L’interview – l’outil essentiel de l’analyse
En analyse métier, où décrypter des exigences complexes et révéler des savoirs cachées sont des compétences essentielles, un analyste compétent sait que les techniques d’élicitation efficaces valent leur pesant d’or. Et quand il s’agit d’extraire des informations précieuses et de comprendre les besoins des parties prenantes, les interviews prennent le devant de la scène en tant qu’outil indispensable.
Quelles sont les techniques d’élicitation?
Les techniques d’élicitation sont un outil essentiel dans analyse métier. Le BABOK consacre tout un domaine de connaissance à ce sujet[1]. L’élicitation est utilisée dans le contexte de toutes les autres domaines de compétences que ce soit l’analyse stratégique, la planification, l’analyse des exigences etc.
Parmi ces techniques, les interviews occupent une place particulière dans l’activité des analystes métier. Les interviews permettent une communication ouverte entre l’analyste et les parties prenantes. Cette interaction directe permet une exploration plus approfondie des besoins et des préférences qui pourraient ne pas surgir par d’autres moyens.
Les interviews permettent d’établir une relation avec les parties prenantes tout en comprenant de manière exhaustive leurs perspectives. Les analystes peuvent révéler des informations cruciales qui resteraient autrement cachées en posant des questions réfléchies adaptées aux rôles ou aux antécédents individuels des interviewés.
Parmi les différentes techniques d’élicitation, chacune a des avantages et des applications spécifiques. Les techniques couramment utilisées comprennent les interviews, les workshops, l’analyse de documents, l’observation, les sessions de brainstorming, les enquêtes/questionnaires et la création de prototypes.[2]
La clé de la réalisation d’interviews efficaces réside dans la formulation de questions judicieuses et dans l’écoute active. Les analystes métier doivent posséder des compétences en relations interpersonnelles pour engager efficacement les parties prenantes tout en instaurant la confiance tout au long de la conversation. Ils doivent également être aptes à adapter leur style d’interview en fonction de la personne avec laquelle ils parlent, qu’il s’agisse d’une directrice ou d’un membre d’une équipe opérationnelle.
Qu’est-ce que une interview? Comment éliciter avec des interviews efficacement?
Les interviews sont une technique d’élicitation directement entre l’analyste métier et les parties prenantes, les experts métier ou les utilisateurs finaux potentiels pour recueillir des informations, clarifier les exigences et comprendre les besoins de l’organisation.
Pendant une interview, l’analyste métier pose des questions ciblées pour extraire des informations concernant les processus, les règles appliquées, les objectifs, les défis ou difficultés et les attentes. Cette interaction en face à face permet une meilleure compréhension des perspectives des parties prenantes et permet la collecte d’informations détaillées.
L’efficacité des interviews réside dans leur capacité à découvrir des connaissances explicites et implicites chez les personnes qui possèdent ses informations souvent tacitement. Les analystes métier peuvent creuser plus profondément le sujet avec des parties prenantes en écoutant activement et en approfondissant davantage les réponses lors de l’interview.
De plus, les interviews permettent une clarification en temps réel des incertitudes ou des ambiguïtés qui peuvent survenir lors de la collecte des exigences par des reformulations ou des questions de confirmation. Ils offrent également la possibilité d’établir des liens avec les parties prenantes et de construire des relations basées sur la confiance et la collaboration.
En plus de recueillir des informations, les interviews servent également de moyen de validation d’hypothèses et des informations recueillies par d’autres moyens. A l’aide de questions soigneusement formulées adaptées à la question de vérification précise, les analystes métier peuvent identifier d’éventuelles divergences ou lacunes dans les informations recueillies.
Compétences de l’intervieweur
Pour maîtriser les interviews en tant qu’analyste métier, il est essentiel de perfectionner vos compétences d’intervieweur. En tant que facilitateur du processus d’interview, il est crucial de posséder certaines qualités et compétences qui aideront dans les processus d’élicitation et de validation. C’est une la technique, où les compétences fondamentales du business analyste[3] sont le plus sollicités.
L’écoute active est essentielle. Prêtez une attention particulière à ce qui est dit et à la manière dont cela est dit. Les indices non verbaux tels que la gestuelle peuvent fournir des informations sur les pensées et les émotions non exprimées.
Les compétences de communication efficace sont essentielles pour établir des liens avec les interviewés. Formulez clairement les questions et participez activement au dialogue pour garantir un échange confortable et productif.
Maintenir le professionnalisme tout au long de l’interview est essentiel pour établir la crédibilité et la confiance avec les parties prenantes. Soyez respectueux, ouvert d’esprit et objectif tout en garantissant la confidentialité lors de la discussion de questions sensibles.
De plus, l’adaptabilité joue un rôle significatif dans la réalisation d’interviews réussis. Soyez flexible dans votre approche, en ajustant votre style de questionnement en fonction de l’expérience et de l’expertise de l’interviewé.
Lors d’une interview, le succès de la collecte d’informations précieuses repose largement sur la coopération et les capacités de communication de la personne interrogée.
De solides compétences de pensée analytique vous permettent de poser des questions approfondies qui explorent davantage des sujets complexes. Cela aide à révéler des problèmes sous-jacents ou des opportunités qui auraient pu être négligés initialement.
