Comptes rendus et rapports d'avancement

Ce que l'IA fait bien ici, ce qu'elle fait mal

Ce qu'elle fait bien

• Structurer des notes brutes: le modèle range en quelques minutes décisions, actions, responsables et échéances dans un tableau.
• Rapprocher plusieurs sources: le modèle compare comptes rendus, registre des actions et planning et liste leurs contradictions.
• Citer la ligne source: quand le prompt l'exige, chaque ligne du brouillon renvoie au passage des notes.
• Marquer un manque: quand le prompt l'exige, le modèle écrit «À CONFIRMER» où le responsable manque.
• Adapter au destinataire: le modèle tire d'un rapport validé une version courte pour le comité de pilotage.

Ce qu'elle fait mal

• Garder une réserve: un «sauf si» ou un «je ne suis pas d'accord» disparaît d'une synthèse fluide.
• Garder le raisonnement: le compte rendu retient la décision et perd la discussion qui l'a motivée.
• Attribuer une action: le modèle inscrit un responsable plausible que personne n'a désigné en séance.
• Compléter sans source: sans consigne, le modèle remplit une échéance manquante par une date vraisemblable.
• Accorder les noms: dans l'étude citée, les noms non occidentaux recevaient plus souvent un pronom faux.
• Juger la couleur: le modèle ne sait pas quel écart menace un jalon ni ce que le mandant tolère.
• Contredire son auteur: quand le prompt affirme «le projet est dans les délais», le brouillon du modèle tend à le confirmer.

Déroulé

Un compte rendu consigne ce qu'une séance a décidé et qui fait quoi pour quand. Un rapport d'avancement dit au mandant où en est le projet par rapport au plan. Il lui annonce une couleur: le statut du projet en feux tricolores (vert, orange, rouge). Le rapport joint plusieurs sources. Le modèle les confronte. Le chef de projet juge ce que leurs écarts signifient. La synthèse d'entretiens et d'ateliers d'élicitation relève de la page L'élicitation avec l'IA.

Snow et Keil décrivent deux sources d'écart entre l'état d'un projet et son rapport. Le chef de projet peut percevoir l'état de travers. Il peut aussi rapporter autre chose que ce qu'il croit. Selon leur modèle probabiliste, que cinq experts ont calibré, les chefs de projet perçoivent l'état du projet avec trop d'optimisme. Les auteurs invitent les dirigeants à douter d'un rapport favorable. Les praticiens nomment le résultat «effet pastèque»: le projet est vert dehors et rouge dedans. Un modèle de langage ajoute une troisième source d'écart: sa fluidité. Une phrase bien tournée efface l'échéance décalée, la réserve exprimée ou l'action sans responsable qu'une note portait. Le chef de projet contrôle ces trois points après chaque passage du modèle.

Le compte rendu de séance

1. Le chef de projet prépare les notes. Il part des notes du scribe ou d'une transcription relue. Il numérote les lignes pour que chaque citation du modèle y renvoie. Il joint la liste des participants et la date de la séance.
2. Le modèle extrait les décisions, les actions et les réserves. Le prompt A lui demande un tableau: décision ou action, responsable, échéance, numéro de ligne et passage cité mot pour mot. Un responsable ou une échéance absents des notes restent «À CONFIRMER». Le modèle recopie à part chaque réserve et chaque désaccord avec leur auteur.
3. Le chef de projet contrôle le tableau contre les notes. Il retrouve chaque citation à la ligne indiquée. Une citation introuvable est une hallucination: la ligne repart en «À CONFIRMER». Chaque «sauf si», chaque «à condition que» et chaque objection des notes doit figurer dans le tableau. Un nom compte comme responsable seulement si la personne a accepté la tâche en séance (voir Suivi des items). Une décision nomme aussi qui l'a prise: la matrice RACI dit qui porte le A.
4. Les participants confirment. Le chef de projet envoie le brouillon marqué «projet» aux participants et fixe un délai de réponse. La fiche Ateliers décrit comment trancher une ligne contestée.
5. Le chef de projet diffuse le compte rendu. Le compte rendu porte son nom. Les actions confirmées entrent au registre avec leur responsable et leur échéance.

