Lieferantenbewertung

Zweck

Die Lieferantenbewertung beantwortet eine präzise Frage, nämlich welcher der Kandidaten den Bedarf am besten deckt, sobald dessen Anforderungen benannt und gewichtet sind, und sie beantwortet sie vor der Bindung, solange die Wahl noch offen und umkehrbar ist. Sie kommt zum Zug, wenn eine Lösung entworfen, erstellt, ausgerollt, gewartet oder ausgelagert wird und wo der Make-or-Buy-Entscheid zum Kauf neigt. Einen Teil der Lösung an einen Dritten zu übergeben, verlagert ein Risiko nach aussen, ohne es zu beseitigen: Der Anbieter muss liefern können, ein Serviceniveau über die Zeit halten, solvent bleiben, seine qualifizierten Mitarbeitenden behalten und die ihm anvertrauten Daten schützen.

Das zentrale Ergebnis ist eine gewichtete Bewertungsmatrix, welche die Bewertungskriterien mit den Kandidatenanbietern kreuzt und deren jede Spalte in einem gewichteten Total mündet. Um sie herum machen vier Bestandteile den Entscheid vertretbar: die schriftliche Definition der Kriterien und ihrer Gewichte, die sagt, wonach beurteilt wird und was am meisten zählt; das Protokoll der Vorauswahl, das festhält, welche Kandidaten ausgeschieden wurden und weshalb; das Journal der Belege und Due-Diligence-Feststellungen je Kriterium; und die Empfehlung samt ihrer Sensitivitätsanalyse. Unter einer formellen Ausschreibung ist dieses Ganze der Prüfpfad, der den Zuschlag rechtfertigt.

Der Wert der Technik liegt darin, ein Urteil explizit zu machen, das ohnehin gefällt wird. Die gewählten Kriterien, die ihnen zugemessene relative Bedeutung und die jedem Anbieter gegenübergestellte Bewertung sind drei Entscheidungen, und die Matrix stellt sie, solange sie noch strittig sind. Sie erhöht die Wahrscheinlichkeit einer dauerhaften Beziehung mit einem verlässlichen und passenden Anbieter. Sie beseitigt nicht das Risiko eines Scheiterns, während sich die Partnerschaft entwickelt, und ihr Anteil an Subjektivität kann das Ergebnis verzerren, wenn die Kriterien nach Gefühl bewertet werden.

Anwendung

Wann einzusetzen

• Komponente an einen Dritten übergeben: Standardsoftware, SaaS oder ausgelagerter Betrieb, die Leistungsfähigkeit des Anbieters bestimmt die Lösung.
• Schwerwiegender oder schwer umkehrbarer Entscheid: hohe Ausgabe, langer Vertrag, tiefe Integration oder eine für die Lösung kritische Komponente.
• Mehrere Kandidaten zu ordnen: Angebote auf einer gemeinsamen Matrix vergleichen oder einen Alleinanbieter eine Leistungsschwelle überschreiten lassen.
• Vertrauliche Daten dem Anbieter übergeben: Er wird Personendaten hosten, Kontinuität und Konformität werden zu gewichteten Kriterien.
• Formelle Ausschreibung: RFI, RFP oder öffentliches Beschaffungswesen, der Zuschlag muss auf einer objektiven und nachvollziehbaren Grundlage beruhen.

Wann nicht einzusetzen

• Geringfügiger Standardeinkauf: Die Bewertung kostet mehr als der Entscheid, auf Preis und Verfügbarkeit kaufen und den Aufwand für strategische oder Engpass-Einkäufe aufsparen.
• Vorgegebener oder einziger Anbieter: Regulierung, Rahmenvertrag oder einziger tragfähiger Anbieter, es gibt nichts zu vergleichen, stattdessen das Risiko mit der Entscheidungsanalyse strukturieren.
• Wahl zwischen internen Optionen: Der Make-or-Buy-Entscheid ist auf «erstellen» gefallen, die Varianten mit der Entscheidungsmatrix bewerten, es gibt keinen Anbieter zu bewerten.

