Umlaufverfahren

Ziel

Das Umlaufverfahren stellt mehrere unabhängige Reviewer vor denselben Text und berichtet, was jeder darin gelesen hat. Eine einzelne Lektüre hat nichts, womit sie sich vergleichen liesse: sie sagt, was ein Reviewer verstanden hat, und sie sagt nichts über jene Frage, die über das Schicksal eines Glossars, einer Spezifikation oder einer Geschäftsregel entscheidet. Bedeutet dieses Dokument dasselbe für zwei Personen, die es nicht geschrieben haben?

Der BABOK führt sieben Ziele eines Reviews auf (§10.37.3.1), und das Umlaufverfahren erreicht davon drei. Fehler beseitigen: mehrere Reviewer finden mehr davon als einer, und sie finden nicht dieselben. Die Konformität zu Spezifikationen oder Normen sicherstellen: jeder bringt seine eigenen mit, die seines Standorts, seiner Funktion oder seines Mandats. Die Reviewer über das Arbeitsergebnis unterrichten: ein Dokument in Umlauf zu geben ist die Art, wie ein verteiltes Team es am Ende teilt, und Wiegers schreibt dieses Ziel dem Umlaufverfahren gut, während er es dem Desk Check (10.37e) verweigert (Tabelle 3-3). Dazu kommt ein Ziel, das die Liste des BABOK nicht führt: die Lesbarkeit des Dokuments prüfen, im strengen Sinn der Frage, ob es sich zweimal gleich liest.

Vier der sieben Ziele erreicht das Umlaufverfahren nicht. Konsens über einen Ansatz oder eine Lösung herstellen: Wiegers behält dieses Ziel den Reviews vor, die eine Sitzung abhalten, und verweigert es dem Umlaufverfahren (Tabelle 3-3). Die Technik sammelt die Positionen, und ein Konsens entsteht in der Sitzung, mit einem formalen Walkthrough (10.37b). Sicherstellen, dass das Arbeitsergebnis vollständig und korrekt ist: Vollständigkeit misst sich an dem, was da sein müsste, und ein Reviewer allein sieht, was geschrieben steht. Wiegers zeigt es an seinem eigenen Projektplan: der Umlauf brachte die im Projektstrukturplan fehlenden Aufgaben nicht hervor, die dann die Teamsitzung fand. Eine Inspektion (10.37a) erreicht die Vollständigkeit, weil sie die Lektüren in einer Sitzung zusammenführt. Die Qualität des Arbeitsergebnisses messen setzt Fehlerkennzahlen voraus, also ein Protokoll, also eine Inspektion. Eine Frage beantworten, einen Punkt klären oder Alternativen ausloten: der BABOK ordnet dieses Ziel der laufenden Arbeit zu (§10.37.2), also einem Ad-hoc-Review (10.37g) oder einem informellen Walkthrough (10.37d), wo man einen Peer befragt und eine Antwort zurückkommt. Ein Umlauf legt ein eingefrorenes Ergebnis n unabhängigen Lesern vor: er stellt die Frage, es kommen n Antworten zurück, und sie zusammenzuführen bleibt die Arbeit der Autorin.

Der Liefergegenstand besteht aus den zusammengetragenen Kommentaren, von denen einige einander widersprechen, und aus der Zusammenführung, die die Autorin daraus macht. Am Ende bleibt, was sie nicht zusammenführen konnte. Dieser Rest kommt aus der Technik heraus: die Widersprüche, die bestehen bleiben, sind das, was eskaliert wird, mit beiden Positionen unversehrt. Das Fehlerprotokoll gehört jenen Reviews, die eine Sitzung zur Zusammenführung abhalten, und die Entscheidung jenen, die einen Raum haben.

Einsatz

Wann einsetzen

• Mehrere Perspektiven werden auf ein und dasselbe Artefakt erwartet: Recht, Fachbereich, Informatik, ein anderer Standort, eine andere Sprache.
• Die Reviewer lassen sich nicht versammeln: geografische Distanz oder Terminkalender; jeder trägt zu dem Zeitpunkt bei, der ihm passt (§10.37.4.1).
• Mehr Reviewer, als ein Raum fasst: Wiegers liess jedes Kapitel seines Buches von sechzehn Personen gegenlesen.
• Die Frage lautet, ob sich das Dokument zweimal gleich liest: darüber entscheiden nur unabhängige Leser.
• Ein Begriff, eine Regel oder eine Norm muss von Standort zu Standort tragen: die Widersprüche, die zurückkommen, sind der Befund.
• Vor einem teuren Review: der Umlauf entfernt die einfachen Fehler rasch, und die folgende Inspektion holt ihre Kosten nur noch an den Fehlern herein, die übrig bleiben.
• Kein Nachweis wird verlangt: heraus kommt ein korrigiertes Arbeitsergebnis.