Étapes pour mener des interviews de collecte d’exigences
1. Définir l’objectif de l’interview
Considérez les besoins et les objectifs de chaque interview.
Identifiez les interviewés potentiels, les cheffes de projet, les experts métier et les autres parties prenantes en fonction de l’objectif de l’interview. Expliquez clairement les objectifs de l’interview aux interviewés.
Préparez-vous en formulant les questions les plus importantes de l’interview en fonction des objectifs de l’interview
2. Organiser la logistique
Décidez du mode et du lieu de communication. C’est une bonne pratique d’envoyer au préalable les questions globales ou en cas d’une interview structurée le catalogue des questions à la partie prenante pour qu’elle puisse se préparer également et recueillir des informations.
3. Mener l’interview
- Communiquez le but de l’interview
- Confirmez les rôles des interviewés
- Expliquez comment les informations de l’interview seront enregistrées et partagées avec les différentes parties prenantes.
- Les questions ouvertes sont importantes car elles encouragent la description, ce qui favorise la réflexion. Les analystes métier n’utilisent que des questions fermées pour obtenir une réponse unique (comme un oui, un nombre spécifique), principalement pour clarifier ou confirmer une réponse précédente.
- Organisez les questions d’interview en fonction de leur importance. Ordonnez les questions dans un ordre logique, tel que du général au spécifique ou de la perspective extérieure à la perspective intérieure du sujet par exemple.
- Restez concentré sur les questions préalablement définies et les objectifs de l’interview, si vous êtes en situation d’une interview structurée.
- Intégrez les informations fournies et des indices non verbaux dans votre questionnement dans le cadre d’une interview non-structurée.
- Gérez les préoccupations soulevées en les abordant pendant les interviews ou en les documentant pour un suivi ultérieur.
- Pratiquez l’écoute active.
- A la conclusion de l’interview résumez la séance et indiquez quels seront les étapes suivantes.
- Remerciez les interviewés pour leur temps.
4. Suivi
Organisez rapidement les informations de l’interview et confirmez les résultats.
Limitations des interviews
Bien que les interviews soient une technique d’élicitation puissante, ils présentent également certaines limitations et risques que les analystes métier doivent prendre en compte.
1. Biais de l’intervieweur
Les interviews peuvent être influencés par les biais de l’intervieweur, tels que la formulation de questions biaisées, la sélection de questions spécifiques qui confirment les hypothèses existantes ou une interprétation subjective des réponses. Pour atténuer ce biais, il est important que les analystes métier soient conscients de leurs propres préjugés et adoptent une approche objective.
2. Biais de l’interviewé
Les interviewés peuvent également être influencés par des biais, tels que la volonté de plaire à l’intervieweur, la peur de donner des réponses franches en raison de la hiérarchie organisationnelle ou la tendance à minimiser les problèmes existants. Les analystes doivent créer un environnement de confiance où les interviewés se sentent à l’aise pour partager des informations honnêtes.
3. Limitations de la mémoire et de la rétention
Les interviewés peuvent rencontrer des difficultés à se souvenir de détails spécifiques ou à fournir des informations précises sur des événements passés. Cela peut entraîner des incohérences dans les réponses ou des lacunes dans les informations fournies.
4. Coût en temps et en ressources
Les interviews peuvent prendre du temps et nécessiter des ressources pour la planification, la conduite et l’analyse. Ils peuvent également être limités par la disponibilité des parties prenantes, ce qui peut entraîner des retards dans le processus d’analyse.
5. Échantillonnage limité
Les interviews ne peuvent être menés qu’avec un nombre limité de parties prenantes, ce qui peut ne pas représenter l’ensemble de la population cible. Cela peut entraîner des biais de sélection si les interviewés ne sont pas représentatifs de la diversité des perspectives au sein de l’organisation.
6. Interprétation des données
L’interprétation des données issues des interviews peut être subjective et dépendre des compétences de l’analyste métier. Il peut être difficile de synthétiser et de regrouper efficacement les informations provenant de multiples interviews pour en tirer des conclusions cohérentes.
7. Enregistrement et transcription
La capture précise des informations pendant les interviews, en particulier lorsqu’ils sont menés en personne, peut nécessiter des compétences de transcription et d’écoute attentive. Les erreurs de transcription peuvent entraîner des incohérences dans les données.
8. La gestion du temps
La gestion du temps lors des interviews est importante pour garantir que toutes les questions importantes sont abordées dans le cadre de l’interview. Les analystes doivent être conscients du temps imparti et être en mesure de maintenir un équilibre entre l’exploration en profondeur et la couverture de tous les sujets nécessaires.
Malgré ces quelques limitations, les interviews sont une technique d’élicitation essentielle en analyse métier qui permet aux analystes de recueillir des informations de grande valeur, de comprendre les perspectives des parties prenantes et d’établir des relations de confiance. En menant des interviews efficaces, les business analystes peuvent explorer en profondeur les besoins, les défis et difficultés et les objectifs des parties prenantes, ce qui contribue à la réussite des projets.
En perfectionnant leurs compétences en matière d’interview, les analystes métier peuvent renforcer leur capacité à contribuer de manière significative à des projets réussis en recueillant des informations précises et en comprenant pleinement les besoins des parties prenantes.
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