Workshops

Ziel

Der Workshop versammelt in einer Sitzung, geführt von einem Ziel und ausgerüstet mit einer Traktandenliste, mehrere Personen, die je einen Teil des Problems besitzen, damit sie gemeinsam und vor Zeugen das Ergebnis erzeugen, das keine allein erzeugen konnte. Die Fachverantwortliche kennt die Geschäftsregel, der Architekt die technische Einschränkung, die Juristin die rechtliche Pflicht, und die Entscheidung hängt von allen dreien zugleich ab: Sie nacheinander zu befragen, ergibt drei Teilwahrheiten, die die Analystin danach allein zusammenführt, ohne Befugnis, die Widersprüche zu schlichten.

Die Technik dient drei Zwecken, die zusammengehören. Sie führt zusammen: eine Gruppe, die einen Anteil an der Antwort hat, gelangt in kurzer Zeit zu einer Einigung, wo E-Mail und Abteilungssitzung sich wochenlang im Kreis drehen. Sie baut gemeinsames Verständnis auf: die abweichenden Sichtweisen begegnen sich im Raum, und jede Person geht mit dem Wissen der anderen hinaus, was oft so viel wert ist wie die Entscheidung selbst. Sie bindet ein: eine gemeinsam getroffene Entscheidung wird von denen getragen, die sie getroffen haben, während eine per E-Mail empfangene Entscheidung erduldet und bei der ersten Schwierigkeit wieder aufgemacht wird.

Das Ergebnis des Workshops ist das definierte Arbeitsergebnis, jenes, das das Ziel verlangt hat: eine Umfangsdefinition, ein priorisiertes Backlog, ein Prozess- oder Datenmodell, eine Reihe ratifizierter Entscheidungen, ein validiertes Design. Zu diesem Ergebnis kommt fast immer ein zweitrangiges, aber universelles Artefakt hinzu, das Register der Entscheidungen, Pendenzen und Massnahmen: die lebendige Spur dessen, was entschieden wurde und in welchem Status, dessen, was zurückgestellt wurde, und dessen, was mit einer verantwortlichen Person und einem Termin noch zu tun bleibt. Dieses Artefakt unterscheidet einen Workshop von einem angenehmen Gespräch, und es ist das, was die nachgelagerte Arbeit speist.

Einsatz

Wann einsetzen

• Eine Entscheidung oder ein Konsens wird rasch gebraucht: mehrere Stakeholder müssen sie gemeinsam festlegen.
• Übergreifende Sichten müssen zusammengeführt werden: Fachbereich, Technik und Compliance entscheiden im selben Raum statt nacheinander.
• Rahmen, Elizitation oder Modellierung mit mehreren Experten: schneller und günstiger als aufeinanderfolgende Interviews, mit sofortiger Rückmeldung.
• Projektstart oder Festlegung des Umfangs: gemeinsames Verständnis und Rückhalt zählen so viel wie das erzeugte Artefakt.
• Review oder Validierung eines Ergebnisses: ein Modell oder eine Anforderungsmenge der Gruppe vorlegen, die es korrigieren kann.

Wann nicht einsetzen

• Die wichtigsten Stakeholder lassen sich nicht versammeln: Einzelinterviews führen und die Positionen danach zusammenführen.
• Heikles Thema, geringe psychologische Sicherheit: niemand spricht offen vor den Kollegen, die Meinungen per anonymer Umfrage einholen.
• Die Information existiert noch nicht: der Raum würde spekulieren, zuerst die reale Arbeit beobachten oder die Dokumentenanalyse durchführen.

Beschreibung

BABOK beschreibt den Workshop als ein fokussiertes Ereignis, für einen konzentrierten Zeitraum einberufen, und nennt fünf allgemeine Bestandteile: eine repräsentative Gruppe von Stakeholdern, ein definiertes Ziel, interaktive und kollaborative Arbeit, ein definiertes Arbeitsergebnis und ein Moderator. Diese fünf Elemente sind der Anwesenheitstest der Technik. Nimmt man das definierte Ziel weg, bleibt eine Sitzung; nimmt man das Arbeitsergebnis weg, bleibt eine Diskussion; nimmt man den Moderator weg, entscheidet die ranghöchste Stimme anstelle des besten Arguments. Der Wert des Workshops liegt in der Spannung zwischen diesen Elementen, und diese zu halten ist das Handwerk des Moderators.

