Affinement du backlog
L'affinement du backlog est l'activité continue qui découpe les items en items plus petits et leur ajoute le détail dont une équipe a besoin pour les réaliser dans une itération. Elle se conduit d'ordinaire en préparation d'un atelier de planification: le responsable de produit, des membres de l'équipe et les parties prenantes concernées passent en revue les items du haut, clarifient le besoin, découpent ce qui est trop gros, ajoutent des critères d'acceptation et confrontent le résultat à la Definition of Ready, les critères que l'équipe s'est donnés pour tenir un item pour prêt. L'affinement d'un item est terminé lorsque l'équipe a l'information suffisante pour l'exécuter. Le backlog garde ainsi un gradient de détail: précis et découpé en haut, large et sommaire en bas.
Objectif
L'affinement du backlog sert à donner aux items assez de détail et de clarté pour que l'équipe de livraison puisse en terminer un lot dans une itération. Il répond à une asymétrie: un item entre dans le backlog sous la forme d'un besoin large, formulé par quelqu'un qui ne fera pas le travail, et il doit en sortir sous une forme qu'une équipe exécute sans rouvrir la discussion.
Le produit de l'activité est un ensemble d'items prêts pour la prochaine itération et une compréhension partagée, dans l'équipe, de ce que chacun demande. L'Agile Extension au guide BABOK y ajoute un second effet: la séance donne à l'équipe une vue de ce qui est attendu ensuite pour la solution.
Le guide Scrum définit l'acte directement: « l'affinement du Product Backlog consiste à décomposer et à définir davantage les éléments du Backlog en éléments plus fins et plus précis ». Il le décrit comme une activité continue qui ajoute des détails tels qu'une description, un ordre et une taille. Le même acte se rencontre sous les formes affinage et raffinement, ainsi que sous l'anglais refinement dans les équipes.
La frontière avec la gestion du backlog
La gestion du backlog tient la liste elle-même, de l'entrée d'un item à sa sortie, et répond de son ordre dans la durée. L'affinement travaille le contenu des items que cet ordre a placés en haut; l'Agile Extension range aussi parmi ses activités la révision des priorités et le retrait des items devenus inutiles, point de recouvrement entre les deux techniques. En aval, l'atelier de planification retient, parmi les items prêts, ceux que l'équipe s'engage à livrer sur la période.
Les trois se tiennent souvent dans la même semaine et parfois dans la même salle, ce qui ne les rend pas interchangeables. Sans ordre il n'y a pas de haut de liste à affiner, et sans items prêts la séance de planification se transforme en séance d'affinement, avec toute l'équipe immobilisée pour un travail que trois personnes auraient fait.
Usage
Quand l'utiliser
- Itération qui s'ouvre dans quelques jours: préparer les items du haut avant l'atelier de planification.
- Équipe qui travaille en flux continu: affiner chaque item à son arrivée.
- Item trop gros pour une itération: le découper en items livrables séparément, chacun porteur de valeur.
- Retour du terrain sur une fonctionnalité livrée: revoir la formulation et la priorité des items qu'il concerne.
- Questions ouvertes sur un item prioritaire: les poser assez tôt pour que le responsable de produit y réponde avant l'exécution.
Quand ne pas l'utiliser
- Backlog non ordonné: commencer par la gestion du backlog.
- Vision et feuille de route instables: le détail est refait avant d'avoir servi, stabiliser d'abord l'intention produit.
Description
Le gradient de détail
Le détail d'un backlog est inégal par construction. Les items du haut sont dimensionnés pour l'itération à venir et portent assez de détail pour être terminés; ceux du bas restent gros et sommaires. L'affinement agit sur ce gradient: chaque passage fait gagner un cran de précision aux items qui approchent du sommet.
L'Agile Extension pose la contrepartie. Affiner une story avant qu'elle ne soit nécessaire peut produire du retravail. Un item n'a besoin d'être prêt que lorsqu'il va entrer en développement, dans l'immédiat ou dans un futur proche.
↩ Retours du terrain: réintègrent le bas du backlog
Les quatre éléments
Le backlog est la liste ordonnée des fonctionnalités, exigences et travaux nécessaires aux résultats attendus de la solution. L'affinement en maintient la pertinence et l'actualité pour l'équipe.
