Total Cost of Ownership (TCO)

Ziel

Die Total Cost of Ownership macht den Teil der Ausgaben sichtbar, den der ausgewiesene Preis verdeckt, und führt eine Anschaffungsentscheidung auf ihre vollständige wirtschaftliche Last zurück. Ein Kaufpreis sagt fast nichts über die Kosten eines Guts aus: die unbefristete Lizenz einer Unternehmenssoftware wirkt günstiger als ein mehrjähriges Abonnement, bis man den Server, die interne Supportzeit, die Störungen und die spätere Ausserbetriebnahme hinzurechnet. Das ist der Beitrag, den Gartner 1987 geleistet hat, als die Untersuchung zeigte, dass die indirekten Kosten eines IT-Bestands, informelle gegenseitige Hilfe, Selbstschulung, durch Ausfall verlorene Zeit, bis zu 60 % der Gesamtausgabe erreichen konnten, ohne je in einem Budget aufzutauchen.

Die Entscheidung, die die TCO stützt, betrifft die vollständige wirtschaftliche Last einer Anschaffung. Daraus ergeben sich zwei Verwendungen. Die erste ist eine einzelne Kostenrechnung: für ein Gut, das die Organisation über mehrere Jahre halten will, zu ermitteln, was sein Besitz über die gesamte Lebensdauer kostet. Die zweite ist eine Entscheidung zwischen konkurrierenden Varianten, kaufen gegen mieten gegen abonnieren gegen selbst entwickeln, bei der sich die anhand der ausgewiesenen Preise gebildete Rangfolge zusammenzieht und mitunter umkehrt, sobald die versteckten Kosten auf beiden Seiten einbezogen sind. Häufig speist die TCO auch den nächsten Schritt: die Kostenspalte eines Business Case, der ohnehin erstellt wird.

Das Ergebnis ist eine Aufschlüsselung der Kosten nach Kategorie und nach Periode, ergänzt um eine Gesamtsumme über die gewählte Lebensdauer, für eine Variante oder mehreren gegenübergestellt. Diese Summe ist eine Seite der Gleichung. Sie einem Nutzen gegenüberzustellen, um zu entscheiden, ist Sache der Kosten-Nutzen-Analyse, deren Kostenspalte die TCO füllt. Daraus eine Renditekennzahl abzuleiten, ist Sache des Return on Investment, und diese Kosten auf ihren heutigen Wert zurückzuführen, ist Sache des Nettobarwerts oder des internen Zinsfusses. Alle gehören zur Familie der Finanzanalyse, und alle lesen die von der TCO ermittelten Kosten, ohne sie neu zu bilden.

Anwendung

Wann einsetzen

• Vergleich von Anschaffungsvarianten: kaufen, mieten, abonnieren oder selbst entwickeln, wenn der ausgewiesene Preis allein in die Irre führt.
• Gut mit mehrjähriger Lebensdauer: Ausrüstung, Anlage oder Software, über drei bis fünf Jahre gehalten.
• Vorbereitung eines Business Case: die Kostenspalte einer bevorstehenden Kosten-Nutzen-Analyse liefern.
• Beschaffungsverhandlung oder -entscheidung: Kosten sichtbar machen, die ein Katalogpreis verdeckt, Lager, Obsoleszenz, Logistik, Kündigung.
• Verdächtige Differenz zwischen ausgewiesenen Preisen: prüfen, ob wiederkehrende Kosten die Rangfolge umkehren.

Wann nicht einsetzen

• Entscheidung über den Nettowert: die TCO wägt Kosten nicht gegen Nutzen ab, zur Kosten-Nutzen-Analyse oder zum Nettobarwert übergehen.
• Bedarf an einer Renditekennzahl: um Investitionen unterschiedlicher Grösse zu vergleichen, liefert die TCO keine Kennzahl, den Return on Investment nehmen.
• Langlebiges Gut, zeitwertsensibel: die TCO addiert Franken unterschiedlicher Jahrgänge, der Nettobarwert bringt sie auf heute zurück.