Die Rollen

Die Verteilung der Rollen ist das, was einen Workshop von einer Sitzung trennt, in der alle gleichzeitig reden.

• Der Sponsor trägt die Verantwortung für das Ergebnis und ist meistens nicht im Raum. Er setzt das Mandat, er löst die Entscheidungen, die die Gruppe nicht allein treffen kann, und seine körperliche Abwesenheit ist normal, solange sein Mandat klar ist.
• Der Moderator besitzt den Prozess, nie den Inhalt. Er gibt den Ton und die Spielregeln vor, er hält den Kurs auf das Ziel, er bringt die stillen Stimmen zum Sprechen, er steuert Konflikte und er führt die Gruppe bis zur Entscheidung. Seine Neutralität ist der Kern der Technik: einem Moderator, der ein Interesse an der Antwort hat, kann nicht zugestanden werden, den Raum gehört zu haben. Aus diesem Grund gerät eine Analystin, die moderiert und zugleich eine Position zum Inhalt vertritt, in die Rollenverwechslung, die BABOK ausdrücklich benennt, und die Teilnehmenden halten sie dann nicht mehr für neutral.
• Der Protokollführer hält die Entscheidungen im vorab vereinbarten Format fest und verfolgt die zurückgestellten Punkte, live und sichtbar, damit das Register das des Raumes ist, von allen korrigiert, während es entsteht.
• Der Timekeeper ist optional und hält die Traktanden in ihrer zugeteilten Zeit.
• Die Teilnehmenden sind die Fachexperten und Stakeholder, die den Stoff einbringen, zuhören und entscheiden.

Vorbereiten

Die Vorbereitung ist die Phase, die entscheidet, ob die Sitzung funktioniert, und hier fällt der wesentliche Teil des Aufwands der Technik an. Sie beginnt mit einem einzigen, überprüfbaren Ziel und den erwarteten Ergebnissen, das heisst dem genauen Artefakt, das der Raum erzeugen muss. Ein Workshop ohne definiertes Arbeitsergebnis driftet zum Statusbericht: niemand weiss, wann er fertig ist, und er endet, weil die Zeit um ist.

Die Teilnehmenden wählt man nach Abdeckung, nicht nach Rang. Jede Sichtweise, die die Entscheidung berührt, muss vertreten sein, und die Einladungsliste endet dort. Das Ungleichgewicht kostet in beide Richtungen, und BABOK nennt es unter den Grenzen der Technik: zu viele Teilnehmende bremsen den Konsens, zu wenige erzeugen eine Entscheidung, die ein abwesender Stakeholder später wieder aufmacht. Zu wissen, wer für die Entscheidung verantwortlich ist und wer konsultiert werden muss, leitet die Einladungsliste, und eine RACI-Matrix der betroffenen Aktivität beantwortet diese Frage, bevor die Einladungen hinausgehen.

Es bleiben der Moderator und der Protokollführer, vor dem Tag benannt, und die Entscheidung, wie die Ergebnisse erfasst werden (Vorlage, Werkzeug, Wand). Die Traktandenliste wird mit einem Ergebnis pro Punkt und mit Zeitfenstern gebaut, und sie zirkuliert im Voraus mit den zu lesenden Unterlagen. Wo die Positionen verhärtet sind, lassen vor dem Workshop geführte Einzelinterviews die Sitzung zusammenführen statt entdecken. Schliesslich die Logistik: der Raum, die Ausstattung und für ein verteiltes Team die Werkzeuge der Zusammenarbeit (geteiltes Board, Videokonferenz, eine einzige Quelle der Wahrheit für das Artefakt).

Durchführen

Die Eröffnung nennt den Zweck und die erwarteten Ergebnisse, dann regelt sie zwei Dinge vor dem ersten strittigen Punkt. Die Spielregeln zuerst: Meinungen achten, jede und jeder trägt bei, Abschweifungen werden auf eine gesetzte Zeit begrenzt, man diskutiert Sachthemen und nicht Personen. Die Entscheidungsregel danach, jene, die die Praxis vergisst und die am meisten kostet: wie entscheidet die Gruppe, per Konsens, per Abstimmung, per Schlichtung des Sponsors. Eine Gruppe, die mitten in dem, was sie entscheiden muss, darüber streitet, wie zu entscheiden ist, kommt nicht zum Abschluss, und das Schweigen von drei Teilnehmenden liest sich dort fälschlich als Zustimmung, ein falscher Konsens, der danach in die Spezifikation geht.