Wann nicht einsetzen

• Ein Nachweis des Reviews wird verlangt (Audit, Qualitätsgate, Freigabe): die Zahl der Reviewer bezeugt nichts. Eine Inspektion (10.37a) protokolliert die Fehler und prüft die Nachbesserung; ein technisches Review (10.37c) bezeugt die Konformität zu einer bestimmten Norm.
• Die Perspektiven müssen zusammengeführt werden: eine Autorin allein entscheidet nicht über fünf Stellungnahmen. Ein formaler Walkthrough (10.37b) führt sie in der Sitzung zusammen, mit einem Moderator, der nicht die Autorin ist.
• Ein kompetenter Reviewer genügt: bei einem Artefakt mit geringem Risiko ist die Zusammenführung reiner Aufwand. Ein Desk Check (10.37e) kostet weniger, und Wiegers behält ihm die Kontrolle über die Review-Kosten vor (Tabelle 3-3).

Beschreibung

Der BABOK gibt dieser Technik keine Schritte, und sie verlangt nur zwei: ein Fenster ankündigen, eine Version einfrieren. Alles Übrige liegt in einer Entscheidung, die vor dem Umlauf getroffen wird, oft ohne dass jemand sie bemerkt, und in der Arbeit der Zusammenführung, die danach kommt.

Den Modus des Umlaufs wählen

Der BABOK nennt in seiner Definition zwei Modi: das Arbeitsergebnis kann auf einer gemeinsamen Kopie geprüft oder von einer Person zur nächsten weitergereicht werden (§10.37.3.2). Ein dritter existiert, und die meisten Organisationen praktizieren ihn: separate Kopien, am selben Tag an fünf Personen verschickt, die einander nicht sehen. Der BABOK zählt ihn nicht zu den Modi. Er beschreibt aber in seinen Limitationen einen Aufwand und benennt dabei weder den Modus noch die Technik: Werden Kommentare per E-Mail geteilt und diskutiert, kann es viele Nachrichten zu verarbeiten geben, was es der Autorin erschwert, Widersprüche oder Abweichungen zwischen den vorgeschlagenen Änderungen aufzulösen (§10.37.4.2). Diese Limitation den separaten Kopien zuzuordnen ist eine Lesart.

Diese Limitation kann nur dort entstehen, wo mehrere Reviewer getrennt kommentieren, ausserhalb jeder Sitzung. Ein Desk Check (10.37e) hat nur einen Reviewer, also gibt es keine zweite Lektüre, der die erste widersprechen könnte. Die Inspektion (10.37a), der formale Walkthrough (10.37b) und das technische Review (10.37c) halten eine Sitzung ab, und die Zusammenführung geschieht dort im Raum. Der BABOK gibt den ersten beiden einen Moderator und einen Schreiber und hält beim dritten einen Moderator für hilfreich (Tabelle 10.37.1). Der informelle Walkthrough (10.37d) hält ebenfalls eine Sitzung ab, und dieselbe Tabelle gibt ihm einen Schreiber. Im Ad-hoc-Review (10.37g) holt der Business Analyst bei einem Peer ein informelles Review oder informelle Unterstützung ein (§10.37.3.2): es kommt eine einzige Stellungnahme zurück, also kein Widerspruch, der zusammenzuführen wäre. Von den sieben Reviews des BABOK ist das Umlaufverfahren das einzige, dessen Definition mehrere Reviewer verlangt und keine Sitzung vorsieht: die Limitation der vielen Nachrichten kann nur es meinen.

Die drei Modi unterscheiden sich in einem einzigen Punkt, und alles Übrige folgt daraus: sieht ein Reviewer, was die anderen geschrieben haben?

Separate Kopien. Jeder liest den Text so, wie er dasteht, ohne zu wissen, was die anderen darin gesehen haben. Die Unabhängigkeit ist maximal, also auch die Abdeckung: fünf Leser, die einander nicht beeinflusst haben, berichten fünf verschiedene Lektüren. Sie melden auch fünfmal denselben offensichtlichen Fehler, und ihre Widersprüche landen roh auf dem Schreibtisch der Autorin. Dieser Modus kostet in der Zusammenführung am meisten, und man erhält ihn, wenn man ein Dokument an eine E-Mail hängt.