Beschreibung

Was die Total Cost of Ownership abdeckt

Die Total Cost of Ownership sind die Kosten, eine Lösung zu beschaffen, sie zu nutzen und sie über die gesamte absehbare Lebensdauer zu unterstützen, zu einem einzigen Betrag zusammengefasst. Gartner gibt die ursprüngliche Definition: eine umfassende Bewertung der IT- oder sonstigen Kosten über die Unternehmensgrenzen hinweg und über die Zeit, einschliesslich der Anschaffung von Hard- und Software, ihrer Verwaltung und ihres Supports, der Kommunikation, der Ausgaben der Endanwender und der Opportunitätskosten von Ausfall, Schulung und weiteren Produktivitätsverlusten. Das CIPS, der Berufsverband der Einkäufer, formuliert sie als strukturierten Ansatz für die vollständigen Kosten des Kaufs und der Nutzung eines Guts über den gesamten Lebenszyklus, den Preis der gesamten Transaktion bis zur Entsorgung. Das BABOK ordnet die TCO den Elementen der Finanzanalyse zu und weist auf einen Punkt hin, der die Rahmung bestimmt: Für eine Ausrüstung oder eine Anlage ist die Lebensdauer oft bekannt und anerkannt, für einen Prozess oder eine Software ist sie hingegen häufig unbekannt, und die Organisation legt dann eine Konvention fest, oft drei bis fünf Jahre, um den Besitz eines immateriellen Guts zu beziffern.

Die fünf Kostenkategorien

Eine TCO wird Kategorie für Kategorie aufgebaut. Fünf Familien decken den Lebenszyklus ab und genügen, um die Tabelle zu strukturieren, gleich welcher Art das Gut ist.

• Anschaffung: der Kaufpreis oder die Lizenz, die Hardware, die Einführung, die Parametrierung, die Erstschulung, die Anpassung und die Lieferung bis zum Einsatzort. Es ist die einzige Zeile, die der ausgewiesene Preis sichtbar macht. Dabei stehen zu bleiben, ist der Lesefehler, den die Technik korrigiert.
• Betrieb: die laufenden Kosten der täglichen Nutzung, Abonnement oder Lizenzerneuerung, Verbrauchsmaterial, Energie, Hosting, die Lagerhaltungskosten. Sie wiederholen sich in jedem Jahr der Lebensdauer.
• Wartung und Support: die Instandhaltung, der Supportvertrag des Herstellers, die Zeit des internen Personals, Korrekturen, Versionswechsel. Die interne Zeit wird zu Vollkosten beziffert, einschliesslich der AHV- und BVG-Beiträge des Arbeitgebers, was sie höher ansetzt als eine Lohnzeile.
• Ausfall und versteckte Kosten: der eigene Beitrag von Gartner. Opportunitätskosten des Ausfalls, Produktivitätsverlust, informelle gegenseitige Hilfe zwischen Anwendern, Selbstschulung, Risiko- und Obsoleszenzexposition. Diese Kosten sind real, werden selten erfasst, und hier verortet Gartner den Anteil, der 60 % der Ausgabe erreichen kann.
• Lebensende: die Ausserbetriebnahme, die Migration oder der Export der Daten, die Vertragsstrafen bei Kündigung, die Bereinigung, vermindert um einen allfälligen Wiederverkaufs- oder Restwert.

Eine TCO aufbauen

Die Methode ist auch ohne eine einheitliche Formel stabil, weil das Prinzip ein bezifferter Bestand über einen festgelegten Horizont ist. Zuerst legt man die angesetzte Lebensdauer fest, für eine Ausrüstung bekannt, für eine Software oder einen Prozess konventionell. Dann zählt man für jede der fünf Kategorien die Ausgabe des Jahres null und die jedes folgenden Jahres auf und unterscheidet dabei einmalige von wiederkehrenden Kosten. Schliesslich summiert man nach Kategorie und nach Periode, was die Besitzkosten der Variante ergibt, und man wiederholt den Vorgang für jede über denselben Horizont und denselben Umfang verglichene Variante. Die Beträge werden konventionell ohne MWST beziffert, wenn der Käufer steuerpflichtig ist: die entrichtete Vorsteuer, zum Normalsatz von 8,1 %, ist für ihn rückforderbar, sie ist also keine Besitzkost und würde den Vergleich verfälschen, wäre sie einbezogen.

Die häufigste Falle ist die Kehrseite des Versprechens der Technik: die versteckten Kategorien mangels Daten zu unterschätzen. Eine Organisation, die weder ihre interne Supportzeit noch die Häufigkeit ihrer Störungen noch die realen Kosten der Aufgabe erfasst, die ein Werkzeug ersetzt, erzeugt eine TCO, deren sichtbare Zeilen richtig und deren versteckte Zeilen fiktiv sind, was die Übung ihres Werts beraubt, denn es sind die versteckten Zeilen, die die Entscheidung kippen. Drei weitere Mängel stecken im Aufbau. Beträge ohne und mit MWST je nach Lieferant zu vermischen, macht die Summe von einer Variante zur anderen unvergleichbar. Eine unbekannte Lebensdauer als Tatsache statt als ausgewiesene Konvention zu behandeln, verbirgt die Empfindlichkeit der Summe gegenüber dieser Annahme. Und einen Wiederverkaufswert nicht abzuziehen, belastet die Variante, die ein wiederverkäufliches Gut hinterlässt, mit den Kosten eines entsorgten. Keiner dieser Mängel zeigt sich an der Summe; sie müssen in den Zeilen gesucht werden.

