Project Canvas

Ziel

Der Project Canvas ist ein visuelles Werkzeug, das die Elemente eines Projekts auf einer Seite zusammenführt. Laut PMBOK Guide erfassen das Team und die Stakeholder darauf das Projekt auf einen Blick. Sie sehen, wie seine Elemente voneinander abhängen. Der Projektleiter sieht alle Aspekte auf einer Seite und erkennt Lücken früh. Die Beteiligten diskutieren über dasselbe Raster und teilen danach ein gemeinsames Verständnis der Ziele, des Umfangs und der Bestandteile des Projekts.

Der Canvas bereitet zwei Dokumente vor. Beim Start trägt er zusammen, was der Projektauftrag festhalten und der Auftraggeber unterzeichnen wird. In der Planung gibt er dem Team einen gemeinsamen Bezugspunkt, während das Team die Pläne der einzelnen Domänen zu einem Projektmanagementplan zusammenführt. Sein Liefergegenstand ist das ausgefüllte Raster.

Einsatz

Wann einsetzen

• Start eines Projekts oder einer Phase: auf einer Seite sammeln, was der Projektauftrag enthalten muss, bevor jemand ihn schreibt.
• Übergang in die Planung: die Pläne der einzelnen Domänen an derselben Seite messen, bevor das Team sie zusammenführt.
• Komplexes Projekt: Faktoren gleichzeitig sehen, die eine Folge von Dokumenten nacheinander zeigt.
• Stakeholder aus mehreren Abteilungen: ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Umfang erreichen, bevor jede Abteilung ihren Teil plant.
• Team an mehreren Standorten: das Raster während einer Videokonferenz auf einem geteilten Whiteboard ausfüllen.

Wann nicht einsetzen

• Geschäftsmodell beschreiben: Die Frage betrifft die Geschäftstätigkeit der Organisation. Verwenden Sie das Business Model Canvas.
• Begründung noch offen: Die Blöcke würden Meinungen sammeln. Erstellen Sie zuerst den Business Case.

Beschreibung

Die Blöcke

Abbildung 5-15 des PMBOK Guide zeigt einen Beispiel-Canvas mit fünfzehn Blöcken. Als üblichen Inhalt nennt der Text des Guide Ziele, Stakeholder, Liefergegenstände, Ressourcen, Risiken und den Terminplan. Der Guide legt die Liste der Blöcke nicht fest.

Für sieben Blöcke gibt die Abbildung eine Leitfrage zum Ausfüllen vor. Die Spalte "Was hineinkommt" übernimmt diese Fragen und ergänzt die acht übrigen.

Der Block Lessons Learned nimmt die Erkenntnisse auf, die andere Projekte bei ihrem Abschluss mit der Technik Lessons Learned festgehalten haben.

Wo der Canvas ansetzt

Der Canvas steht nie unter den Ergebnissen der beiden Prozesse. Er bereitet vor, was sie erzeugen.

Vereinbarungen sind eine Eingabe des Starts. Dazu zählt jedes Dokument und jeder Austausch, der die ursprünglichen Absichten des Projekts festhält: Vertrag, Vereinbarungsschreiben, Bestellung, E-Mail. Der Projektmanagementplan, den die Planung erzeugt, führt die Pläne aller Performance-Domänen zusammen.

Laut Guide läuft jeder dieser Prozesse einmal oder an bestimmten Punkten des Projektlebenszyklus. Beim Eintritt in eine neue Phase nimmt das Team deshalb den Canvas wieder auf, den es beim Start erstellt hat.

Den Canvas ausfüllen

Der PMBOK Guide legt weder Reihenfolge noch Dauer noch Format des Ausfüllens fest.

Von den Eingaben ausgehen. Beim Start liefert der Business Case den Zweck, das Ziel und die finanziellen Ressourcen. Die Vereinbarungen liefern, was mit einem Kunden oder einem Lieferanten vereinbart ist. In der Planung liefert der unterzeichnete Projektauftrag den Ausgangsinhalt der meisten Blöcke.

Team und Stakeholder zusammenbringen. Beide Prozesse nennen unter ihren Werkzeugen die Moderation, Besprechungen, das Interview, die Fokusgruppe und das Brainstorming. Mit diesen Techniken füllt das Team die Blöcke, die die Eingabedokumente leer lassen.

Die Moderation vergeben. Ein Moderator achtet auf die Zeit und auf die Reihenfolge der Blöcke. Der Autor des Business Case neigt dazu, sein Dokument zu verteidigen. Die Moderation übernimmt deshalb eine andere Person. Der Projektleiter schreibt seine Haftnotizen wie die anderen Beteiligten.