Beschreibung

Die Tiefe der Bewertung richtet sich nach dem Einsatz des Einkaufs. Ein austauschbares Verbrauchsgut verdient nicht dieselbe Sorgfalt wie ein Produkt, das während fünf Jahren Personendaten hostet. Zwei Dimensionen verorten den Einkauf: das Beschaffungsrisiko, also die Schwierigkeit, den Anbieter zu finden und zu ersetzen, und die Ergebniswirkung, also die Ausgabe und die Kritikalität der Komponente. Ein Einkauf mit hoher Wirkung und hohem Risiko rechtfertigt die vollständige Bewertung; ein Einkauf mit geringer Wirkung und geringem Risiko wird über den Preis abgewickelt. Den Einkauf auf diesen beiden Achsen zu verorten, ist der erste Entscheid, jener, der sagt, ob die Technik ihren Aufwand wert ist.

Den Entscheid rahmen und vorauswählen

Zunächst benennt man, was gekauft wird, die Make-or-Buy-Prämisse und die Liste der Kandidaten. Eine lange Liste wird durch eine binäre Vorauswahl auf den nicht verhandelbaren Kriterien zu einer kurzen: gehaltene Zertifizierung, Hosting-Gerichtsbarkeit, Mindestmass an finanzieller Solidität. Die Vorauswahl entfernt die nicht infrage kommenden Kandidaten vor der Bewertung, die der teure Teil ist. Sie zu überspringen bedeutet, Anbieter im Detail zu bewerten, die von vornherein an einer ausschliessenden Anforderung scheiterten.

Die Kriterien definieren und gewichten

Die Kriterien leiten sich aus fünf Familien ab, die BABOK beschreibt, und aus den nichtfunktionalen Anforderungen, die der Lösung eigen sind, insbesondere den erwarteten Serviceniveaus. Wissen und Fachkompetenz decken die Fähigkeit ab, die dem Unternehmen intern fehlt. Lizenzen und Preisgestaltung tragen die Kosten, zu analysieren anhand von Nutzungsszenarien statt am Listenpreis. Die Marktposition misst die Beständigkeit und die Passung zwischen dem Profil der Organisation und der Kundschaft des Anbieters. Die Vertragsbedingungen decken das geistige Eigentum, die Haftung für die anvertrauten Daten, den Aktualisierungsplan und das Risiko eines Lock-in beim Ausstieg ab. Erfahrung, Reputation und Stabilität decken die Referenzen, die Konformität mit externen Qualitäts- oder Sicherheitsnormen und die Garantien gegen eine finanzielle Schwierigkeit des Anbieters ab. Man behält fünf bis acht gewichtete Kriterien: bei mehr davon verwässert sich die Gewichtung und jedes Gewicht hört auf, ins Gewicht zu fallen. Jedes Kriterium erhält eine messbare Beschreibung, ohne die zwei bewertende Personen dasselbe Angebot unterschiedlich bewerten und die Matrix Rauschen aggregiert.

Die Gewichtung verteilt die Bedeutung, etwa mit Gewichten, die sich zu 1.00 summieren. Das ist das strategische Gespräch der Übung, jenes, das verschlüsselt, was die Organisation wirklich schätzt. Es wird geführt, bevor die Bewertungen gesehen werden, in der Sitzung und offen, dann wird es fixiert. Die Gewichte nachträglich festzulegen, um den bereits bevorzugten Anbieter wiederzufinden, ist die häufigste Verzerrung der Technik, und das einzige Gegenmittel ist die Reihenfolge der Schritte: zuerst die Gewichte, dann die Bewertungen.