L'item de backlog porte une ou plusieurs exigences. Il se présente le plus souvent sous forme de user story, parfois de job story ou de maquette. Le découpage vise des items qui satisfont les critères INVEST, le test de qualité d'une user story.
La réunion d'affinement passe en revue les items du haut du backlog. Elle n'a pas de format standard et est le plus souvent conduite par le responsable de produit ou un représentant du client. Elle se termine sur la confirmation que les items du haut sont prêts pour la prochaine itération et la liste de ce qui reste à clarifier. L'Agile Extension admet aussi la voie informelle, l'affinement se faisant au fil du travail.
La Definition of Ready est l'ensemble des critères que l'équipe convient de satisfaire pour tenir un item pour prêt. Une équipe qui débute peut se contenter de l'accord d'une masse critique de ses membres; les critères s'ajoutent ensuite, à mesure qu'elle tire les leçons de ce qui l'a bloquée. Le terme appartient à l'Agile Extension; le guide Scrum ne le nomme pas.
La cadence suit celle de l'équipe
L'Agile Extension range en tête de ses limites l'affinement dont le rythme ne suit pas celui de l'équipe. La règle qu'elle donne: la fréquence de l'affinement suit celle à laquelle l'équipe revoit son backlog.
| Manière de travailler | Rythme de revue du backlog | Moment de l'affinement |
|---|---|---|
| Flux continu | Quotidienne. | À chaque item entrant dans le backlog. |
| Itérations | À chaque itération. | Quelques jours avant la séance de planification. |
Ce qui fait échouer l'affinement
La séance à trois personnes
L'affinement se fait d'ordinaire à quelques membres de l'équipe, et l'Agile Extension en nomme le coût: le point de vue de ceux qui n'y participent pas est écarté sans que personne l'ait décidé. Le développeur absent est celui qui connaissait la dépendance vers un service tiers, et elle réapparaît au milieu du sprint. La parade est la rotation des participants et une restitution courte en séance de planification, où l'item retrouve l'équipe entière avant tout engagement.
L'affinement pris trop en avance
Descendre dans le backlog pour prendre de l'avance est un réflexe d'équipe consciencieuse. Le détail produit ne survit pas aux retours qui arrivent d'ici à ce que l'item remonte, et la séance suivante rediscute un item que quelqu'un croit déjà tranché.
La Definition of Ready qui s'allonge
Une liste de critères qui s'allonge après chaque incident finit par écarter des items que l'équipe aurait su réaliser. L'Agile Extension attache ces critères à l'équipe et à sa progression: elle les pose, elle les révise. Un critère qui n'a jamais évité un blocage se retire comme il a été ajouté.
La séance qui glisse vers la conception
Un item du haut appelle des réponses métier: quel seuil, quel canal, quel cas d'exception. Quand la salle bascule sur l'implémentation, le responsable de produit n'a plus rien à trancher et la séance consomme le temps de plusieurs développeurs pour une discussion qui a sa place dans le sprint.
Considérations IA
Un modèle de langage lit le backlog et signale ce qu'une relecture humaine met du temps à trouver: les items dont la description ne permet pas d'engager le travail, ceux qui se recouvrent, ceux qui dépendent d'un item resté bas dans la liste. Sur un item désigné, il propose des découpages candidats et rédige des critères d'acceptation dans le format que l'équipe utilise. Il confronte les items du haut à la Definition of Ready écrite et rend la liste de ce qui manque, item par item.
Il ne prend pas la décision qui rend l'item exécutable. Le seuil retenu, le canal choisi, le sort des comptes en devises ne se déduisent d'aucun corpus: ils se demandent au responsable de produit et à la conformité. Sommé de trancher, un modèle produit une réponse plausible que l'équipe implémentera de bonne foi. Le passage devant la Definition of Ready appartient à l'équipe qui exécute, puisque prêt veut dire prêt pour elle. Un backlog porte enfin des segments de clientèle, des montants et des contraintes réglementaires qui se retirent avant tout envoi vers un modèle public.