In Runden ausfüllen. Die Sitzung dauert vier Stunden. Der Moderator eröffnet sie in einer Viertelstunde mit dem leeren Raster und den Eingabedokumenten. Die erste Runde behandelt in 45 Minuten Zweck, Ziel und Genehmigungsanforderungen. Die zweite behandelt in 45 Minuten Umfang, Ausschlüsse, Annahmen und Einschränkungen. Nach einer Viertelstunde Pause behandelt die dritte in 30 Minuten Ressourcen, Team, Stakeholder und Benutzer. Die vierte behandelt in 45 Minuten Meilensteine, Phasen, Risiken und Lessons Learned. Die Gesamtdurchsicht belegt die letzten 45 Minuten. In jeder Runde schreibt jeder Beteiligte eine Haftnotiz je Element und klebt sie in den Block.

Für einen leeren oder strittigen Block eine offene Frage festhalten. Der Moderator schreibt in den Block eine offene Frage, ein Datum und den Namen der Person, die sie beantwortet. Das Team überträgt die Frage ins Annahmenprotokoll oder macht daraus eine Massnahme, die vor dem Schreiben des Projektauftrags abzuschliessen ist.

Den Canvas als Ganzes lesen. Die Gesamtdurchsicht bringt Lücken und Probleme früh ans Licht. Sind die Blöcke gefüllt, vergleicht das Team sie paarweise. Das Team klärt jeden Widerspruch, bevor es den Inhalt in den Projektauftrag überträgt.

Den Inhalt in die Ergebnisse übertragen. Noch am selben Tag fotografiert der Moderator die Wand oder exportiert das Whiteboard. Danach überträgt er das Raster Block für Block in Text. Beim Start übernimmt der Projektleiter diesen Inhalt in den Projektauftrag. Die Annahmen und Einschränkungen bilden die ersten Einträge des Annahmenprotokolls. Das Projekt führt das Protokoll bis zu seinem Abschluss nach. In der Planung zieht das Team den Canvas heran, wenn es den Projektmanagementplan zusammenführt.

Canvas, Projektauftrag und Business Model Canvas

Der Projektauftrag autorisiert das Projekt. Der Auftraggeber unterzeichnet ihn. Der Projektauftrag ernennt den Projektleiter und gibt ihm die Befugnis, Ressourcen der Organisation zu binden. Der Canvas autorisiert nichts. Er hat keinen Block für die Ausstiegskriterien und keinen für die Befugnisse von Projektleiter und Auftraggeber. Ein Team, das seinen Projektauftrag aus einem Canvas erstellt, ergänzt diese Elemente im Projektauftrag.

Das Business Model Canvas von Osterwalder und Pigneur beschreibt in neun Blöcken, wie eine Organisation Wert schafft, vermittelt und erfasst. Der Project Canvas beschreibt ein Projekt: was es liefert, mit welchen Ressourcen, bis wann. Beide teilen das einseitige Raster und das Ausfüllen in der Gruppe. Manchmal entsteht ein Projekt aus einem Business Model Canvas, wenn das Zielmodell eine Fähigkeit verlangt, die der Organisation fehlt. Der Project Canvas beschreibt dann das Projekt, das diese Fähigkeit aufbaut.

Fallen

Die erste Falle ist der Canvas, den eine einzige Person ausfüllt. Der Projektleiter füllt das Raster an seinem Schreibtisch aus und präsentiert es dann. Die Beteiligten haben über seinen Inhalt nicht diskutiert. Das gemeinsame Verständnis entsteht nicht. Der Projektleiter bringt seine Vorschläge auf einem separaten Blatt mit. Die Gruppe im Raum füllt das Raster aus.

Die zweite Falle ist der Block, der ohne Gesamtdurchsicht gefüllt wird. Jeder Beteiligte füllt den Block aus, den er kennt. Niemand vergleicht das Ziel mit den Ressourcen oder die Liefergegenstände mit den Ausschlüssen. Die Widersprüche landen im Projektauftrag und danach in den Plänen. Dort kostet ihre Korrektur mehr.

Die dritte Falle ist der überquellende Block. Der Block Liefergegenstände nimmt den Projektstrukturplan auf. Der Block Risiken nimmt ein vollständiges Register auf. Die Seite lässt sich nicht mehr auf einen Blick lesen. Das Detail gehört in die Umfangsbeschreibung, das Risikoregister und den Projektmanagementplan. Der Canvas behält davon eine Zeile je Element.

Die vierte Falle ist der Canvas, den das Team für eine Autorisierung hält. Das Team hängt das ausgefüllte Raster auf und tätigt Ausgaben. Niemand hat unterzeichnet. Niemand hat die Befugnisse des Projektleiters festgelegt. Der erste Entscheid landet bei einem Auftraggeber, der nichts genehmigt hat.