Die gemeinsame Kopie. Ein einziges Exemplar, in einem geteilten Raum, von allen während einer festgelegten Frist annotiert. Wiegers beschreibt diesen Modus genau und sagt, was er einbringt: jeder Reviewer sieht die bereits geschriebenen Kommentare, was die Redundanz senkt und die Auslegungsunterschiede zwischen den Reviewern sichtbar macht. Die Zusammenführung erledigt sich beinahe von selbst. Der Preis ist die Unabhängigkeit: wer die Bemerkungen der anderen liest, bevor er die eigenen schreibt, liest das Dokument nicht mehr allein, und der BABOK hält bereits fest, dass die Autorin nur schwer belegen kann, dass jeder Beteiligte ein unabhängiges Review durchgeführt hat (§10.37.4.2). In diesem Modus verschlechtert sich die Unabhängigkeit, ohne dass irgendetwas es anzeigt.

Der serielle Umlauf. Eine Kopie, ein Reviewer nach dem anderen, jeder erbt die Annotationen des vorigen. Die Frist wird zur Summe der Lektüren: fünf Reviewer zu je drei Tagen ergeben ein Review von fünfzehn Tagen. Diese Frist erklärt, weshalb der Modus selten bleibt. Er konvergiert, und er setzt einen Spezialisten an den Schluss, auf einen bereits verbesserten Text. Er trägt aber auch die fehlerhafte Korrektur des ersten Reviewers an alle folgenden weiter, die seinen Irrtum lesen, bevor sie den Text lesen.

Unabhängigkeit bringt Abdeckung und kostet Zusammenführung. Die Autorin bezahlt die Zusammenführung in jedem Fall, und der Modus entscheidet nur, ob sie sie während des Umlaufs oder danach bezahlt. Das Werkzeug, zu dem man greift, wählt den Modus, ob man es bemerkt oder nicht.

Was der Umlauf verlangt

Zwei Dinge genügen. Ein angekündigtes Fenster: Wiegers sammelt die Kommentare während einer festgelegten Frist, die das Review schliesst. Ohne sie gibt ein Reviewer seine Stellungnahme zu einer Version ab, die nicht mehr existiert, und Wiegers beobachtet, dass späte Beitragende ihre Zeit an einem überholten Arbeitsergebnis verlieren. Eine eingefrorene Version: lesen die Reviewer nicht alle denselben Text, bedeutet die Zusammenführung nichts. Der Rest ist Zeremoniell.

Zusammenführen

Die Kommentare kommen ungeordnet zurück. Die Autorin dedupliziert sie, dann trennt sie die Formulierungspräferenzen von den Widersprüchen. Dieser zweite Schritt entscheidet über die Qualität des Reviews.

Eine Formulierungspräferenz liegt vor, wenn zwei Reviewer zwei Fassungen desselben Satzes wollen. Die Autorin entscheidet. Ein Widerspruch liegt vor, wenn zwei Reviewer zwei unvereinbare Definitionen desselben Begriffs vertreten. Die Autorin kann nicht entscheiden, weil die Frage lautet, welche der beiden Definitionen die Organisation tatsächlich anwendet. Zusammenführen, was zusammenführbar ist, und den Rest eskalieren, mit beiden Positionen unversehrt: dort löst die Technik ein, was sie verspricht.

Ein Befund, der das Review überdauert und den man nachverfolgen und abschliessen muss, hat das Umlaufverfahren verlassen und gehört zum Item Tracking (10.26).

Wo das Umlaufverfahren steht

Der BABOK führt seine sieben Review-Typen in absteigender Formalität auf und nennt die ersten drei formelle Techniken, die folgenden vier informelle Techniken (§10.37.3.2). Zwei binäre Fragen durchqueren diese Ordnung: Ist die Sitzung geplant? Prüft der Reviewer das Arbeitsergebnis allein, bevor er spricht? Das Umlaufverfahren antwortet Nein, dann Ja. Der Desk Check (10.37e) antwortet gleich. Diese beiden Fragen verorten die zwei Techniken, ohne sie zu trennen.

Wiegers, von dem dieses Spektrum stammt, beschreibt das Umlaufverfahren als einen Desk Check, den mehrere Personen zugleich durchführen, und er hat recht mit dem, was hineingeht. An anderer Stelle kreuzt er die Review-Ziele mit den Methoden (Tabelle 3-3), wo die beiden Techniken aufhören, sich zu decken: das Umlaufverfahren gewinnt die Unterrichtung der Reviewer und die Beurteilung der Lesbarkeit, die der Desk Check nicht erhält, und es verliert die Kontrolle über die Review-Kosten, die der Desk Check behält. Dasselbe Vorgehen, von mehreren Personen wiederholt, wird zu einem anderen Instrument, weil die zurückkommenden Kommentare zusammengeführt werden müssen und niemand da ist, der es täte, ausser der Autorin. Die Zahl geht hinein; heraus kommt die Zusammenführung, die der Desk Check nicht hervorbringt.