Le rapport d'avancement

1. Le chef de projet rassemble les extraits de la période. Le modèle reçoit les comptes rendus confirmés, le registre des actions, un extrait du planning avec les dates de référence et les dates prévues, le suivi du budget et le registre des risques. Le prompt ne contient aucune conclusion: Sharma et ses coauteurs ont observé que cinq assistants tendent à rejoindre l'avis que l'utilisateur exprime.
2. Le modèle liste les écarts et les faits avant de rédiger. Le prompt B lui demande d'abord de citer les lignes utiles de chaque source. Anthropic recommande cet ordre pour les longs documents: citer d'abord les passages utiles, puis travailler sur les citations. À partir des citations, le modèle liste les échéances dépassées, les jalons décalés, les actions sans responsable ou reconduites sans avancer, les risques ouverts qui touchent un jalon et les contradictions entre deux sources. Il liste aussi les faits établis: jalon atteint, action close, budget consommé. Chaque ligne cite ses sources. Le modèle ne rédige aucun texte suivi à ce stade. La page Les chaînes de prompts explique pourquoi chaque maillon garde une seule tâche.
3. Le chef de projet contrôle la liste et fixe la couleur. Il vérifie chaque ligne dans sa source. Il ajoute ce que les données ignorent: l'appel d'un fournisseur ou une absence annoncée. Il fixe la couleur du rapport à partir de la liste. Il lit ainsi les faits avant de se faire une opinion.
4. Le modèle rédige le rapport. Le prompt C lui donne la liste contrôlée et la couleur. Chaque phrase du rapport renvoie au numéro d'un écart, d'une contradiction ou d'un fait. Le commentaire d'un indicateur relève de la fiche Métriques et KPI.
5. Le chef de projet relit et signe. Chaque écart et chaque contradiction de la liste figurent dans le rapport. Aucune phrase ne reste sans numéro. Le rapport porte le nom du chef de projet.

Prompt modèle

Prompt A: extraire le compte rendu

Tu prépares le compte rendu d'une séance de projet.

<notes>
[NOTES OU TRANSCRIPTION]
</notes>

<seance>
Date: [DATE DE LA RÉUNION]
Participants: [LISTE DES PARTICIPANTS]
</seance>

<consignes>
1. Relève chaque décision et chaque action de <notes>.
2. Rends un tableau: numéro (D1, A1…), décision ou action, décidé par, responsable, échéance, ligne des notes, passage cité mot pour mot.
3. Si le responsable, le décideur ou l'échéance manque dans <notes>, écris «À CONFIRMER». N'invente aucun nom et aucune date.
4. Un nom devient responsable seulement si les notes disent que la personne a accepté la tâche.
5. Sous le tableau, recopie mot pour mot chaque réserve de <notes> (condition, objection ou désaccord) avec son auteur et sa ligne. Indique la décision qu'elle touche.
6. N'écris aucun résumé.
</consignes>

• [NOTES OU TRANSCRIPTION] reçoit les notes du scribe ou la transcription relue aux lignes numérotées.
• [DATE DE LA RÉUNION] sert de référence aux échéances relatives comme «dans deux semaines».
• [LISTE DES PARTICIPANTS] donne les noms et les rôles pour que le modèle n'attribue une action qu'à une personne présente.

Prompt B: lister les écarts et les faits

Tu prépares le rapport d'avancement d'un projet. Tu ne rédiges pas encore le rapport.

<comptes_rendus>
[COMPTES RENDUS CONFIRMÉS]
</comptes_rendus>

<actions>
[REGISTRE DES ACTIONS]
</actions>

<planning>
[EXTRAIT DU PLAN]
</planning>

<budget_risques>
[BUDGET ET REGISTRE DES RISQUES]
</budget_risques>

<consignes>
1. Cite d'abord, pour chaque source, les lignes qui portent une date, un statut, un montant ou une réserve.
2. À partir de ces citations seulement, liste les écarts: échéance dépassée, jalon décalé par rapport à sa date de référence, action sans responsable, action reconduite d'une période à l'autre sans avancer, risque ouvert qui touche un jalon, dépassement du budget. Numérote-les E1, E2…
3. Liste à part les contradictions entre deux sources (par exemple une tâche close dans un compte rendu et ouverte dans le planning). Numérote-les C1, C2…
4. Liste ensuite les faits établis: jalon atteint, action close, budget consommé. Numérote-les F1, F2…
5. Rends un tableau: numéro, constat, sources citées, jalon ou objectif touché.
6. Ne donne aucune couleur et aucune appréciation d'ensemble.
</consignes>

• [COMPTES RENDUS CONFIRMÉS] reçoit les comptes rendus de la période après la confirmation des participants.
• [REGISTRE DES ACTIONS] reçoit le registre avec son responsable, son échéance et son statut par ligne.
• [EXTRAIT DU PLAN] reçoit les jalons avec leur date de référence et leur date prévue.
• [BUDGET ET REGISTRE DES RISQUES] reçoit le suivi des coûts et les risques ouverts.

Prompt C: rédiger le rapport

Rédige le rapport d'avancement de [PROJET] pour [DESTINATAIRE].

<liste>
[LISTE CONTRÔLÉE]
</liste>

<consignes>
1. La couleur du rapport est [COULEUR]. Ne la discute pas.
2. Chaque phrase renvoie entre crochets au numéro d'une ligne de <liste>: écart (E), contradiction (C) ou fait établi (F).
3. Chaque écart et chaque contradiction de <liste> figurent dans le rapport.
4. N'ajoute aucun fait absent de <liste>.
</consignes>

• [LISTE CONTRÔLÉE] reçoit la liste de l'étape 3 du rapport d'avancement avec les ajouts du chef de projet.
• [COULEUR] reçoit la couleur qu'il a fixée.
• [PROJET] et [DESTINATAIRE] fixent le vocabulaire et le niveau de détail.

Claude, ChatGPT et tout assistant qui accepte des fichiers exécutent ces prompts.