Die fünfte Falle ist die ungeprüft übernommene Vorlage. Nicht alle Canvas-Vorlagen im Internet haben die Blöcke der Abbildung 5-15. Das Team prüft, ob seine Vorlage abdeckt, was der Projektauftrag verlangen wird: ein messbares Ziel, Genehmigungsanforderungen, Ressourcen, Team.

KI-Überlegungen

Ein Sprachmodell bereitet die Sitzung vor. Es verteilt den Inhalt des Business Case und der Vereinbarungen auf die Blöcke: Zweck, Ziel, Beträge, genannte Parteien. Blöcke, die die Dokumente nicht füllen, lässt es leer. Ein fast vollständiges Raster lädt die Gruppe jedoch zum Genehmigen statt zum Diskutieren ein. Die Sitzung verliert dann das gemeinsame Verständnis, das sie erzeugen sollte. Die Vorausfüllung bleibt auf einem separaten Blatt. Die Gruppe füllt das Raster aus und vergleicht es danach mit dem Blatt.

Nach der Sitzung überträgt das Modell das Foto der Wand oder den Export des Whiteboards in einen nach Blöcken geordneten Text. Es liest Handschrift schlecht. Eine Haftnotiz, die auf zwei Blöcken klebt, ordnet es manchmal dem falschen zu. Ein Beteiligter vergleicht die Abschrift mit dem Foto.

Das Modell liest den Canvas auch als Ganzes. Es meldet eine Zahl, die von Block zu Block abweicht, einen Liefergegenstand ohne Anforderung oder einen Meilenstein ausserhalb jeder Phase. Es erkennt eine Person, die in den Genehmigungsanforderungen steht und unter den Stakeholdern fehlt. Das Team entscheidet über jede Meldung.

Die Grenzen liegen bei den Blöcken, die einen Entscheid tragen. Die Genehmigungsanforderungen, der Zeitanteil jedes Teammitglieds und die Behandlung der Risiken verpflichten Personen, die dafür einstehen. Ein Modell schlägt einen plausiblen Wert vor, ohne einen Grund für diese Wahl zu haben. Das Raster enthält zudem Namen, Beschäftigungsgrade und Beträge. Es geht nur an ein KI-Werkzeug, das die Organisation zugelassen hat.

Beispiele

Ein Betreibungsamt legt seine zwei Standorte zusammen, bevor der Mietvertrag seiner Aussenstelle ausläuft. Jeder Beteiligte hat den Block ausgefüllt, den er kennt.

Der Amtsvorsteher hat 45 Mitarbeitende ins Ziel geschrieben. Der Immobiliendienst hat 38 Arbeitsplätze in die Ressourcen geschrieben. Jeder hatte in seinem Block recht. Die Gesamtdurchsicht zeigt die sieben fehlenden Arbeitsplätze, bevor jemand den Projektauftrag schreibt. Die Sitzung wählt zwischen geteilten Arbeitsplätzen, einem angepassten Ziel und einem zusätzlichen Raum. Der Projektauftrag übernimmt ihre Wahl.

Visualisierungen

Der Canvas des Betreibungsamts zeigt ein ausgefülltes Raster und die Lücke, die seine Gesamtdurchsicht aufdeckt. Eine Abbildung ordnet den Canvas unter die Werkzeuge der beiden Governance-Prozesse ein. Drei Tabellen zeigen die Blöcke, die zu vergleichenden Paare und die Abgrenzung zum Projektauftrag und zum Business Model Canvas.

Aufwand

Werkzeuge

Wand und Haftnotizen eignen sich für eine Sitzung im Raum. Das Team zeichnet das Raster mit Filzstift auf ein Whiteboard oder auf Packpapier.

Ein geteiltes Whiteboard (Miro, Mural) trägt dasselbe Raster für ein verteiltes Team. Sein Export wird zur ersten schriftlichen Fassung des Canvas.

Eine einseitige Dokumentvorlage (Textverarbeitung, Präsentation, Team-Wiki) hält die bereinigte Fassung fest. Das Team zieht sie in der Planung heran.

Quellen

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 8. Auflage, Project Management Institute: Section 5 Tools and Techniques, Eintrag "Project canvas" und Abbildung 5-15 für die Definition, die Blöcke und die Wirkungen des Canvas; §2.1.6.1 Initiate Project or Phase und Abbildung 2-3, §2.1.6.2 Integrate and Align Project Plans und Abbildung 2-4 für Eingaben, Werkzeuge und Ergebnisse der beiden Prozesse; Section 4 Inputs and Outputs, Einträge "Agreements" und "Assumption log".