Analyse de l'appel d'offres
L'analyse de l'appel d'offres est le document qui prépare l'achat d'une solution avant la décision sur la suite du projet. Elle décrit le besoin, l'objet à acheter, le marché, les rôles, les délais, les coûts et la procédure d'adjudication applicable. HERMES 2022 la range parmi les résultats de la phase d'initialisation. L'équipe la mène en parallèle de l'étude, dès qu'une variante prévoit d'acheter la solution. Avec l'étude, elle fonde cette décision. En allemand, le résultat se nomme Beschaffungsanalyse.
Objectif
L'analyse de l'appel d'offres est le document où l'adjudicateur réunit ce qu'il doit savoir pour choisir la procédure et planifier l'achat. Le droit des marchés publics nomme adjudicateur l'organisation qui passe le marché. HERMES 2022 donne ce but à la tâche qui la produit: rassembler «toutes les informations et prescriptions relatives à l'appel d'offres», préparer la procédure et «définir les éléments qui permettront de choisir le type de procédure». La même tâche coordonne l'achat avec la planification du projet.
L'analyse conditionne le plan de gestion du projet et le mandat d'exécution. Le dossier d'appel d'offres repose ensuite sur elle.
Le nom français annonce un appel d'offres que l'analyse ne lance pas. HERMES fait partir l'appel d'offres après la libération de l'exécution seulement. L'analyse peut aussi conclure qu'aucun appel d'offres public n'est requis, quand la valeur du marché autorise une procédure sur invitation ou de gré à gré.
HERMES demande de tenir compte «des prescriptions internes, du cadre légal, des procédures et des délais». Il ne cite aucune loi. Le cadre légal vient du droit des marchés publics. Un adjudicateur fédéral applique la loi fédérale sur les marchés publics (LMP). Un canton ou une commune applique l'accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP 2019). Les deux textes numérotent pareillement les articles sur la valeur du marché (art. 15) et sur les types de procédures (art. 17 à 21). Leurs valeurs seuils peuvent différer.
Usage
Quand l'utiliser
- Variante de l'étude qui prévoit d'acheter la solution: HERMES rend alors l'analyse obligatoire.
- Valeur estimée proche d'une valeur seuil: l'estimation décide entre gré à gré, procédure sur invitation et procédure ouverte.
- Contrat en cours avec un fournisseur: son échéance fixe la date limite de la prochaine adjudication.
- Fournisseur associé à la préparation de la procédure: l'analyse règle sa préimplication avant que l'appel d'offres parte (art. 14 al. 1 LMP).
- Mise en service à date fixe: les délais légaux de l'appel d'offres et du recours entrent dans le plan d'achat.
- Achat public hors d'un projet HERMES: les rubriques HERMES structurent aussi sa préparation.
Quand ne pas l'utiliser
- Comparer les offres reçues: l'analyse s'arrête avant leur arrivée; mener l'évaluation des fournisseurs.
- Vérifier que le droit autorise la solution elle-même: mener l'analyse des bases légales.
Description
La tâche dans HERMES
HERMES 2022 range la tâche Élaborer l'analyse de l'appel d'offres dans le module Bases du projet. Elle se déroule dans la seule phase d'initialisation. Elle démarre au jalon Libération de l'initialisation du projet et part de l'étude. HERMES Online confie la tâche au représentant des utilisateurs. Le chef de projet participe au résultat.
Dès l'initialisation, HERMES fait commencer le travail sur la procédure «le plus tôt possible». Les clarifications qu'exige un appel d'offres ne doivent en aucun cas retarder le projet. L'analyse et l'étude concordent, en particulier sur le plan d'achat.
Le module Achat prend ensuite le relais pour les procédures ouvertes et sélectives. Dans ce module, le projet élabore et effectue l'appel d'offres puis évalue les offres. L'adjudicateur décide de l'adjudication. Les autres achats passent par le module Conduite du projet. HERMES rattache à l'analyse les bases de l'appel d'offres: l'analyse des besoins et du marché, la clarification de la procédure, les aspects juridiques et le choix de la procédure. L'évaluation des offres reprend les activités que l'analyse a prévues, par exemple les présentations des soumissionnaires et les négociations.