Der Hauptteil der Sitzung arbeitet die Traktandenliste Punkt für Punkt ab, jeden bis zu seinem angekündigten Ergebnis. Jede Entscheidung wird mit ihrem Status in dem Moment festgehalten, in dem sie getroffen wird, und alles, was den laufenden Punkt entgleisen liesse, geht auf einen sichtbaren Parkplatz, der ihn sichtbar hält, ohne die Zeit des Punktes zu verbrauchen. Der Moderator validiert die Aktivität regelmässig gegen den Zweck: wenn der Raum abdriftet, bringt er die Diskussion auf das Ziel des Punktes zurück, und er sorgt dafür, dass der lauteste Stakeholder nicht zur Entscheidung wird. Die Stillen zum Sprechen zu bringen, verlangt ein bewusstes Eingreifen des Moderators: er stellt die Frage namentlich und zählt ein Schweigen als ein Schweigen. Divergente Phasen, in denen man Ideen erzeugen will, bevor man wählt, gewinnen dadurch, dass sie sich der kollaborativen Spiele bedienen, die den Beitrag aller strukturieren, ohne eine Stimme den Raum besetzen zu lassen.

Zwei benachbarte Techniken werden mit dem Workshop verwechselt und trennen sich von ihm an einem einfachen Kriterium, dem erwarteten Produkt. Die Fokusgruppe sammelt Haltungen und Wahrnehmungen, sie führt die Gruppe nicht zu einer Entscheidung zusammen. Das Interview gräbt tief in dem, was eine Person besitzt, nacheinander und unter vier Augen. Der Workshop ist der einzige der drei, der eine von der Gruppe festgelegte Entscheidung oder ein Ergebnis erzeugt, was sein definiertes Arbeitsergebnis verspricht.

Abschliessen und nachverfolgen

Hier werden Workshops gewonnen oder verdorben. Der Moderator vervollständigt die Dokumentation, schliesst oder überträgt jede offene Massnahme mit einer verantwortlichen Person und einem Termin und verteilt das Ganze an die Teilnehmenden sowie an die Stakeholder, die informiert bleiben müssen. Ein Workshop, dessen Entscheidungen und Massnahmen nicht bis zum Ende geführt werden, hat nur einen angenehmen Vormittag erzeugt. Das Register ist das Gedächtnis der Sitzung, und es taugt nur, wenn es nach der Sitzung lebendig gehalten wird: eine Massnahme ohne verantwortliche Person wird von niemandem erledigt, eine Entscheidung ohne Status wird beim nächsten Punkt neu verhandelt.

KI-Überlegungen

Die KI wirkt vor allem an den beiden Rändern der Technik, der Vorbereitung und der Nachverfolgung, und lässt ihren menschlichen Kern unberührt. In der Vorbereitung verfasst ein Sprachmodell, dem man den Zweck und die früheren Artefakte gibt, eine erste Traktandenliste mit einem Ergebnis pro Punkt, bereitet die zu lesenden Unterlagen und den vorbereitenden Fragebogen vor und schlägt eine Teilnehmerliste vor, die man gegen die reale Abdeckung prüft. Während der Sitzung erlauben die Echtzeit-Transkription und die laufende Zusammenfassung dem Protokollführer und dem Moderator, den Raum anzusehen, während die Spur entsteht, und die automatische Gruppierung der Ideen beschleunigt eine divergente Phase. Nach der Sitzung macht die Maschine den ersten Entwurf des Registers: sie strukturiert die Rohnotizen in Entscheidungen, Pendenzen und Massnahmen, verfasst das Protokoll, extrahiert die Massnahmen mit möglichen Verantwortlichen und meldet die offen gebliebenen Punkte.

