Elizitation

Ziel

Die Elizitation dient dazu, die Information zu beschaffen, welche die Analyse verwenden wird, und ihr erster Entscheid betrifft die Herkunft dieser Information: woher sie kommt und zu welchem Preis. Drei Wege stehen offen. Sie unterscheiden sich in den Kosten, in der Frist und in dem, was sie nicht beschaffen können, und die Wahl wird bei jeder offenen Frage neu getroffen.

Das Ergebnis ist der Elizitation-Plan, im BABOK der Elicitation Activity Plan: für jede Aktivität ihr Umfang, die gewählten Techniken, die Logistik und das unterstützende Material. Er trägt drei Entscheide, die teuer werden, sobald sie unausgesprochen bleiben: welche Fragen sich ohne Beanspruchung anderer klären lassen, welche eine Sitzung verlangen und zu welchem Preis, welche erst nach einem Versuch eine Antwort haben. Dieser Plan steuert danach die Durchführung.

Einsatz

Wann einsetzen

• Uneinheitliche Quellen: Menschen, Unterlagen und Systeme halten je einen Teil der Antwort.
• Widersprüchliche Feststellungen: ein zweiter Typ entscheidet durch Abgleich, was ein einzelner offenlässt.
• Information, die es noch nirgends gibt: eine Nutzungspräferenz, die tatsächliche Dauer eines Verarbeitungsschritts, eine Abbruchquote.
• Verstreute oder kaum verfügbare Stakeholder: die Recherche kommt ohne sie voran und verkleinert, was ihnen noch zu stellen bleibt.
• Ausgeprägte Hierarchie, geringe psychologische Sicherheit: Recherche und Beobachtung beschaffen, was eine Gruppensitzung nicht hergibt.
• Regulierte Domäne: der massgebende Text wird gelesen, bevor er in einer Sitzung diskutiert wird.
• Zu verteidigendes Elizitation-Budget: der Plan beziffert Logistik, Material und die Zeit der Stakeholder.

Wann nicht einsetzen

• Information bereits elizitiert, bestätigt und weiterhin gültig: eine Aktivität erneut zu starten liefert dieselbe Antwort zum vollen Preis, das Ergebnis und seine Nachvollziehbarkeit übernehmen.
• Uneinigkeit über eine Priorität: keine zusätzliche Information verkleinert den Abstand, weiter zur Priorisierung oder zur Verhandlung.

Beschreibung

Die drei Typen

Die kollaborative Elizitation zieht ihre Information aus der direkten Interaktion mit den Stakeholdern, und das BABOK nennt sie auch moderierte Elizitation. Was sie einkauft, ist das Urteil: eine Person erklärt, warum eine Regel besteht, entscheidet zwischen zwei Bedürfnissen, reagiert auf einen Vorschlag. Was sie kostet, ist die Zeit der anderen, die Wochen im Voraus reserviert wird. Sie ist der Typ, der am stärksten auf die Kultur der Organisation anspricht.

Die Recherche entdeckt und studiert systematisch die Information, die in Materialien oder Quellen steckt, welche die am Wandel beteiligten Stakeholder nicht unmittelbar kennen. Diese Stakeholder können daran mitwirken, indem sie einen Zugang öffnen oder die Lektüre lenken. Die Auswertung historischer Daten hat hier ihren Platz, um Tendenzen oder frühere Ergebnisse herauszuarbeiten. Ihre für die Planung nützlichste Eigenschaft liegt anderswo: sie wird allein durchgeführt. Das BABOK sagt es zur Vorbereitung, eine Elizitation über Recherche oder Erkundung kann eine Alleinarbeit der Business Analystin sein und keine Vorbereitung durch andere Stakeholder erfordern.

Das Experiment ermittelt über einen kontrollierten Versuch eine Information, die weder Personen noch Unterlagen tragen, weil sie niemand kennt: die tatsächliche Präferenz einer Nutzerin zwischen zwei Bildschirmanordnungen, die tatsächliche Dauer eines Verarbeitungsschritts, die Abbruchquote eines Formulars. Das BABOK ordnet Beobachtungsstudien, Machbarkeitsnachweise und Prototypen diesem Typ zu. Seine Planungsbedingung betrifft das Material: setzt der Versuch ungewohnte Werkzeuge, Geräte oder Verfahren voraus, kann zusätzliche Planung nötig werden, was eine Bestellung und eine einzuhaltende Beschaffungsfrist bedeutet.

