Une politique d'usage de l'IA

Ce que l'IA fait bien ici, ce qu'elle fait mal

Ce qu'elle fait bien

• Regrouper les réponses d'un recensement: le modèle classe des centaines de réponses libres par tâche et par outil.
• Rédiger le premier texte à partir d'une grille: il transforme chaque ligne remplie en un article court et numéroté.
• Relever les trous de la grille: il signale l'usage sans niveau, l'outil sans compte et la règle sans responsable.
• Comparer la politique aux directives existantes: fourni avec la directive de sécurité informatique, il relève les règles qui se contredisent.
• Décliner le texte par public: il tire de la politique une page pour le personnel et des questions de formation.

Ce qu'elle fait mal

• Citer une base légale: il invente un article plausible ou reprend une version abrogée du texte.
• Proposer une politique type: il livre un texte générique qui ne nomme ni vos outils ni vos données.
• Connaître les usages réels: il ignore quels collaborateurs utilisent un compte privé et pour quelles tâches.
• Classer une donnée de l'organisation: il ne sait pas ce qu'un contrat ou une directive interne déclare confidentiel.
• Fixer le risque accepté: le niveau de chaque usage traduit une décision de la direction qu'il ne peut pas prendre.
• Nommer des outils: les noms et les fonctions qu'il connaît datent de son entraînement.
• Répondre du texte: la politique engage la direction qui la signe et le propriétaire qui la tient.

Déroulé

Ce qu'une politique règle

Pour le Work Trend Index 2024, Microsoft et LinkedIn ont interrogé 31'000 employés de bureau dans 31 pays. Parmi les utilisateurs de l'IA, 78% disaient apporter leurs propres outils au travail. Une politique qui interdit sans offrir d'outil validé laisse ces usages dans les comptes privés. L'aide-mémoire fédéral encourage au contraire le personnel à essayer l'IA dans le respect des règles existantes.

La Ville de Zurich a adopté le 20 août 2025 une directive de douze articles sur trois pages. Elle règle le champ d'application, les données que le personnel peut saisir et le contrôle des résultats. Elle finit par les conséquences d'une infraction. La Chancellerie fédérale publie un aide-mémoire pour l'administration fédérale. Sa version 1.2 du 18 janvier 2024 permet l'usage des outils d'IA générative dans le respect des règles de sécurité et de protection des données. Un tableau y oppose les usages permis aux usages interdits. Chaque usage interdit porte son motif.

La norme ISO/IEC 42001 demande à la direction d'établir une politique d'IA (clause 5.2). La politique est documentée et communiquée au personnel. Elle renvoie aux autres politiques de l'organisation. L'annexe B.2 en recommande les entrées: la stratégie, l'appétit pour le risque, les exigences légales et contractuelles, l'effet sur les personnes concernées. Elle recommande aussi une procédure pour les écarts et les exceptions. La politique fait partie du système de management de l'IA que décrit la norme.

Les règles sur les données appliquent la LPD et les devoirs de secret. Le PFPDT le rappelle dans sa mise à jour du 8 mai 2025: le droit de la protection des données en vigueur s'applique directement aux traitements fondés sur l'IA. La politique dit quelle classe de données va dans quel outil.

Autorisé, soumis à condition, interdit

Le texte fédéral et la directive zurichoise connaissent deux listes: le permis et l'interdit. La directive zurichoise admet des données non publiques entièrement anonymisées si leur saisie respecte le droit de la protection des données (art. 7). L'aide-mémoire fédéral admet une saisie anonymisée si aucun détail ajouté ne permet de retrouver la personne. Ces exceptions forment un troisième niveau. Ranger les usages en trois niveaux est un choix de rédaction. Aucune norme ne l'impose. Avec trois niveaux, le collaborateur lit la condition à côté de l'usage au lieu de la chercher dans une clause d'exception.