Die Belege zusammentragen und bewerten

Jedes Kriterium knüpft an eine Belegquelle an. Antworten auf das RFI oder das RFP, Kundenreferenzen, Due-Diligence-Feststellungen, Jahresabschlüsse, Zertifizierungsnachweise, eine Demonstration oder ein Proof of Concept, ein Standortbesuch speisen die Bewertung. Jeder Anbieter wird auf jedem Kriterium nach einer festgelegten Skala bewertet, etwa von 1 bis 5, idealerweise durch mehr als eine bewertende Person, um die individuelle Verzerrung abzustumpfen, wobei die Abweichungen anschliessend abgeglichen werden. Bei der Familie der Lizenzen bewertet man die Gesamtbetriebskosten, Lizenz plus Umsetzung plus Integration plus Betrieb plus Ausstieg: ein auf dem Papier günstiges Lizenzmodell kippt oft, sobald das reale Nutzungsszenario angewendet wird. Für einen Schweizer Käufer, der Personendaten anvertraut, sind die Hosting-Gerichtsbarkeit und die Konformität mit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) bewertete und gewichtete Kriterien, oft stark.

Aggregieren, lesen und entscheiden

Die gewichtete Bewertung einer Zelle ist das Gewicht mal die Bewertung; das gewichtete Total eines Anbieters ist die Summe seiner Spalte. Dieses Total ordnet die Kandidaten, aber man liest die Matrix, man gehorcht ihr nicht. Ein Anbieter kann im Total an der Spitze stehen und an einer Anforderung scheitern, die man als unerlässlich gesetzt hatte: Die Vorauswahl hätte ihn ausscheiden müssen, und wenn sie es nicht getan hat, kauft das Total den Verstoss nicht frei. Eine Abweichung von wenigen Hundertsteln zwischen zwei Totalen ist nicht ausschlaggebend, wenn sie auf subjektiven Bewertungen beruht; man prüft sie mit einer Sensitivitätsanalyse, indem man die strittigsten Gewichte um eine Stufe verschiebt, um zu sehen, ob die Rangfolge hält. Kippt sie, ist der Entscheid knapp und wird an einem Kriterium ausserhalb der Matrix gefällt. Schliesslich dokumentiert man die Empfehlung und ihre Begründung, denn die Bewertung immunisiert nicht gegen ein späteres Versagen: Sie wird wiederholt, wenn sich die Beziehung entwickelt, eine Neubewertung, die die Norm ISO 9001 im Übrigen in die Steuerung der externen Anbieter einschreibt.

Der Rechenkern ist eine gewichtete Entscheidungsmatrix

Die Bewertungsmatrix einer Lieferantenbewertung ist eine Entscheidungsmatrix, deren Optionen Anbieter und deren gewichtete Kriterien die Bewertungsdimensionen sind. Die Entscheidungsmatrix hält die allgemeine Methode, Kriterien, Gewichte, Bewertungen und gewichtete Summen; die Lieferantenbewertung ist diese Methode, spezialisiert auf das Beschaffungsproblem, mit den fünf Familien als Kriteriengerüst und den Belegen einer Ausschreibung als Eingaben. Das Ganze fügt sich in die Entscheidungsanalyse ein, das Vorgehen, das einen Entscheid rahmt, die Alternativen definiert, sie bewertet und unter Unsicherheit abwägt. Wenn der Anbieter vorgegeben ist und es keine Matrix zu füllen gibt, strukturiert dieses Vorgehen weiterhin das Risiko und die Verhandlungsposition um die feststehende Wahl.

Die Technik durchlaufen

1. Den Einkauf rahmen und seinen Einsatz verorten, um zu entscheiden, ob die vollständige Bewertung gerechtfertigt ist oder der Einkauf über den Preis abgewickelt wird.
2. Auf den ausschliessenden Kriterien vorauswählen, Zertifizierung, Gerichtsbarkeit, finanzielle Untergrenze, damit nur infrage kommende Kandidaten bewertet werden.
3. Fünf bis acht gewichtete Kriterien definieren, abgeleitet aus den fünf Familien und den Serviceniveaus, jedes mit einer messbaren Beschreibung.
4. Gewichten, bevor die Bewertungen gesehen werden, in der Sitzung und offen, dann die Gewichte fixieren.
5. Die Belege zusammentragen, RFP-Antworten, Referenzen, Due Diligence, Jahresabschlüsse, Zertifizierungen, Demonstration.
6. Jeden Anbieter auf jedem Kriterium bewerten, mit mehreren Bewertenden, und die Abweichungen abgleichen.
7. Aggregieren, die Sensitivität durchspielen und dokumentieren, die Empfehlung mit ihrem Prüfpfad.