Die Fallen

Die Zahl für Sicherheit halten. «Fünf Personen haben es gelesen» liest sich wie das Fünffache der Sicherheit, die eine einzige gäbe, und der BABOK sagt das Gegenteil: für Desk Checks wie für Umlaufverfahren kann die Autorin nur schwer belegen, dass jeder Beteiligte tatsächlich ein unabhängiges Review durchgeführt hat (§10.37.4.2). Die Zahl verschärft das Problem, weil sie den Zweifel unbequem macht. Diese Falle richtet realen Schaden an: sie lässt eine Inspektion (10.37a) ausfallen, die man abgehalten zu haben glaubt.

Der unsichtbare Reviewer. Wiegers gibt ihn als den gewöhnlichen Fehlermodus der Technik an: von denen, die sich freiwillig gemeldet haben, antworten mehrere nie. Bei einem einzigen Reviewer ist das Schweigen sichtbar und blockiert das Review. Bei fünf ist es das nicht mehr: Kommentare kommen zurück, das Review «hat stattgefunden», und die beiden Personen, die das Dokument nie geöffnet haben, sind jene, deren Perspektive man wollte. Das Mittel dagegen ist eine Liste: wissen, wer geantwortet hat, und es sagen.

Zusammenführen, indem man eine Seite wählt. Zwei unvereinbare Definitionen kommen zurück, die Autorin behält eine und veröffentlicht. Der Widerspruch besteht weiter, er steht nirgends mehr geschrieben, und die Organisation arbeitet weiter mit zwei Definitionen, von denen nur eine dokumentiert ist. Das Review hatte seinen Befund hervorgebracht, und die Autorin hat ihn gelöscht.

Die Debatte am Rand. Auf einer gemeinsamen Kopie antworten zwei Reviewer einander in den Kommentaren. Wiegers warnt vor diesen Wortwechseln und rät, sie in einem direkten Gespräch zu führen. Zwei Reviewer, die in einem Kommentarverlauf debattieren, haben eine Sitzung ohne Moderator einberufen, und die Autorin erbt sie.

Das Review zur Sitzung werden lassen. An dem Tag, an dem man die Reviewer versammelt, um die Kommentare durchzugehen, hält man einen formalen Walkthrough (10.37b) ab. Das ist oft die richtige Antwort, und sie verdient es, eine Entscheidung zu sein: die Sitzung hat einen Moderator, einen Schreiber und einen Aufwand.

KI-Überlegungen

Die besondere Schwierigkeit dieser Technik ist die Zusammenführung: n Kommentarlisten, die mit einem Text und miteinander abzugleichen sind. Das ist eine Arbeit des Textvergleichs, und ein grosses Sprachmodell leistet sie gut.

Deduplizieren. Fünf Reviewer, ein Fehler, fünf Meldungen auf fünf Arten geschrieben. Ein Modell gruppiert sie in Sekunden, und es tut es beim dreissigsten Vorkommen so gut wie beim ersten.

Die Widersprüche zutage fördern. Das ist der Einsatz mit dem höchsten Wert, weil die Autorin diese Kollisionen leichter übersieht als alles andere: zwei Kommentare, die einzeln vernünftig und zusammen unvereinbar sind. Die Autorin gleicht jeden Kommentar mit dem Dokument ab, einen nach dem anderen, während ein Modell die n Listen in einem Zug liest und die Kollision sieht.

Die Zusammenführung als Vorschlag verfassen, als solcher gekennzeichnet, zuhanden der Person, die entscheiden muss.

Ein Modell fügt keinen Reviewer hinzu. Das Umlaufverfahren sammelt Positionen in der Organisation: einen Standort, eine Funktion, ein Mandat, ein Interesse. Ein Modell besetzt keine davon: gibt man es in den Umlauf, so liefert es Text, wo die Technik eine Perspektive verlangt.

Es führt keinen Widerspruch zusammen, weil ein Widerspruch von einer Instanz entschieden wird. Wenn Genf und Zürich zwei unvereinbare Definitionen desselben Begriffs zurückgeben, lautet die Frage, wer entscheidet. Ein Modell, das eine davon wählt, legt die Meinungsverschiedenheit dorthin ab, wo niemand sie wiederfindet.