Exemples
Une équipe d'une banque de détail romande livre par sprints de deux semaines sur son application de banque en ligne. Trois jours avant l'atelier de planification, la réunion d'affinement prend l'item que le dernier réordonnancement a placé en tête:
« En tant que client, je veux être alerté si mon solde passe sous CHF 1'000, afin d'anticiper un découvert. »
Trois questions le rendent inexécutable tel quel: le canal de l'alerte, le caractère fixe ou réglable du seuil et le sort des comptes en devises. Le responsable de produit tranche en séance; l'équipe découpe l'item en trois, attache à chacun ses critères d'acceptation et le confronte à la Definition of Ready.
| Item issu du découpage | Critères d'acceptation | Definition of Ready |
|---|---|---|
| Notification push au passage sous CHF 1'000, seuil fixe | L'alerte part dans les 60 secondes suivant l'écriture. Une alerte au plus par jour et par compte. | Maquette jointe, dépendance au service de notification confirmée, taille compatible avec un sprint: prêt. |
| Seuil réglable par le client dans les réglages de l'application | Le client saisit un montant entre CHF 0 et CHF 10'000. La valeur par défaut reste CHF 1'000. | Maquette jointe, écran de réglages existant, taille compatible avec un sprint: prêt. |
| Repli par SMS pour les clients sans application mobile | Le SMS part si le client n'a pas activé les notifications push. Le texte ne mentionne aucun montant. | Coût par SMS et contrat opérateur à confirmer: en attente, l'item reste dans le backlog. |
Le responsable de produit exclut les comptes en devises de la version et aucun item n'est créé. Les items plus bas dans le backlog n'ont pas été touchés pendant la séance.
Visualisations
L'entonnoir de l'affinement est le dessin qui porte la technique. Le backlog s'y lit de bas en haut: des items larges et sommaires en bas, un étage de réunion d'affinement au milieu où ils sont découpés, détaillés et dotés de critères d'acceptation, des items petits et précis en haut. Une ligne matérialise la Definition of Ready et le franchissement vers l'atelier de planification, seul endroit du dessin où un item quitte le backlog.
Coût
| Phase | Niveau | Justification |
|---|---|---|
| Préparation | Faible | Le matériau est le backlog lui-même. Reste à choisir les items à passer en revue et à réunir ceux qui peuvent répondre aux questions. |
| Exécution | Moyen | La séance mobilise le responsable de produit et une partie de l'équipe pour quelques heures par itération. La dépense revient à chaque cycle. |
| Documentation | Faible | Le résultat vit dans l'outil de backlog: description révisée, critères d'acceptation, items issus du découpage. |
Outils
Les outils de gestion de backlog (Jira, Azure DevOps, GitLab et leurs équivalents) portent l'activité elle-même: hiérarchie d'items, découpage d'un item en items liés, champ dédié aux critères d'acceptation, modèle d'item qui reprend la Definition of Ready sous forme de liste à cocher. Ils datent aussi la dernière modification, seule information qui distingue un item affiné d'un item qui attend depuis six mois.
Les tableaux blancs collaboratifs (Miro, Mural, FigJam et leurs équivalents) servent le découpage d'un gros item: déplacer des cartes fait apparaître les tranches plus vite que la vue liste d'un outil de backlog. Le résultat retourne ensuite dans l'outil, seul endroit où il survit à la semaine; un mur et des cartes rendent le même service à une équipe co-localisée qui affine sur un créneau court, à la même condition.
La visioconférence avec partage d'écran tient la séance à distance, à condition que l'écran partagé soit l'outil de backlog et que les modifications s'y fassent pendant la discussion.
Sources
- IIBA, Agile Extension to the BABOK Guide, §7.1 Backlog Refinement: la finalité de la technique, son caractère continu et sa place en préparation d'un atelier de planification, les activités d'élaboration et de découpage de story, le découpage vers des items satisfaisant les critères INVEST, les quatre éléments, backlog, item de backlog, réunion d'affinement et Definition of Ready, ainsi que les forces et les limites énoncées, dont la cadence désalignée et la participation restreinte à quelques membres.
- IIBA, Agile Extension to the BABOK Guide, §6.3.1 et §6.3.2, l'horizon Livraison: une story n'a besoin d'être prête que lorsqu'elle va entrer en développement, l'affiner plus tôt peut produire du retravail et l'affinement se conduit soit en réunion, soit au fil du travail.
- Ken Schwaber et Jeff Sutherland, The Scrum Guide (novembre 2020), section « Product Backlog »: l'acte défini comme la décomposition des éléments du Product Backlog en éléments plus fins et plus précis, décrit comme une activité continue qui ajoute des détails tels qu'une description, un ordre et une taille.