La gestion de projet – une compétence importante
Quelques définitions de la gestion de projet
La gestion de projet ou management de projet est l’ensemble des activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à en atteindre ses objectifs. Elle consiste à appliquer les méthodes, techniques, et outils de gestion spécifiques aux différentes étapes du projet, de l’évaluation de l’opportunité jusqu’à l’achèvement du projet.
Un projet est un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises par une « équipe projet » dans le but de répondre à un besoin défini respectant des délais fixés et dans la limite d’une enveloppe budgétaire allouée. [Wikipedia, ISO21500]
Nous sommes tous chefs de projet
Dans le cadre privé, tout le monde est manager de projets : organiser un anniversaire, coordonner des travaux dans le jardin, partir en vacances – toutes ces activités nécessitant une planification, de la coordination de personnes et un suivi des activités. Nous sommes tous managers de projets, tout ce qui ne fait pas partie de notre activité quotidienne est par essence un projet, et dès lors que nous sommes chargés de faire contribuer d’autres personnes à la réussite du projet – qu’il s’agisse de votre propre équipe, d’autres personnes de l’entreprise, des personnes externes – sommes un manager de projets.
Ce qui fait la différence entre le privé et le professionnel, c’est le degré de formalisme nécessaire en fonction des enjeux pour l’organisation.
Il va donc de soi qu’avoir des compétences en gestion de projet sera très bénéfique pour l’ensemble des acteurs, en position dirigeante, d’expert ou de soutien au projet et aussi pour organiser ses propres activités.
L’acquisition de compétences en gestion de projet présente de nombreux avantages. Vous améliorerez les résultats des projets et votre capacité à gérer le travail de l’équipe, ce qui, au final, fera de vous un atout précieux pour votre organisation puisque vous élargirez le champ de vos compétences. En fin de compte, l’apprentissage des compétences en gestion de projet vous donnera un avantage compétitif qui sera bénéfique pour votre carrière pendant de nombreuses années.
La gestion de projet de plus près
Les managers de projet jouent le rôle principal dans la planification, l’exécution, le suivi, le contrôle et la clôture des projets. Ils sont responsables du périmètre du projet, de l’équipe de projet, des ressources et du succès ou de l’échec du projet.
Le rôle du chef de projet varie en fonction du secteur d’activité et de l’entreprise. La gestion de projet consiste à équilibrer l’échéancier, le budget et les résultats du projet, tandis que l’équipe travaille pour atteindre ses objectifs et résultats. Les chefs de projet supervisent les activités qui font avancer un projet vers son achèvement, de sorte que son succès ou son échec final dépende en grande partie de la compétence du chef de projet.
Les chefs de projet veillent à ce que les connaissances et les informations circulent de manière fluide. Ils ont besoin à la fois d’un savoir-faire technique et d’une connaissance directe des tâches qu’ils confient à d’autres pour faire avancer le projet.
Les bons gestionnaires de projet sont des personnes dotées d’un excellent esprit d’entreprise. Cela leur permet de penser à un projet au-delà de l’ensemble des compétences de base nécessaires pour le gérer, et c’est le travail du chef de projet de diriger les équipes et leurs membres jusqu’à la ligne d’arrivée.
Qu’est-ce qui fait un bon manager de projet ?
La gestion d’un projet, qu’il s’agisse de la planification d’un grand événement d’entreprise ou du développement d’un nouveau logiciel, peut être pour le moins intimidante. La réalité est qu’il n’existe pas de recette qui permettra à votre projet de se dérouler parfaitement. Le plus souvent, vous vous heurterez à une série de défis et d’obstacles avant d’atteindre le succès.
C’est la capacité à surmonter ces obstacles inattendus et à les gérer au fur et à mesure qui fait un bon manager de projet. Un bon chef de projet sera capable de se représenter la gestion de projet dans le contexte de la culture de son entreprise et d’aligner les objectifs sur les pratiques et la mission déjà établies. Derrière chaque défi réussi, un événement superbement organisé ou un produit fonctionnel se cache un chef de projet doté de compétences pointues.