Die Beweiskraft verschlechtert sich, je besser die Zusammenfassung wird. Eine saubere Zusammenfassung, die ein Modell aus fünf Kommentarlisten erzeugt, sieht aus wie ein Review-Protokoll, während die Limitation des BABOK weiterhin für jeden der fünf Reviewer gilt. Das Dokument scheint zu bezeugen, was es nicht bezeugt, und es ist schwerer anzufechten als ein ungeordneter E-Mail-Verlauf.

Der Datenschutz. Ein Arbeitsergebnis in Umlauf zu geben ist bereits eine Frage der Verbreitung, und es durch ein Modell zu schicken ist eine zweite. Ein Glossar oder eine Spezifikation enthält interne Terminologie, Kundendaten und unveröffentlichte Regeln. Die Frage, die das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) stellt, wird vor der Frage der Produktivität entschieden. Die Organisation legt ihre Regel vor dem Umlauf fest: welches Modell, welche Daten, wo gehostet.

Beispiele

Dieses Beispiel zeigt, was ein Umlaufverfahren hervorbringt: zusammengetragene Kommentare, die einen Widerspruch tragen, und dann eine Zusammenführung, die zum Teil eine Eskalation ist. Der Glossareintrag lief in separaten Kopien um, am selben Tag an fünf Reviewer zweier Standorte verschickt.

Die Autorin hat zusammengeführt, was zusammenführbar war: die Redundanz der beiden Genfer Bemerkungen und die Mehrdeutigkeit bei der Initiative der Transaktion. Den Widerspruch konnte sie nicht zusammenführen, weil die Frage lautet, welche der beiden Definitionen die Bank in ihrem Reporting veröffentlicht. Ein Desk Check (10.37e) hätte das nicht hervorgebracht: ein Reviewer gibt eine Definition zurück, und die Autorin veröffentlicht sie. Der Widerspruch ist der Befund, und nur mehrere unabhängige Leser bringen ihn hervor.

Der Modus des Umlaufs lässt sich am selben Artefakt ablesen. Auf einer gemeinsamen Kopie wäre die zweite Genfer Bemerkung nie geschrieben worden, und der Zürcher Reviewer hätte die Genfer Definition gelesen, bevor er seine eigene verfasste, die er vielleicht gar nicht verfasst hätte.

Visualisierungen

Die drei Modi des Umlaufs bilden ein räumliches Objekt: eine Achse, die Sichtbarkeit zwischen den Reviewern, drei darauf gelegte Topologien und zwei Grössen, die Unabhängigkeit und den Aufwand für die Zusammenführung, die beide am selben Ende ihr Maximum erreichen. Eine Tabelle gäbe die vier Eigenschaften und verlöre, was sie zusammenhält: die Ordnung der drei Modi, die Topologie, die ihre Eigenschaften hervorbringt, und die Tatsache, dass der serielle Umlauf die Mitte der Achse einnimmt und dabei das Minimum an Unabhängigkeit trägt. Die Wahl des Modus ist die einzige wirkliche Entscheidung der Technik.

Das Formalitätsspektrum des BABOK verortet das Umlaufverfahren unter seinen sechs Nachbarn. Die Wahl zwischen den sieben Reviews wird auf der Ebene der Reviews (10.37) getroffen.

Das tatsächlich hervorgebrachte Artefakt ist eine Liste zusammengetragener Kommentare mit der Zusammenführung. Es kommt in eine Tabelle, weil eine Kommentarliste aus Zeilen besteht, die man im Überfliegen liest.

Aufwand

Werkzeuge

Die gemeinsame Kopie verlangt ein geteiltes Dokument, in dem die Kommentare und die Vorschläge für alle sichtbar sind: ein SharePoint- oder M365-Raum, eine Confluence-Seite, ein Review-Verlauf an einem Merge Request. Die festgelegte Frist, von der Wiegers spricht, gehört in diesem Modus zum Verfahren. Ohne sie bleibt das Dokument für Annotationen offen, bis niemand mehr weiss, welche Version er liest.

Der serielle Umlauf verlangt eine Weiterleitung: einen Freigabe-Workflow oder eine E-Mail-Kette mit jeweils einem einzigen Empfänger.

Separate Kopien praktiziert man mit einem Anhang und fünf Empfängern.

Ein Befund, der nach dem Abschluss des Reviews weiterverfolgt werden muss, gehört zum Item Tracking (10.26), das eine andere Technik ist und eigene Werkzeuge hat.

Quellen

• IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, §10.37 Reviews.
• Karl E. Wiegers, Peer Reviews in Software: A Practical Guide, Addison-Wesley, 2002, Kapitel 3, «Peer Review Formality Spectrum» (Tabelle 3-1, Aktivitäten je Review-Typ; Tabelle 3-3, Ziele und Methoden).