Les rubriques du document
HERMES fixe le contenu du résultat.
| Rubrique HERMES 2022 | Ce que l'équipe y consigne |
|---|---|
| Motif de l'achat | La nécessité d'intervention qui justifie l'achat. |
| Contenu de l'achat | Le besoin. L'objet du marché avec son type, son état et sa qualité. Sa disponibilité sur le marché. |
| Soumissionnaires et fournisseurs | Les soumissionnaires potentiels. Les fournisseurs et les contrats existants avec leur durée. Les exigences envers les soumissionnaires et leur sélection. Le mode de distribution souhaité. |
| Rôles et responsabilités | Les tâches du chef de projet, de l'équipe de projet et du service d'achat. |
| Délais | La date de mise en service visée, la durée d'utilisation prévue et les délais légaux de la procédure. |
| Aspects financiers | Le calcul approximatif des coûts, la prévision de rentabilité et le financement des coûts subséquents. |
| Droit des marchés publics | Le droit applicable, la valeur estimée du marché et son assujettissement aux accords internationaux. |
| Normes applicables à l'achat | Les documents utilisés pour l'achat et l'organisation des étapes de son processus. |
| Formes contractuelles | Les formes de contrat que l'achat utilisera. |
| Coordination des processus | Les dépendances avec les processus en amont et en aval. La procédure propre à chaque variante de l'étude. |
| Plan d'achat | Les étapes de l'achat avec leurs dates et leurs montants. |
| Procédure d'appel d'offres | Le type de procédure retenu et ce qui le fonde. |
| Questions sur l'appel d'offres | Qui répond aux questions des soumissionnaires sur l'appel d'offres et son dossier, par quel canal et jusqu'à quelle date. |
La procédure peut différer d'une variante à l'autre. Un logiciel standard sous abonnement et un développement spécifique n'atteignent pas forcément la même valeur ni le même seuil.
Conduire l'analyse
Décrire le besoin et sonder le marché. L'équipe part des variantes de l'étude. Elle fixe ce qu'il faut acheter, en quelle quantité et dans quelle qualité. Elle établit qui peut le livrer et combien de soumissionnaires répondront probablement. Une demande d'informations adressée aux fournisseurs alimente cette étape. Une étude de marché que l'adjudicateur requiert avant l'appel d'offres n'entraîne pas la préimplication des soumissionnaires qu'il consulte (art. 14 al. 3 LMP). L'adjudicateur publie alors les résultats de l'étude dans les documents d'appel d'offres.
Lancer le travail avec le service d'achat. Une réunion de lancement réunit l'équipe et le service d'achat. Elle attribue les rôles de l'achat: qui rédige le dossier d'appel d'offres, qui évalue les offres, qui rédige le rapport d'évaluation, qui décide.
Estimer la valeur du marché. L'adjudicateur estime la valeur probable du marché (art. 15 LMP). Il additionne toutes les prestations en étroite relation matérielle ou juridique. Les options de prolongation, les options sur des marchés complémentaires et les primes en font partie. La TVA n'en fait pas partie. Un contrat de durée déterminée compte sur toute sa durée et sur celle de ses options de prolongation. Cette durée ne dépasse en règle générale pas cinq ans. Un contrat de durée indéterminée compte 48 mensualités. Une prestation périodique compte sur les douze derniers mois ou sur les douze mois qui suivent la première commande. La loi interdit de subdiviser un marché pour la contourner (art. 15 al. 2).