La condition porte le plus souvent sur les données: anonymisées ou saisies dans un compte d'entreprise sous contrat. Elle peut exiger une relecture qualifiée avant diffusion. Le fournisseur peut l'imposer lui-même. La politique d'usage d'Anthropic en vigueur depuis le 15 septembre 2025 l'exige dans le droit, la santé, l'assurance, la finance et l'emploi, quand un conseil ou une décision touche directement des particuliers ou des consommateurs. La condition peut enfin exiger la mention de l'IA. La directive zurichoise l'exige quand un résultat est repris sans modification substantielle (art. 11).

Avant de ranger un usage qui touche des personnes, l'analyste peut le soumettre à l'EU AI Act Compliance Checker de la Commission. La page AI Act: classer le risque montre comment lire sa réponse.

Les étapes

1. La direction nomme le propriétaire de la politique. L'annexe B.2 d'ISO/IEC 42001 recommande que la direction approuve le rôle qui élabore et révise la politique. Le propriétaire liste les directives que la politique touche: sécurité informatique, protection des données, archivage, code de conduite. Il invite leurs responsables à la rédaction.
2. L'analyste recense les usages en place. Il demande à chaque équipe les tâches qu'elle confie à l'IA, l'outil et le compte qu'elle utilise. Seul un questionnaire anonyme fait apparaître les comptes privés. Le NIST demande un inventaire des systèmes d'IA (GOVERN 1.6).
3. Le modèle regroupe les réponses. L'analyste lui fournit les réponses sans nom ni service. L'analyste reçoit une liste d'usages avec le nombre de réponses derrière chacun.
4. L'analyste relit chaque réponse. Il vérifie que chaque usage de la liste renvoie à des réponses réelles. Il relève les usages rares qu'un regroupement fait disparaître.
5. L'analyste range chaque usage dans une grille. Une ligne porte l'usage, la classe de données, l'outil, le niveau, la condition ou le motif. Un usage qui prépare une décision sur une personne passe par l'évaluation des risques. Le juriste confirme le niveau de ces lignes. La direction tranche les lignes ouvertes. Elle fixe l'appétit pour le risque.
6. Le modèle rédige le texte à partir de la grille. Le prompt modèle lui interdit toute règle sans ligne de la grille.
7. Le propriétaire et le juriste relisent chaque article. Ils comparent l'article à sa ligne. Ils vérifient chaque base légale dans le texte en vigueur. Ils ajoutent la voie d'exception: à qui le collaborateur écrit, qui décide et dans quel délai. Ils nomment aussi les interlocuteurs pour un doute. L'aide-mémoire fédéral renvoie aux préposés à la sécurité de l'information et à la protection des données.
8. La direction approuve la politique et la communique. La directive zurichoise charge les services d'en informer leur personnel (art. 4 al. 1). Avant l'entrée en vigueur, le propriétaire fait former le personnel aux niveaux d'usage, aux classes de données et au contrôle d'un résultat. Le NIST demande que le personnel reçoive une formation qui lui permette de tenir son rôle (GOVERN 2.2). L'adoption par les équipes relève de la conduite du changement. La politique renvoie à la bibliothèque de prompts d'équipe pour les prompts validés.
9. Le propriétaire révise la politique à date fixe. ISO/IEC 42001 demande une révision à intervalles planifiés (A.2.4). Le NIST demande une revue périodique avec des rôles définis (GOVERN 1.5). Un incident, un nouvel outil ou une modification de la loi avancent la révision. Le règlement (UE) 2026/1744 a par exemple modifié l'AI Act en juillet 2026.

Prompt modèle

Tu rédiges le projet de politique d'usage de l'IA de [ORGANISATION] à partir de la grille fournie dans <grille>.