Die Regel, die alles Übrige beherrscht, ist, dass diese Ergebnisse zu validierende Entwürfe sind. Die Moderation selbst delegiert man nicht: den Raum lesen, einen Konflikt steuern, eine Stimme zum Sprechen bringen, die schweigt, einen echten Konsens von einem Schweigen unterscheiden, spüren, dass eine Entscheidung durchgedrückt wird, das ist die Technik, und nichts in der Werkzeugkette leistet es. Die Entscheidung gehört dem Raum: die KI verfasst die Spur, die Gruppe bestätigt sie, weil eine automatische Zusammenfassung den Widerspruch gern zu einer falschen Einigung einebnet. Das Register wird deshalb mit dem Raum validiert, bevor es zum Endergebnis wird.

Die heiklen Daten sind in der Schweiz bis hin zum Strafrecht geregelt. Ein Workshop kann personenbezogene oder vertrauliche Daten bewegen, was bei einer Krankenkasse oder in einem öffentlichen Dienst besonders scharf ist. Ein Sitzungsassistent, der der Videokonferenz beitritt, ist eine Aufnahme, und ein nicht öffentliches Gespräch ohne die Zustimmung aller Teilnehmenden aufzunehmen, ist eine Straftat (Art. 179ter des Strafgesetzbuchs): die Zustimmung wird von jeder Person eingeholt, informiert, bevor die Aufnahme startet. Es ist auch eine Bekanntgabe personenbezogener Daten an einen Auftragsbearbeiter, möglicherweise ins Ausland, die das Bundesgesetz über den Datenschutz regelt. Die Wahl des Werkzeugs erfolgt daher nach dem Ort der Verarbeitung und Aufbewahrung des Audios und nach der Qualität des Vertrags, bevor sie nach der Feinheit der Transkription erfolgt. Ein vertraulicher Workshop gehört nicht in ein ungesteuertes Werkzeug.

Beispiele

Eine Krankenkasse aus der Westschweiz umreisst die erste Version eines Self-Service-Portals für ihre Versicherten. Ein halbtägiger Workshop bringt den Product Owner, zwei Kundenberater (Fachexperten), die Leiterin der Leistungsabrechnung, einen IT-Architekten und einen Compliance-Verantwortlichen zusammen; die Analystin moderiert, eine Kollegin führt das Register. Der genannte Zweck: den Umfang der V1 und den Authentifizierungsansatz festlegen. Die Traktandenliste ist das Eingangsartefakt, vor der Sitzung gebaut.

Das Register, wie der Protokollführer es geführt hat, ist das Ergebnis der Sitzung. Es ist das Artefakt, das die Technik immer erzeugt, was auch immer ihr Gegenstand ist, und es ist das, was danach verteilt wird. Drei Statusspalten zählen darin so viel wie der Inhalt: eine Entscheidung trägt ihre Regel und ihren Zustand, eine Pendenz trägt den Grund ihrer Zurückstellung, eine Massnahme trägt eine verantwortliche Person und einen Termin.

Jede Zeile des Registers ist ein Ergebnis des Workshops. Die Entscheidung D1 wird von denen getragen, die sie getroffen haben, weil sie im Raum waren. Die Pendenz P2 wurde benannt, mit der Massnahme verknüpft, die sie klären wird, und zurückgestellt, ohne die Umfangswahl entgleisen zu lassen. Und die Massnahme A1 hat eine verantwortliche Person und ein Datum, was sie von einem Wunsch trennt. Ein Workshop, der dieselben Entscheidungen erzeugt hätte, ohne sie so festzuhalten, hätte sie in der Folgewoche neu verhandelt gesehen, bei einer Kundin, die dann zweimal bezahlt hätte, für die Sitzung und für ihre Wiederholung.

Visualisierungen

Die Technik erzeugt zwei Objekte unterschiedlicher Art, und jedes nimmt die Form an, die aus seiner eigenen folgt. Der Ablauf des Workshops ist ein räumliches Objekt: drei aufeinanderfolgende Phasen, Rollen rund um die zentrale Phase angeordnet und eine Rückkopplungsschleife, die jedes Mal auf die Durchführung zurückkehrt, wenn der Raum abdriftet. Diese Beziehungen zeichnet man, eine Tabelle würde sie zerstören. Ein Diagramm gibt daher den Ablauf wieder, und neben einen realen Workshop gestellt, wird es zum Prüfinstrument: wurde die Entscheidungsregel vor dem ersten strittigen Punkt gesetzt, wurde jede Entscheidung mit einem Status festgehalten, ist jede Massnahme mit einer verantwortlichen Person und einem Termin hinausgegangen.