Choisir la procédure. HERMES fait définir le type de procédure «en fonction des caractéristiques de l'achat, des directives de l'organisation permanente et des bases légales». La LMP connaît les procédures ouverte, sélective, sur invitation et de gré à gré (art. 17). Dans la procédure ouverte, l'adjudicateur publie l'appel d'offres et tout soumissionnaire peut présenter une offre. Dans la procédure sélective, l'adjudicateur publie aussi l'appel d'offres, puis choisit selon leur aptitude les soumissionnaires admis à présenter une offre. Dans la procédure sur invitation, il invite les soumissionnaires de son choix sans appel d'offres public et demande si possible au moins trois offres. Dans la procédure de gré à gré, il adjuge le marché directement à un soumissionnaire.
La procédure découle de la valeur estimée et des valeurs seuils de l'annexe 4 (art. 16). Les fournitures, les services et les travaux de construction ont chacun leurs seuils. Un marché mixte prend le type de la prestation dont la valeur est la plus élevée (art. 8 al. 3). Un marché relève des accords internationaux quand sa prestation figure aux annexes 1 à 3 et que sa valeur atteint les seuils de l'annexe 4 ch. 1 (art. 8 al. 4). Pour un office fédéral, ce statut ne change pas la procédure d'un service de CHF 300'000. Il allonge les délais minimaux.
| Procédure | Fournitures | Services | Travaux de construction |
|---|---|---|---|
| Gré à gré | moins de CHF 150'000 | moins de CHF 150'000 | moins de CHF 300'000 |
| Sur invitation | dès CHF 150'000 | dès CHF 150'000 | dès CHF 300'000 |
| Ouverte ou sélective | dès CHF 230'000 | dès CHF 230'000 | dès CHF 2'000'000 |
| Ouverte ou sélective soumise aux accords internationaux | dès CHF 230'000 | dès CHF 230'000 | dès CHF 8'700'000 (valeur totale de l'ouvrage) |
Le Conseil fédéral adapte les valeurs seuils périodiquement (art. 16 al. 1). L'équipe relit l'annexe 4 en vigueur à la date de l'analyse. Pour un canton ou une commune, elle lit les seuils dans les annexes de l'AIMP 2019 en vigueur.
L'art. 21 al. 2 autorise le gré à gré sans considération des valeurs seuils dans neuf cas (let. a à i). Par exemple, un seul soumissionnaire entre en considération en raison des particularités techniques ou artistiques du marché ou pour protéger la propriété intellectuelle et aucune solution de rechange adéquate n'existe (let. c). Des événements imprévisibles rendent le marché si urgent que même des délais réduits ne permettent de mener à bien aucune procédure ouverte, sélective ou sur invitation (let. d). Un changement de soumissionnaire pour remplacer, compléter ou accroître des prestations déjà fournies est impossible pour des raisons économiques ou techniques ou entraînerait des difficultés importantes ou une augmentation substantielle des coûts (let. e). L'adjudicateur documente chaque adjudication de gré à gré fondée sur cet alinéa (art. 21 al. 4). L'analyse consigne la lettre invoquée et les faits qui la fondent.
Établir le plan d'achat. L'équipe construit le plan à rebours depuis la date où le contrat doit être signé. Les délais légaux en fixent le plancher. Pour un marché soumis aux accords internationaux en procédure ouverte, les soumissionnaires disposent d'au moins 40 jours dès la publication pour remettre leur offre (art. 46 al. 2). En procédure sélective, ils disposent d'au moins 25 jours pour demander à participer, puis d'au moins 40 jours dès l'invitation pour remettre leur offre. Hors accords internationaux, le délai atteint en général au moins 20 jours (art. 46 al. 4). L'art. 47 permet de réduire ces délais à certaines conditions.
Un soumissionnaire peut attaquer l'appel d'offres puis l'adjudication dans les 20 jours qui suivent leur notification (art. 53 al. 1 et 56 al. 1). Pour un marché soumis aux accords internationaux, l'adjudicateur ne conclut le contrat qu'après l'écoulement du délai de recours contre l'adjudication (art. 42 al. 2). L'appel d'offres d'un marché de fournitures ou de services paraît en principe dans deux langues officielles au moins (art. 48 al. 5). Le plan prévoit donc aussi la traduction du dossier.