<grille>
[GRILLE DES USAGES]
</grille>

<outils>
[OUTILS VALIDÉS]
</outils>

<classes>
[CLASSES DE DONNÉES]
</classes>

<textes>
[DIRECTIVES INTERNES ET TEXTES DE LOI]
</textes>

<consignes>
1. Rédige des articles courts et numérotés en six parties: A Champ d'application, B Outils et comptes, C Données, D Usages, E Responsabilités et exceptions, F Formation.
2. Dans la partie D, reprends chaque ligne de la grille sous son niveau: autorisé, soumis à condition ou interdit. Donne la condition de chaque usage soumis à condition et le motif de chaque usage interdit.
3. Termine chaque article par sa source entre parenthèses: (grille, ligne n) ou (textes, passage).
4. N'écris aucune règle qui ne repose ni sur la grille ni sur <textes>.
5. Ne cite aucune loi ni aucun article absent de <textes>.
6. Ne nomme aucun outil absent de <outils>.
7. Là où la grille ne tranche pas, écris «À DÉCIDER PAR [PROPRIÉTAIRE DE LA POLITIQUE]» et formule la question.
8. Dans la partie E, nomme la personne qui répond d'un résultat utilisé, l'interlocuteur en cas de doute, la voie d'exception, la date de révision et les conséquences d'une infraction. Dans la partie F, dis qui forme le personnel, sur quels points et avant quelle date.
9. Termine par la liste des questions ouvertes.
</consignes>

• [ORGANISATION] donne le nom de l'organisation et son secteur.
• [GRILLE DES USAGES] reçoit la grille de l'étape 5 avec ses lignes numérotées. Une ligne sans niveau reste vide.
• [OUTILS VALIDÉS] liste les outils que l'organisation a validés avec le type de compte de chacun.
• [CLASSES DE DONNÉES] reprend les classes de la directive de sécurité de l'information avec une définition d'une ligne.
• [DIRECTIVES INTERNES ET TEXTES DE LOI] reçoit les passages que le juriste a retenus. L'analyste les copie du texte en vigueur.
• [PROPRIÉTAIRE DE LA POLITIQUE] nomme la fonction qui tranche les lignes ouvertes.

La grille contient des usages et des outils. Elle ne contient aucune donnée personnelle. Les consignes 4 à 6 écartent ce que le modèle tire de sa mémoire. La consigne 7 laisse les décisions à la direction.

Exemple

Une fiduciaire de Sion emploie 40 personnes. Elle tient la comptabilité et les déclarations d'impôt de PME et de particuliers valaisans. Son analyste a recensé les usages de l'IA en mars. Il a trouvé que plusieurs collaborateurs traduisaient des lettres de clients dans un compte privé. L'associée gérante est propriétaire de la politique. Les valeurs sont inventées.

La ligne 3 répond au recensement. L'interdiction seule aurait laissé les traductions dans les comptes privés. La fiduciaire a donc ouvert des comptes d'entreprise et posé une condition de relecture. L'analyste avait rangé la ligne 4 parmi les usages autorisés. Le juriste a trouvé deux mandats qui interdisent de confier les pièces du client à un tiers. La condition le dit désormais.

Le modèle a écrit pour la ligne 7 «À DÉCIDER PAR L'ASSOCIÉE GÉRANTE». Il a demandé si le client consent à l'enregistrement et où l'outil de transcription traite la voix. L'associée gérante a demandé l'avis du juriste. Elle a ensuite rangé la ligne parmi les usages soumis à condition. Tous les participants consentent avant le début de l'enregistrement. Un contrat de sous-traitance lie le fournisseur de l'outil à la fiduciaire et dit où il traite et conserve l'audio. Les considérations IA de la fiche Entretien posent les deux mêmes questions.

Pour la ligne 6, le modèle avait cité l'article 21 LPD comme base de l'interdiction. L'article ne figurait pas dans les textes fournis. Il vise la décision individuelle automatisée. Ici, l'associé décide lui-même. L'analyste a supprimé la citation. La direction a fondé l'interdiction sur le biais d'automatisation que nomme l'aide-mémoire fédéral de sensibilisation (version 1.0 du 26 avril 2024): une proposition du modèle oriente le jugement de la personne qui décide.