Wo die Technik endet

Die TCO summiert Kosten. Sie erzeugt keine Kennzahl, keinen Satz, keinen um einen Nutzen bereinigten Nettobetrag, keinen abgezinsten Wert. Sobald die Frage lautet «lohnt es sich» statt «was kostet es», ist die angemessene Technik eine Schwester der Finanzanalyse, und die TCO dient ihr als Eingang. Die Kosten-Nutzen-Analyse zieht die von der TCO gelieferten Kosten von den Nutzen je Periode ab. Der Return on Investment teilt einen Nettonutzen durch dieselben Investitionskosten. Der Nettobarwert und der interne Zinsfuss zinsen einen Fluss ab, dessen Kostenseite, insbesondere die wiederkehrenden Zeilen für Betrieb, Support und Ausfall, Jahr für Jahr aus der TCO stammt. Die Besitzkosten mit einer Rentabilitätsmessgrösse zu verwechseln, ist der Fehler, der dazu führt, die im Besitz günstigste Variante zu wählen, obwohl sie am wenigsten einbringt.

KI-Überlegungen

Die Berechnung selbst, eine Summe nach Kategorie und nach Jahr, verlangt keine künstliche Intelligenz: Eine Tabellenkalkulation genügt. Die nützliche Hilfe liegt vorgelagert, beim Zusammenstellen des Kostenbestands, und nachgelagert, bei dessen Auswertung.

Vorgelagert beschleunigt ein Sprachmodell das Zusammenstellen des Bestands aus heterogenen Quellen, Lieferantenofferten, Supportverträge, die historischen Kosten einer Aufgabe, die das Projekt ersetzt, Energie- oder Hosting-Rechnungen, und schlägt eine Aufteilung nach Kategorie und nach Jahr vor, die ein Analyst korrigiert. Bei den versteckten Kategorien leistet es einen besonderen Dienst, jenen, die ein erster Entwurf vergisst: nach den Kosten für Ausfall, informelle gegenseitige Hilfe oder Lebensende einer Art von Gut gefragt, ruft es Zeilen in Erinnerung, welche die Offerte des Lieferanten verschweigt. Die Sensitivitätsanalyse ist das andere Feld, auf dem es am meisten hilft: die Summe unter mehreren Lebenshorizonten, mehreren Annahmen zur Störungshäufigkeit oder mehreren Szenarien des internen Supports erneut durchzurechnen, kostet eine Anweisung, während die Handarbeit davon abhält, es überhaupt zu tun.

Was die Maschine nicht liefert, betrifft die Beträge. Die veranschlagten Kosten sind fachliche Annahmen: der tatsächlich mit dem Hersteller ausgehandelte Satz, die tatsächlich aufgewendete interne Supportlast, die für die Organisation eigene Störungshäufigkeit, die Vollkosten einer mit AHV- und BVG-Beiträgen belasteten Stelle. Ein Modell, das nach diesen Beträgen gefragt wird, erzeugt plausible und unbegründete Zahlen, und eine darauf gebaute TCO ist falsch, so sorgfältig die Addition auch ist. Die angesetzte Lebensdauer und die am stärksten gewichtigen Kategorien sind Sache des kontextbezogenen Urteils. Die vermeintliche Genauigkeit einer Summe, auf den Franken genau, verdeckt dann die Unsicherheit ihrer Eingänge.

Beispiele

Es sind die versteckten Kategorien, die die Entscheidung kippen. Ein KMU aus der Westschweiz mit rund 50 Mitarbeitenden bewertet eine Unternehmenssoftware und vergleicht zwei Anschaffungen über einen Lebenszyklus von fünf Jahren: eine unbefristete, auf dem eigenen Server installierte Lizenz, Variante A, und ein gehostetes Abonnement, Variante B. Die Beträge sind in Franken, konventionell ohne MWST, da die MWST von 8,1 % für ein steuerpflichtiges KMU rückforderbar ist. Die interne Supportzeit wird zu Vollkosten beziffert, einschliesslich der AHV- und BVG-Beiträge, weshalb ein Bruchteil einer Stelle mehr wiegt als eine Lohnabrechnung.