Organiser et financer l'achat. L'équipe formule les exigences envers l'organisation de projet. Elle planifie les personnes et le budget que l'achat consomme: la rédaction du dossier, les réponses aux questions, l'évaluation et les éventuelles présentations des soumissionnaires. Elle vérifie que le financement couvre tout l'achat et ses coûts subséquents.
Coordonner l'analyse. L'équipe met l'analyse au point avec les organes de prescription et de contrôle de gestion responsables des marchés publics. Lors de la décision sur la suite du projet, le chef de projet vérifie que les orientations de l'étude et de l'analyse coïncident.
Les pièges
Oublier les options dans la valeur. Une estimation qui omet l'option de prolongation ou la maintenance sous-estime le marché. Elle peut faire choisir une procédure sur invitation là où la loi impose une procédure ouverte ou sélective. Un concurrent peut attaquer l'adjudication qui suit (art. 53 al. 1 let. e LMP).
Fractionner le marché. Découper un achat en lots pour passer sous une valeur seuil viole l'art. 15 al. 2 LMP. Des lots de fournitures ou de services sous CHF 230'000 évitent l'appel d'offres public. Sous CHF 150'000, ils évitent aussi la procédure sur invitation. Un plan d'achat qui montre trois mandats successifs au même fournisseur sur le même objet révèle le fractionnement.
Faire rédiger le cahier des charges par un fournisseur. L'adjudicateur exclut le soumissionnaire qui a participé à la préparation de la procédure quand l'avantage acquis ne peut être compensé et que cette exclusion ne compromet pas la concurrence (art. 14 al. 1). L'adjudicateur compense l'avantage en transmettant les travaux préalables, en publiant les noms des participants ou en prolongeant les délais (al. 2). L'analyse consigne qui a contribué à quoi.
Planifier sans les délais légaux. Un plan d'achat qui place la signature du contrat trois semaines après la libération de l'exécution ignore le délai de remise des offres et le délai de recours. Le projet attend alors l'achat.
Rédiger l'analyse après l'étude. L'étude compare ses variantes sur leurs délais. Une analyse rédigée après coup découvre trop tard qu'un délai d'appel d'offres rend une date de mise en service intenable. HERMES fait mener les deux en parallèle pour cette raison.
Reprendre les seuils d'une analyse antérieure. L'annexe 4 fixe ses valeurs pour les années 2026 et 2027 seulement. Une analyse qui recopie les seuils d'un projet précédent peut donc retenir une procédure que la valeur ne permet plus.
Considérations IA
Un assistant d'IA rédige les rubriques à partir des variantes de l'étude, des notes de la réunion de lancement et de la liste des contrats existants. Il liste les postes de coût que l'estimation doit compter et signale une option ou une maintenance absente. Il résume les réponses à une demande d'informations et regroupe les fournisseurs par type de solution. Il traduit le dossier dans la deuxième langue officielle pour relecture.
L'équipe vérifie sur Fedlex chaque valeur seuil et chaque délai qu'il cite. Un modèle de langue reproduit volontiers les seuils d'une période antérieure. La qualification juridique reste au service d'achat et au service juridique: l'assujettissement aux accords internationaux, l'invocation d'une exception de gré à gré, la préimplication d'un fournisseur. La valeur estimée et le budget ne partent pas vers un service d'IA que l'organisation n'a pas autorisé. Un soumissionnaire qui les connaîtrait obtiendrait un avantage sur ses concurrents.