Vérifier le résultat

• Chaque article renvoie-t-il à une ligne de la grille ou à un passage fourni?
• Chaque base légale citée figure-t-elle dans le texte en vigueur à l'article indiqué?
• Chaque règle sur les données nomme-t-elle la classe de données qu'elle vise?
• Chaque usage soumis à condition nomme-t-il sa condition et la personne qui la vérifie?
• Chaque usage interdit porte-t-il son motif?
• La politique nomme-t-elle la personne qui répond d'un résultat utilisé?
• Nomme-t-elle un interlocuteur pour un doute et une voie d'exception avec un délai?
• Dit-elle qui forme le personnel et quand?
• Porte-t-elle un propriétaire et une date de révision?
• Dit-elle ce qu'entraîne une infraction?
• Chaque mention «À DÉCIDER» a-t-elle reçu une décision de la direction?
• Les outils nommés sont-ils ceux que l'organisation a validés?

Limites et risques

Le contrôle passe par les outils. Un collaborateur peut enfreindre la politique en quelques secondes. La directive zurichoise demande au personnel de limiter autant que possible l'usage des données par le fournisseur (art. 4 al. 3). L'organisation règle le reste dans les outils: comptes d'entreprise, réglages de conservation, blocage de services au niveau du réseau. Le propriétaire écrit dans la politique quels contrôles techniques la soutiennent.

Les textes publics reposent sur le droit public. L'aide-mémoire fédéral s'appuie entre autres sur le secret de fonction (art. 320 CP). La directive zurichoise repose sur la loi cantonale sur l'information et la protection des données (IDG, LS 170.4), qui vise les organes publics. Dans une entreprise privée, l'employeur fonde ses directives sur l'art. 321d CO. Le travailleur les observe selon les règles de la bonne foi. Le devoir de fidélité protège les secrets d'affaires de l'employeur (art. 321a al. 4 CO). L'art. 321e CO tient la place de l'art. 12 zurichois: le travailleur répond du dommage qu'il cause à l'employeur intentionnellement ou par négligence. Le juriste reprend la structure des textes publics et adapte les bases légales.

La responsabilité reste à la personne. L'aide-mémoire fédéral le dit: la personne qui utilise un résultat en répond. La directive zurichoise fait porter au collaborateur les conséquences d'une saisie ou d'un usage interdits (art. 12). La politique nomme donc une personne pour chaque résultat utilisé. La transparence envers les personnes concernées relève d'une autre obligation.

L'AI Act ajoute des devoirs quand il s'applique. Le règlement vise une organisation suisse dont un système est mis sur le marché de l'Union ou dont la sortie y est utilisée. Un fournisseur ou un déployeur prend alors des mesures pour soutenir le développement de la maîtrise de l'IA de son personnel (art. 4). Hors raisons médicales ou de sécurité, l'art. 5 par. 1 let. f interdit de déduire les émotions d'une personne sur le lieu de travail. Une politique qui admet un assistant de réunion écrit cette limite. Un système à haut risque sur le lieu de travail oblige l'employeur à informer les travailleurs et leurs représentants avant sa mise en service (art. 26 par. 7). Le juriste dit si le règlement s'applique.

Le texte vieillit. Un outil validé change de conditions. Un fournisseur modifie sa propre politique d'usage. Elle lie l'organisation cliente pour les usages qu'elle couvre. La politique nomme des catégories d'outils et de données dans ses articles. Le propriétaire tient à jour la liste des outils validés dans une annexe.

Techniques liées

• Liste des parties prenantes: les directions et les fonctions à consulter avant la rédaction.
• Matrice des rôles et permissions: les rôles qui ont accès à chaque outil et leurs droits.
• Matrice RACI: la personne qui répond de chaque résultat et de chaque exception.
• Humain dans la boucle: la place de la relecture humaine dans un processus assisté.
• Analyse et gestion des risques: le registre qui porte les risques des usages soumis à condition.