Den Typ wählen

Das BABOK zählt die Parameter auf, die über die Wahl einer Elizitation-Technik entscheiden: die Kosten- und Fristvorgaben, die Art der Informationsquelle und den verfügbaren Zugang, die Kultur der Organisation, das erwartete Ergebnis der Aktivität, schliesslich die Bedürfnisse der Stakeholder, ihre Verfügbarkeit und ihren Standort, ob sie an einem Ort versammelt oder verstreut sind. In der Praxis entscheiden drei davon nahezu jeden Fall.

Der erste ist der Zugang, eine Arbeit für sich: Rechte an einer Dokumentenablage, ein Export aus einem System, eine Rechtsgrundlage, sobald Personendaten im Spiel sind, die Agenda einer Führungskraft, die sechs Wochen im Voraus belegt ist. Viele Pläne wählen den Workshop als Standard, weil der Zugang zu den Unterlagen nie verlangt wurde.

Der zweite ist die Art der Frage. Eine Frage, deren Antwort irgendwo bereits existiert, gehört zur Recherche. Eine Frage, deren Antwort im Kopf einer Person steckt, gehört zum kollaborativen Typ. Eine Frage, deren Antwort noch nicht existiert, gehört zum Experiment. Diese Sortierung Frage für Frage ist die Arbeit der Planung. Sie falsch vorzunehmen lässt aus einem Dokument ein Verhalten ableiten, das nur ein Versuch belegt hätte.

Der dritte ist die Kultur. Wo es kostet, einer vorgesetzten Person öffentlich zu widersprechen, sammelt eine kollaborative Sitzung die Meinung der ranghöchsten Person und das Schweigen der übrigen ein. Recherche, Beobachtung und anonymer Fragebogen beschaffen dann, was der Raum nicht hergibt, und das Einzelinterview bleibt das einzige praktikable kollaborative Format.

Die drei mischen

Eine Elizitation-Aktivität setzt eine oder mehrere Techniken ein, um in ihrem Umfang das erwartete Ergebnis zu erzeugen, und in den meisten Fällen setzt sie mehrere ein. Die Recherche kommt zuerst, weil sie niemanden beansprucht und alles Folgende verkürzt: man tritt mit bereits formulierten und an ihre Quelle gebundenen Fragen in die Sitzung. Der kollaborative Typ kommt danach, für das, was das Geschriebene offenlässt: die Gründe, die Abwägungen und die Fälle, die nirgends stehen. Das Experiment kommt zuletzt oder parallel, für das, was weder Personen noch Unterlagen liefern können.

Diese Reihenfolge kehrt sich ebenso gut um. Ein im Workshop gezeigter Papierprototyp ist ein Experiment innerhalb einer kollaborativen Sitzung, und eine breite Umfrage rahmt die Interviews, die folgen werden. Worauf es ankommt, ist, dass die Mischung entschieden und aufgeschrieben ist, Zeile für Zeile.

Die Mischung dient schliesslich dem Abgleich. Zwei Typen zum selben Gegenstand kontrollieren einander: was ein Verantwortlicher im Interview beschreibt und was das Reglement vorschreibt, gehen regelmässig auseinander, und die Abweichung ist selbst ein Ergebnis, festzuhalten und bis zu jener Instanz zu tragen, die darüber entscheidet.

Der Elizitation-Plan

Die Logistik nennt Personen, Zeitpunkt, Ort und Dauer sowie die Moderation und die Protokollführung. Der Umfang ist die offene Frage, welche die Aktivität beantworten soll, vor der Sitzung aufgeschrieben. Die gewählten Techniken werden mit dem Typ benannt, zu dem sie gehören, was einen Plan sichtbar macht, der ganz auf einem einzigen Typ ruht. Das unterstützende Material deckt die vorab zu lesenden Unterlagen, die Datensätze, die Entwürfe und die Versuchsausrüstung ab. Wo der Versuch ungewohnte Werkzeuge voraussetzt, trägt dieser Posten eine Beschaffungsfrist, die zum Terminplan des Projekts gehört. Eine einzelne Frage an eine einzelne Quelle kommt ohne diesen Apparat aus: sie zu stellen und die Antwort mit ihrer Quelle festzuhalten kostet weniger, als eine geplante Aktivität aufzusetzen.