Allein an ihrem Anschaffungspreis gemessen, liegen die beiden Varianten weit auseinander: CHF 88'000 gegen CHF 12'000, und das Abonnement scheint auf Anhieb zu gewinnen. Die vollständige Tabelle erzählt etwas anderes. Über fünf Jahre kostet die Variante vor Ort CHF 269'500 und das Abonnement CHF 240'500, eine Differenz von CHF 29'000 zugunsten des Abonnements, weit enger, als die ausgewiesenen Preise vermuten liessen. Was die Summe der Variante vor Ort in die Höhe treibt, ist ihre Zeile für Wartung und Support, CHF 150'500, getragen von der mit Beiträgen belasteten internen Zeit; ihre Lizenz macht davon weniger als ein Drittel aus. Die Betriebszeile des Abonnements, CHF 192'000, ist umgekehrt dessen dominierende Last. Die Entscheidung fällt bei den wiederkehrenden und versteckten Kategorien, jenen, die keine der beiden Offerten hervorhebt, was gerade die Lehre der Total Cost of Ownership ist.

Visualisierungen

Der Vergleich besteht aus Zeilen und Spalten, also ist das Ergebnis die Tabelle selbst. Sie trägt die fünf Kategorien als Zeilen, jede Variante als Spalte und die Besitzkosten über die gewählte Lebensdauer. Es ist das, was ein Prüfer Kategorie für Kategorie nachrechnet, um das Ergebnis zu überprüfen, und es ist zugleich das Format, das die Differenz zwischen den Varianten unmittelbar lesbar macht.

Das Verhältnis zwischen den Kategorien wiederum liest sich gezeichnet besser als tabelliert. Gestapelt bilden die fünf Kategorien jeder Variante einen Balken proportionaler Höhe, sodass der Anschaffungsanteil, jene einzige Scheibe, die der ausgewiesene Preis zeigt, klein erscheint gegenüber den Scheiben für Wartung und Betrieb, die ihn beherrschen. Nebeneinandergestellt stellen die beiden Balken auf einen Blick die Differenz der Kaufpreise jener der Totale gegenüber, das Kernargument der TCO. Die tatsächliche Last liest sich am Balken und die Nachvollziehbarkeit der Berechnung an der Tabelle.

Aufwand

Werkzeuge

Die Tabellenkalkulation ist die ehrliche Wahl und schwer zu schlagen. Die fünf Kategorien passen als Zeilen, die Perioden als Spalten, die Summe ist eine Addition, und die Empfindlichkeit gegenüber der Störungsrate, dem Lebenshorizont oder den internen Kosten wird durch das Verändern einer Zelle behandelt. Es ist genau das, was eine Anschaffungsentscheidung braucht und was der Lieferant, dessen Offerte nur die Anschaffung zeigt, nicht liefert.

Vorlagen für ein Investitionsdossier oder einen Business Case tragen oft bereits eine TCO-Struktur neben dem Return on Investment und dem Nettobarwert. Das ist der richtige Ort, da sich alle drei aus demselben Kostenbestand ablesen. Für einen umfangreichen Bestand an Gütern berechnen Werkzeuge zur Verwaltung von IT-Beständen oder Flotten eine TCO auf Portfolioebene und halten den Bestand automatisch aktuell, was sich nur dort lohnt, wo Dutzende Güter verglichen werden und die manuelle Pflege zur Fehlerquelle würde. Unterhalb dieses Volumens fügt das dedizierte Werkzeug eine Lizenz hinzu, ohne etwas zu bieten, was die Tabellenkalkulation nicht bereits tut.

Quellen

• IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, §10.20 Financial Analysis: die Total Cost of Ownership als die Kosten, eine Lösung über ihre absehbare Lebensdauer zu beschaffen, zu nutzen und zu unterstützen, sowie die Konvention einer Dauer von drei bis fünf Jahren, um den Besitz eines immateriellen Guts mit unbekannter Lebensdauer zu beziffern.
• Gartner, Total Cost of Ownership (TCO), IT-Glossar: der Ursprung der Technik (Bill Kirwin, 1987), die Definition der TCO als umfassende Bewertung der Kosten über die Unternehmensgrenzen hinweg und über die Zeit, einschliesslich Anschaffung, Verwaltung und Support, Anwenderausgaben und Opportunitätskosten des Ausfalls, sowie die Feststellung, dass versteckte Kosten einen erheblichen Anteil der Gesamtausgabe erreichen können.
• CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), Total Cost of Ownership: der strukturierte Ansatz für die vollständigen Kosten des Kaufs und der Nutzung eines Guts über den gesamten Lebenszyklus, vom Preis der gesamten Transaktion bis zur Entsorgung, und die Verwendung der TCO in Beschaffungsentscheidungen, um die Lager-, Obsoleszenz- und Logistikkosten aufzudecken, die ein Katalogpreis verdeckt.