Essayer avec Gemini Notebook

Gemini Notebook est l'outil de Google connu sous le nom de NotebookLM. Il répond à partir des sources que l'utilisateur ajoute. Chaque réponse porte des citations numérotées. Une citation ouvre le passage de la source qui la fonde. Ajoutez des notes de séance inventées et un extrait de planning inventé. Demandez quelles actions n'ont pas de responsable et quelles dates divergent entre les deux documents. Ouvrez chaque citation et comparez-la à la réponse. L'outil exige un compte Google. N'y chargez aucun document réel du projet.

Exemple

Le service cantonal des contributions remplace le portail de dépôt des déclarations d'impôt. Le comité de projet se réunit le 3 juin. La mise en service est prévue le 15 juin. Le scribe note à la ligne 14: «OK pour le 15, sauf si les tests de Marc ne passent pas. Sophie n'est pas d'accord, les communes ne sont pas prévenues. Il faudra les informer.» Marc Favre dirige le test d'acceptation (UAT). Sophie Berset siège au comité pour les communes.

Un premier brouillon demandé sans consigne écrit: «Le comité confirme la mise en service le 15 juin. Les communes seront informées.» Le brouillon se lit bien. Il est faux. Il perd les deux réserves et l'action sans responsable. Le prompt A rend une décision D1 avec son décideur, sa ligne et sa citation. Sous le tableau figurent la réserve sur le test d'acceptation et le désaccord de Sophie Berset. L'action A1 porte sur l'information des communes. Son responsable et son échéance restent «À CONFIRMER».

Le chef de projet envoie le brouillon aux participants. Sophie Berset confirme son désaccord et accepte A1 pour le 13 juin. Le 12 juin, le prompt B relève un écart et une contradiction. Pour E1, le planning fixe la fin du test d'acceptation au 11 juin. Le registre le montre ouvert avec 60% des cas passés. Pour C1, le planning marque l'information des communes comme terminée. Le registre montre A1 ouverte. Le modèle liste aussi les faits établis: la formation de l'équipe de support et le budget consommé. Le chef de projet appelle Sophie Berset: la lettre aux communes part le 13 juin. Il ajoute ce fait en F3 et fixe la couleur orange. La décision D1 dépend d'une condition que le test d'acceptation ne remplit pas encore. Un rapport rédigé sur le brouillon sans consigne aurait été vert.

Vérifier le résultat

• Chaque décision nomme-t-elle qui l'a prise?
• Chaque action porte-t-elle le nom d'une personne qui l'a acceptée?
• Chaque ligne du compte rendu renvoie-t-elle à une ligne des notes?
• Chaque citation se retrouve-t-elle mot pour mot à la ligne indiquée?
• Chaque réserve des notes reste-t-elle visible?
• Chaque «À CONFIRMER» a-t-il reçu une réponse avant la diffusion?
• Les participants ont-ils vu le brouillon?
• Chaque date du rapport concorde-t-elle avec le planning?
• La couleur concorde-t-elle avec les actions en retard et les risques ouverts?
• Chaque phrase du rapport renvoie-t-elle à une ligne de la liste contrôlée?
• Le rapport porte-t-il le nom du chef de projet?

Limites et risques

La responsabilité reste au chef de projet. Le mandant lit le rapport comme l'avis du chef de projet. Un écart omis par le modèle reste un écart omis par le signataire. Le chef de projet conserve les prompts, la liste des écarts et la couleur qu'il a fixée. Il peut ainsi montrer d'où vient chaque phrase.

L'étude d'Asthana et de ses coauteurs porte sur un système et sept personnes. Les participants étaient des employés de Microsoft. Les comptes rendus retenaient les décisions sans le raisonnement qui les portait. Un participant a regretté l'absence de notes sur une longue discussion. Quatre participants ont trouvé leur nom associé au mauvais pronom. L'erreur touchait plus souvent les noms non occidentaux. Un autre participant jugeait trompeuses les actions fausses ou déjà faites. Ces constats ne donnent aucun taux d'erreur général. Ils justifient la confirmation par les participants.

Les données du projet sont confidentielles. Un rapport porte des noms, des montants et des conditions de fournisseurs. Quand il contient des données personnelles, la LPD s'applique. Ses art. 9 et 16 encadrent le recours à un sous-traitant et la communication à l'étranger. Le chef de projet utilise le service que son organisation a évalué. L'enregistrement d'une séance par un assistant relève de la fiche Ateliers.

Techniques liées

• Ateliers: le registre d'après-séance et la salle qui tranche une ligne contestée.
• Suivi des items: le propriétaire qui accepte, la priorité et la clôture qui restent aux personnes.
• Métriques et KPI: le commentaire d'un indicateur et le gabarit de rapport.
• Matrice RACI: le A, qu'aucun modèle ne déduit de l'organigramme.
• Revues: le compte rendu tiré des notes du scribe et le constat du modèle traité en hypothèse.
• Rétrospectives: les actions reconduites d'une itération à l'autre sans avancer.
• Les chaînes de prompts: une tâche par appel et un contrôle entre deux appels.
• Les hallucinations: la citation plausible qui ne figure pas dans la source.