Les 3 compétences essentielles
Communiquer
Un chef de projet doit être un excellent communicateur. La communication en gestion de projet est une compétence qui n’est jamais parfaite, qui peut toujours être améliorée et qui est déterminante pour pouvoir initier et exécuter un projet efficacement. Le PMI (Project Management Institute) suggère qu’un chef de projet passe 80 % de son temps à communiquer!
Engager les parties prenantes
Les chefs de projet doivent adopter une approche centrée sur les parties prenantes. Une bonne gestion des parties prenantes permettra non seulement de dégager le chemin de toute obstruction éventuelle, mais également de favoriser une progression régulière et, à terme, d’améliorer la qualité des résultats que vous générez. Il ne s’agit pas seulement de satisfaire les parties prenantes – il s’agit aussi d’utiliser leurs ressources, leurs connaissances et leur influence pour vous aider à atteindre les objectifs.
Contrôler les situations complexes
Il est essentiel que les chefs de projet restent aux commandes en ayant une bonne vision de la situation actuelle et du but à atteindre. En particulier dans les situations difficiles ou critiques, le chef de projet doit pouvoir s’appuyer sur un système de contrôle qui lui permettra de continuer de mener à bien le projet. Concrètement cela veut dire que le chef de projet met en place des plans et un processus de suivi pour les paramètres les plus importants du projet : les livrables (les résultats intermédiaires ou le résultat final), le budget, le temps, les ressources et enfin et surtout la gestion des risques. Ces techniques font partie de la boîte à outils du chef de projet.
Comment acquérir les compétences de la gestion de projet
Il existe de nombreuses formations pour la gestion de projet, souvent avec une certification à la clé (PMP, HERMES, etc.). Ces cours demandent souvent d’avoir déjà une expérience en gestion de projet.
A moins que vous planifiiez de devenir chef de projet à plein temps, ces cours ne sont pas adaptés pour les projets auxquels la plupart des personnes sont confrontées. En effet, ce sont des projets avec une poignée de personnes impliquées qui doivent être menés sur une durée relativement courte et en parallèle avec d’autres activités. Ces projets ne bénéficient pas d’une d’administration accrue.
En business analyse par exemple, l’analyse de faisabilité d’un projet peut être menée comme un projet sans présenter da même complexité : une gestion moindre des ressources, du budget, des risques etc. Durant cette phase, il n’y a pas besoin d’un chef de projet dédié. C’est l’analyste qui organise et coordonne les activités en parallèle de son activité d’analyse. D’ailleurs, la méthode HERMES de la Confédération Suisse évoque cette situation expressément: « Le business analyst peut aussi, dans les projets de relativement faible ampleur, assumer le rôle de chef de projet ou de chef de projet partiel côté utilisateur, dans la mesure où il remplit le profil d’exigences et dispose de la capacité de travail requise » [Manuel HERMES 5.1, p. 37]
Se former en gestion de projet
Dans notre cours des Fondamentaux en gestion de projet, vous vous familiarisez avec les principales caractéristiques des projets et explorerez le rôle du chef de projet. Vous découvrirez la décomposition en phases, les méthodes et techniques de la gestion de projet. Vous continuerez avec l’identification des parties prenantes du projet, l’étude de faisabilité et la recommandation pour le lancement du projet. Ensuite, vous vous plongerez dans le processus de planification du projet, qui établit la feuille de route (charte, mandat) du projet et montre comment le projet sera réalisé. De plus, vous découvrirez le suivi et le contrôle systématisé ainsi que la gestion des risques et comment communiquer dans le cadre du projet.
Nous formons une bonne centaine de personnes aux bases de la gestion de projet avec ce programme chaque année avec un retour très positif. Parmi nos clients, nous comptons des entreprises dans les services ou la production ainsi que des organisations parapubliques. Les participants viennent de diverses fonctions des entreprises : opérations, ressources humaines, achats, finances, marketing, etc.
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