durée que l'équipe s'est fixée sous le plafond du guide Scrum.
Visualisations
La cascade à trois étages est le dessin qui porte la technique. Un panneau par horizon, chacun montrant sa séance et le produit qu'elle laisse, reliés par une chaîne de flèches où l'initiative retenue alimente le plan de release et où le plan de release alimente le Sprint Backlog. Le panneau de l'horizon Livraison porte la mention du Sprint Planning avec ses trois sujets, et ses deux produits se prolongent dans le sprint qui démarre.
Coût
| Phase | Niveau | Justification |
|---|---|---|
| Préparation | Moyen | Le backlog doit être estimé et ordonné avant la séance. Réunir dans un même créneau le responsable de produit, l'équipe complète et, aux horizons supérieurs, les décideurs est la part la plus coûteuse. |
| Exécution | Moyen | Quelques heures par période, mais la dépense se répète à chaque itération. Le guide Scrum plafonne l'événement à huit heures pour un sprint d'un mois. |
| Documentation | Faible | La sortie vit dans l'outil de backlog: objectif de la période, items retenus, tâches. Rien à rédiger à côté. |
Outils
Les outils de gestion de backlog (Jira, Azure DevOps, GitLab et leurs équivalents) portent l'entrée et la sortie de la séance: le backlog ordonné et estimé avant, les items retenus et leurs tâches après. Ils produisent aussi le relevé du débit livré aux périodes précédentes, la source de la vélocité utilisée pour borner la sélection.
Les tableaux blancs collaboratifs (Miro, Mural, FigJam et leurs équivalents) servent l'horizon Initiative: séquencer des fonctionnalités sur plusieurs releases se fait en déplaçant des cartes, opération que la vue liste d'un outil de backlog rend pénible.
Le mur et les cartes restent le dispositif le plus rapide pour une équipe co-localisée à l'horizon Livraison, à condition que le plan retourne ensuite dans l'outil de backlog, seul endroit où il survit à la semaine.
Le tableur suffit à l'horizon Stratégie, où la séance manipule une dizaine de lignes: initiatives candidates, budget en CHF, capacité affectée, métrique visée. Rattacher chaque ligne à une métrique existante est ce qui distingue une répartition d'un souhait.
La visioconférence avec tableau partagé est le recours d'une équipe distribuée. Elle tient la séance, sans compenser l'absence d'un membre.
Sources
- IIBA, Agile Extension to the BABOK Guide, §7.8 Planning Workshops: la finalité de la technique, l'engagement sur une période convenue, les deux niveaux de séance et le découpage en deux temps, les cinq éléments, dont le backlog estimé et ordonné, la vélocité et la planification des tâches, l'usage aux trois horizons de planification, le cas Kanban et les limites énoncées, équipe incomplète, temps insuffisant et backlog mal compris.
- IIBA, Agile Extension to the BABOK Guide, §4.7.1 et §5.7.1, les techniques par horizon de planification: la répartition des ressources entre initiatives et la raison d'être d'une nouvelle initiative à l'horizon Stratégie, la compréhension partagée de l'approche de construction à l'horizon Initiative.
- Ken Schwaber et Jeff Sutherland, The Scrum Guide (novembre 2020), section « Sprint Planning »: l'instance de l'horizon Livraison, ses trois sujets, l'objectif de sprint arrêté avant la fin de l'événement, le Sprint Backlog, le plafond de huit heures pour un sprint d'un mois et le rôle du Scrum Master sur la tenue de l'événement.
- IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, §10.50 Workshops: la définition générale de l'atelier facilité, citée pour situer l'atelier de planification comme un membre spécialisé de cette famille.