Das Register hingegen besteht aus Zeilen und Spalten, mit einer Statusspalte, die sich auf einen Blick liest, und mit Referenzen, die nachgelagert zitiert werden. Seine Form ist die einer Tabelle, auswählbar, durchsuchbar und skalierbar, und es als Bild zu drucken, liesse es alles verlieren und nichts gewinnen. Es behält genau die Form, die es im Werkzeug der Sitzung hatte.

Aufwand

Werkzeuge

Die Grundausstattung des Workshops vor Ort ist eine Wand und Haftnotizen, ein Whiteboard und Flipchart-Blätter. Das auf einer Wand geteilte Artefakt ist die eigene Stärke der vor Ort durchgeführten Technik: alle sehen es, alle verschieben es, und die Entscheidung wird davor getroffen. Eine Registervorlage, Dokument oder Tabellenkalkulation, mit den Spalten, die es funktionsfähig machen (Referenz, Typ, Inhalt, Status, Verantwortliche, Termin), ist das Werkzeug, das der Protokollführer live führt, an die Leinwand projiziert, damit der Raum es korrigiert, während es geschrieben wird.

Für ein verteiltes Team wird die Wand zu einem kollaborativen Whiteboard (Miro, Mural, Conceptboard), und die Frage nach dem Ort der Datenhaltung stellt sich wie bei jeder Verarbeitung in der Cloud, mit einer Präferenz für einen in der Schweiz oder in der Europäischen Union gehosteten Dienst, wenn der Inhalt heikel ist. Die Videokonferenz (Teams, Zoom, Webex) trägt die Sitzung aus der Ferne, um den Preis des nonverbalen Signals und der Wortmeldungen, die aus der Ferne schwerer zu verteilen sind, und sie macht die Frage der Zustimmung zur Aufnahme unmittelbar, da der Knopf da ist. Die Werkzeuge der Transkription und Zusammenfassung wählt man zuerst nach dem Ort der Verarbeitung des Audios und nach dem Vertrag zur Auftragsbearbeitung, vor der Fehlerrate.

Nachgelagert überleben die Massnahmen des Registers nur, wenn sie das Protokoll für ein Nachverfolgungswerkzeug verlassen (Jira und Confluence, Planner, eine geteilte Aufgabenliste), wo ihnen eine verantwortliche Person und ein Termin zugeordnet sind. Ohne diese Übergabe wird das Register zu einem Dokument, das niemand mehr liest, und die Massnahmen, die es trug, sterben am folgenden Montag.

Quellen

• IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, §10.50 Workshops: die Definition, die fünf allgemeinen Bestandteile, die vier Phasen, die Rollenliste, die Stärken und die Grenzen.
• Ellen Gottesdiener, Requirements by Collaboration: Workshops for Defining Needs, Addison-Wesley, 2002: die Referenz zum Anforderungsworkshop (Planung, Spielregeln, Entscheidungsregel, Rollen und Moderationslogistik). Konsolidierte Methode einer Autorin, die die Praxis des moderierten Anforderungsworkshops etabliert hat.
• IAF Core Competencies, International Association of Facilitators: der Kompetenzstandard der Profession, Quelle der Anforderungen an die Neutralität des Moderators, an eine partizipative Umgebung und an die Führung einer Gruppe zum Konsens.
• Karl Wiegers und Joy Beatty, Software Requirements, 3. Aufl., Microsoft Press, 2013: der moderierte Elizitation-Workshop im Requirements Engineering.
• Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB), SR 311.0, Art. 179ter: das Aufnehmen eines nicht öffentlichen Gesprächs, an dem man teilnimmt, ohne die Zustimmung der anderen Teilnehmenden.
• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1: die Grundsätze der Bearbeitung personenbezogener Daten und die Regelung ihrer Bekanntgabe an einen Auftragsbearbeiter.
• EDÖB, Aufnahme von Gesprächen: die Zustimmung aller Teilnehmenden, informiert und vor Beginn der Aufnahme eingeholt.