Exemples
L'extrait suivant reproduit la rubrique «Droit des marchés publics» de l'analyse d'un office fédéral. Il montre comment une option de prolongation change la valeur du marché et donc la procédure.
| Poste | Base de calcul | Montant hors TVA |
|---|---|---|
| Abonnement ferme au logiciel | 48 mois à CHF 2'800 | CHF 134'400 |
| Option de prolongation | 12 mois à CHF 2'800 | CHF 33'600 |
| Paramétrage et reprise des données | Forfait | CHF 60'000 |
| Formation des utilisateurs | Forfait | CHF 12'000 |
| Valeur estimée du marché | Art. 15 al. 3 et 4 LMP | CHF 240'000 |
| Type de prestation | Services: les quatre postes sont des services (art. 8 al. 2 let. c LMP) | |
| Valeur seuil | Procédure ouverte ou sélective dès CHF 230'000 (annexe 4, art. 4 al. 1, valeurs 2026 et 2027) | |
| Procédure retenue | Procédure ouverte | |
Sans l'option, la valeur tombe à CHF 206'400. Une procédure sur invitation semblerait alors suffire. L'art. 15 al. 4 compte pourtant l'option dans la durée du contrat.
Visualisations
Un premier schéma montre l'ordre des questions qui mène à la procédure d'un office fédéral: l'exception de gré à gré, la valeur estimée, puis l'assujettissement aux accords internationaux. Un deuxième schéma place les délais légaux d'une procédure ouverte après la libération de l'exécution. Les rubriques du document, les valeurs seuils et l'estimation de l'exemple sont des lignes et des colonnes, donc des tableaux.
Coût
| Dimension | Niveau | Justification |
|---|---|---|
| Préparation | Moyen | L'équipe réunit les variantes de l'étude et les contrats existants. Elle obtient un interlocuteur au service d'achat. |
| Exécution | Moyen | L'étude de marché et l'estimation prennent quelques séances. Une exception de gré à gré demande en plus un avis juridique. |
| Documentation | Moyen | Treize rubriques à renseigner. Le plan d'achat suit chaque révision de la planification de l'étude. |
Outils
Le modèle Word HERMES Analyse de l'appel d'offres se télécharge depuis la page du résultat sur HERMES Online.
simap.ch est la plateforme de la Confédération et des cantons pour les marchés publics. L'adjudicateur y publie l'appel d'offres et l'adjudication des procédures ouvertes et sélectives (art. 48 al. 1 LMP). L'équipe y lit les adjudications de marchés comparables pour repérer les fournisseurs actifs et le nombre de soumissionnaires à attendre.
Fedlex publie la LMP en vigueur et son annexe 4. Le site de la DTAP publie le texte de l'AIMP 2019. Le recueil systématique de chaque canton donne son acte d'adhésion.
Un tableur calcule la valeur du marché poste par poste et porte le plan d'achat. Le registre des contrats de l'organisation donne les contrats en cours et leurs échéances.
Sources
- Confédération suisse, Chancellerie fédérale, HERMES 2022, Manuel de référence Gestion de projet, résultat 4.4.1.9 Analyse de l'appel d'offres: la description du résultat et son contenu. Le même manuel range la tâche dans le module Bases du projet (§3.4.2.1) et fait reposer sur l'analyse le dossier d'appel d'offres (résultat 4.4.1.8), le mandat d'exécution (tâche 5.4.3.10) et la décision sur la suite du projet (tâche 5.4.2.7).
- Confédération suisse, Chancellerie fédérale, HERMES 2022, Manuel de référence Gestion de projet, tâche 5.4.3.6 Élaborer l'analyse de l'appel d'offres: le but, les questions de procédure, les règles de calendrier, les conditions préalables, les activités et les rôles.
- Confédération suisse, Chancellerie fédérale, HERMES 2022, Manuel de référence Gestion de projet, module Achat (§3.4.2.2): le champ du module et sa délimitation avec l'analyse.
- Loi fédérale sur les marchés publics (LMP), RS 172.056.1, état au 1er janvier 2026: art. 4 et 8 (adjudicateurs et prestations), 14 (préimplication), 15 (valeur du marché), 16 à 21 (valeurs seuils et procédures), 42 (conclusion du contrat), 46 à 48 (délais et publications), 53 et 56 (recours), annexe 4 (valeurs seuils 2026 et 2027).
- Conférence suisse des directeurs des travaux publics, de l'aménagement du territoire et de l'environnement (DTAP), Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP 2019): le texte de l'accord et ses annexes.