KI-Überlegungen

Der erste nützliche Einsatz ist die Vorbereitung der Kriterien und die Auswertung der Angebote. Ein Sprachmodell, dem man ein Pflichtenheft und die nichtfunktionalen Anforderungen gibt, schlägt eine Liste von Kandidatenkriterien vor und erkennt Überschneidungen, jene zwei Kriterien, die im Grunde dasselbe messen und, belassen, ein Anliegen doppelt zählen würden. Vor umfangreichen RFP-Antworten extrahiert es je Kriterium, was jeder Anbieter erklärt, und richtet die Aussagen in einem ersten Durchgang der Matrix aus, den die Bewertenden dann nur noch anfechten müssen. Es beschleunigt auch die dokumentarische Due Diligence: einen Finanzbericht zusammenfassen, öffentliche Referenzen aggregieren, die zu prüfenden Zertifizierungen melden.

Die Arithmetik und die Sensitivität sind das lohnendste Feld. Die gewichteten Totale neu berechnen, eine Spanne von Gewichten durchfahren, melden, wo die Rangfolge fragil ist, die Kohärenz der Bewertungen halten, wenn sich eine Bewertung ändert, all das ist Rechnen, das die Maschine fehlerfrei erledigt, wo ein Raum eine zwanzigzeilige Matrix falsch nachrechnet.

Was die KI nicht tut, betrifft das, was die Technik überhaupt bestehen lässt. Sie legt die Gewichte nicht fest: Sie sind das Werturteil der Anspruchsgruppen, und es zu automatisieren beseitigt genau das Eine, das die Matrix explizit machen soll. Sie überprüft nicht, ob die Aussage eines Anbieters wahr ist: Eine in einer RFP-Antwort erklärte Zertifizierung wird an ihrer Quelle kontrolliert. Sie beurteilt nicht das Vertrauen oder die Passung einer langfristigen Beziehung, die sich in Referenzen und direktem Kontakt lesen. Schliesslich enthält eine Anbieter-Bewertungsmatrix vertrauliche Geschäftsdaten, mitunter vertraglich geschützt, und mitunter die Personendaten des Käufers selbst: Sie wird nicht in einen unkontrollierten öffentlichen Dienst gelegt, sondern in ein Werkzeug, dessen Datenverarbeitung das revDSG einhält.

Beispiele

Eine kantonale Verwaltung in der französischsprachigen Schweiz wählt eine SaaS-Lösung zur elektronischen Dokumentenverwaltung aus, die Personendaten hosten wird, unter drei vorausgewählten Angeboten. Sechs nach Familien gruppierte Kriterien, Gewichte, die sich zu 1.00 summieren, Bewertungen von 1 bis 5.

Das Konzept, das die Matrix sichtbar macht, ist, dass ein gewinnendes Total nicht davon entbindet, die Spalte zu lesen. B dominiert das gewichtete Total, und doch erhält es die tiefste Bewertung bei der Reversibilität (2): Wäre die Datenportabilität bei der Vorauswahl als ausschliessende Schwelle gesetzt worden, wäre B trotz seines ersten Rangs ausgeschieden. Der Abstand zwischen B und A beträgt nur 0.12, eine Spanne, die Bewertungen von 1 bis 5 nicht mit Sicherheit tragen. Die Sensitivitätsanalyse bestätigt es: Da die Lösung Personendaten hostet, ist es legitim, die Konformität stärker zu gewichten. Verschiebt man acht Hundertstel Gewicht von der Funktionalität zur revDSG-Konformität, steigt A auf 4.00 und B fällt auf 3.88, und die Rangfolge kehrt sich um. Die Matrix hat also keinen klaren Sieger benannt, sie hat gezeigt, dass sich die Wahl an der dem Datenschutz beigemessenen Bedeutung entscheidet, und sie gibt diese Frage an die entscheidende Person zurück.