Die Vorbereitung der Stakeholder schliesst den Plan ab. Wo eine Recherche-Aktivität keine Vorbereitung von Dritten verlangt, verlangt eine kollaborative Elizitation, die Teilnehmenden über den Zweck der Sitzung, über die Erwartungen an sie und über ihre Pflichtlektüre zu informieren. Eine Sitzung, deren Teilnehmende das Thema beim Eintreten entdecken, erzeugt eine erste Fassung ihres Denkens, die nachzuarbeiten sein wird.

Die Ergebnisse bestätigen

Die Ergebnisse verlassen die Aktivität unbestätigt, und ihre Bestätigung ist eine eigene Aufgabe mit eigenem Produkt. Die elizitierte Information wird ihrer Quelle und den übrigen Ergebnissen gegenübergestellt, um Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor auf dieser Grundlage Mittel gebunden werden. Das BABOK fügt eine Präzisierung an: die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern kann nötig sein, um sicherzustellen, dass ihre Beiträge richtig erfasst wurden und dass sie den Ergebnissen einer nicht moderierten Elizitation zustimmen. Ein durch Recherche oder Experiment gewonnenes Ergebnis verlangt deshalb eine ausdrückliche Rückmeldung an die betroffenen Personen.

Was eine Elizitation scheitern lässt

Ein einziger Typ für alles

Der Workshop wird zum Universalinstrument, und die Zeit der Stakeholder wird an Fragen verbraucht, deren Antwort geschrieben stand. Der Spiegelfall besteht und fällt weniger auf: eine Analyse, welche die Unterlagen nie verlässt, liefert den dokumentierten Zustand einer Organisation dort, wo der gelebte Zustand davon abweicht, und die Lücke zwischen beiden ist regelmässig die nützlichste Feststellung der Untersuchung.

Eine Aktivität ohne aufgeschriebene offene Frage

Die Sitzung erzeugt dann ein Gespräch und die Recherche eine Bibliografie. Der aufgeschriebene Umfang ist es, was erlaubt, eine Sitzung zu schliessen und ein Dokument nicht zu lesen.

Das Ergebnis für eine Anforderung gehalten

Was ein Stakeholder sagt, ist ein Elizitation-Ergebnis. Zur Anforderung wird es nach Analyse und Bestätigung. Diesen Schritt zu überspringen schleust als Bedürfnisse verkleidete Lösungen in den Backlog, die ein Quartal später niemand mehr einem Besteller oder einem Grund zuordnen kann.

Der Versuch ohne Hypothese und ohne Entscheidungskriterium

Ein Prototyp, der "einfach zum Schauen" gezeigt wird, sammelt Meinungen ein, was kollaborative Elizitation in einer teuren Verkleidung ist. Ein Prototyp, der gezeigt wird, um zwischen zwei Anordnungen zu entscheiden, mit vor dem Versuch aufgeschriebenem Erfolgskriterium, erzeugt eine Information, die nichts anderes erzeugt hätte.

Die auf das Ende verschobene Bestätigung

Je länger die Frist wird, desto weniger erinnert sich der Stakeholder an den Kontext seiner Antwort und desto teurer wird die Korrektur. Eine Bestätigung, die der Aktivität um wenige Tage folgt, erledigt sich in einer Sitzung; dieselbe Bestätigung sechs Monate später öffnet die Elizitation neu.

Die Techniken der drei Typen

Die Liste der Techniken, die das BABOK zur Durchführung der Elizitation nennt, greift über das Wissensgebiet hinaus: sie führt Modellierungstechniken auf, die anderswo beheimatet sind und dazu dienen, die Information zu beschaffen, bevor sie spezifiziert wird. Sie wird vollständig mit den vier Elizitation-Techniken der Agile Extension übernommen und nach dem Mechanismus, der die Information erzeugt, auf die drei Typen verteilt. Der Leitfaden selbst nimmt diese Einteilung nicht vor, ausser dort, wo er eine Technik in der Definition eines Typs nennt.

Kollaborativ

Die vier Techniken der Agile Extension fallen alle in den kollaborativen Typ. Jede ist eine Sitzung, die Menschen um ein gemeinsames Artefakt versammelt und auf ihrem Urteil beruht.