Visualisierungen

Die Bewertungsmatrix besteht aus Zeilen und Spalten: das Ergebnis ist die Tabelle selbst. Sie in HTML statt als Bild zu führen, hat praktische Folgen: Die Totale berechnen sich neu, wenn sich eine Bewertung ändert, die Matrix bleibt beim Zoomen und für einen Screenreader lesbar, und der führende Anbieter hebt sich im Spaltenfuss für das Auge ab. Zwei Konventionen machen sie lesbar. Die Gewichte stehen im Klartext neben jedem Kriterium, da sie das Werturteil tragen und eine Matrix, die sie verbirgt, sich nicht überprüfen lässt. Der gewichtete Beitrag erscheint unter jeder Bewertung, sodass die lesende Person sieht, woher das Total kommt, ohne es neu zu berechnen.

Der vorgelagerte Entscheid, ob die vollständige Bewertung ihren Aufwand wert ist, lässt sich besser zeichnen als tabellieren, weil er eine Position in einem zweidimensionalen Raum ist statt ein Wert in einer Zelle. Ein Quadrant, der das Beschaffungsrisiko mit der Ergebniswirkung kreuzt, verortet den Einkauf und zeigt an, wann die aufwendige Bewertung gerechtfertigt ist: strategische und Engpass-Einkäufe verdienen sie, unkritische Einkäufe werden über den Preis abgewickelt.

Aufwand

Werkzeuge

Die Tabellenkalkulation ist die ehrliche und ausreichende Wahl für die meisten Fälle. Die gewichteten Totale sind Formeln, die Sensitivität erfolgt durch das Ändern einer Gewichtszelle, um die Rangfolge vor den Augen neu berechnen zu sehen, und eine bedingte Formatierung färbt den führenden Anbieter. Sie hält die Matrix überprüfbar und wiederholbar, was das Wesentliche ist, wenn der Zuschlag begründet werden muss.

E-Sourcing- und Ausschreibungsplattformen, von E-Procurement-Suiten bis zu Portalen des öffentlichen Beschaffungswesens wie simap.ch für einen öffentlichen Schweizer Käufer, übernehmen, wenn das Verfahren formell ist, die Kandidaten zahlreich sind oder der Prüfpfad belastbar sein muss. Sie verteilen das RFP, sammeln die Antworten in vergleichbarer Form und versehen jeden Austausch mit einem Zeitstempel. Dienste für Lieferantenauskünfte, Finanzdaten, Zertifizierungsregister, Sicherheitsratings, speisen die Kriterien für Stabilität und Sicherheit mit Belegen, die vom Wort des Kandidaten unabhängig sind.

Für den Workshop zur Definition der Kriterien und Gewichte bleibt ein Whiteboard, physisch oder geteilt, der beste Träger: Man schreibt die Kriterien auf, verteilt die Punkte vor aller Augen und fixiert, bevor man zu den Bewertungen übergeht. Das Anti-Werkzeug ist die vom Anbieter selbst gelieferte Bewertungstabelle, die die Kriterien gewichtet, bei denen sein Angebot stark ist, und eine kommerzielle Präferenz als Bewertung ausgibt.

Quellen

• IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, §10.49 Vendor Assessment: der Zweck der Technik, die fünf Familien von Bewertungskriterien, die Formalitätsstufen der Ausschreibung von der informellen bis zum RFP und die anerkannten Stärken und Grenzen, darunter der ressourcenintensive Charakter und das Risiko der Verzerrung durch Subjektivität.
• ISO, ISO 9001:2015, Ziffer 8.4 Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen: die Auswahl, Bewertung und Neubewertung externer Anbieter nach definierten Kriterien.
• Peter Kraljic, Purchasing Must Become Supply Management, Harvard Business Review, 1983: die Beschaffungsmatrix, die Beschaffungsrisiko und Ergebniswirkung kreuzt und verortet, wann eine vollständige Bewertung gerechtfertigt ist.
• PMI, PMBOK Guide, Kriterien für die Lieferantenauswahl und System zur Gewichtung der Angebote: die den Scoring-Kern in der etablierten Beschaffungspraxis verankern.