Recherche

Die Umfrage diesem Typ zuzuordnen ist unsere Lesart. Sie erfüllt das Kriterium der Recherche nicht, denn wer antwortet, sind die Stakeholder selbst. Was sie diesem Typ zuordnet, liegt in der Planung: sie wird ohne Moderation durchgeführt, eine Unterscheidung, die der Leitfaden selbst trifft, wenn es von den Ergebnissen einer nicht moderierten Elizitation spricht, und sie belegt niemandes Agenda.

Experiment

Das Wissensgebiet Elizitation und Zusammenarbeit versammelt weitere Techniken, denn es deckt auch die Vorbereitung der Elizitation, die Bestätigung der Ergebnisse und die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern ab, die von der Durchführung getrennte Aufgaben sind. Umgekehrt gehören sechs der Techniken dieser Liste zuerst einem anderen Wissensgebiet an. Die vier Techniken der Agile Extension gehören ihrerseits zu einem anderen Rahmenwerk.

KI-Überlegungen

Die künstliche Intelligenz verschiebt die relativen Kosten der drei Typen, was die Fragen zwischen ihnen neu verteilt.

Die Recherche ist der Typ, den die Sprachmodelle am stärksten verändern. Ein grosses Korpus zu sichten, daraus die Stellen zum gesetzten Thema herauszuziehen und Widersprüche zwischen zwei Dokumenten zu melden, kostete Tage und kostet Stunden. Fragen, die man mangels Lesezeit in einen Workshop getragen hätte, lassen sich dann über die Recherche behandeln, und die Zeit der Stakeholder bleibt dem vorbehalten, was nur sie wissen. Im Gegenzug liest ein Modell jedes Dokument, als sagte es die Wahrheit, und ein Zitat, das es erzeugt, wird an der Quelle nachgeprüft.

Der kollaborative Typ gewinnt in der Vorbereitung und in der Auswertung. Ein Modell verfasst einen Interviewleitfaden aus dem bereits gelesenen Dossier, transkribiert eine Sitzung, zieht daraus ein strukturiertes Protokoll und gruppiert die freien Antworten einer Umfrage nach Thema. Was es nicht tut, entscheidet oft über das Ergebnis: das Zögern einer teilnehmenden Person wahrzunehmen, das Verstummen der Person mit der Antwort zu bemerken und zu entscheiden, eine Frage nicht vor der vorgesetzten Person dessen zu stellen, der sie beantworten müsste.

Das Experiment gewinnt vor allem beim Material. Ein klickbarer Entwurf entsteht in einer Stunde, was die Schwelle für einen lohnenden Versuch senkt und Fragen vom kollaborativen Typ zum Experiment verschiebt. Die Falle ist spiegelbildlich: ein Modell simuliert Nutzende auf Zuruf, und das Ergebnis gleicht einer Elizitation zum Verwechseln. Ein synthetisches Panel gibt einen Durchschnitt dessen wieder, was andernorts geschrieben wurde, während das Experiment dafür da ist, zu beschaffen, was noch niemand geschrieben hat.

Zwei Schweizer Vorgaben rahmen das Ganze. Die Unterlagen, die eine Recherche verdienen, und die Aufzeichnungen einer Sitzung enthalten Personendaten: das DSG gilt unverändert, da das Gesetz technologieneutral ist, wie der EDÖB es für Bearbeitungen mittels künstlicher Intelligenz in Erinnerung gerufen hat. Einen Dossierauszug in ein öffentlich zugängliches Modell zu schicken bedeutet, Personendaten an einen Dritten bekanntzugeben. Eine Sitzung aufzuzeichnen fällt unter einen anderen Text: Art. 179ter StGB bestraft das Aufnehmen eines nicht öffentlichen Gesprächs durch einen seiner Teilnehmer ohne die Zustimmung der anderen. Die Teilnehmenden werden darüber informiert und stimmen zu, bevor die Aufnahme startet, was auch verändert, was sie sagen werden.

Beispiele

Eine Westschweizer Pensionskasse eröffnet ein Portal, auf dem die versicherte Person ihr Altersguthaben selbst simuliert. Eine offene Frage steuert den Plan: auf welchen Daten und nach welchen Regeln die Simulation beruhen muss, damit die versicherte Person sie versteht und die Kasse sie verantwortet.

Das Ungleichgewicht ist das auffällige Merkmal dieses Plans. Die beiden Recherche-Aktivitäten verbrauchen vier Analystentage und einen Tag eines Informatikers des Softwareanbieters, ohne einen einzigen Sachbearbeiter oder Versicherten zu beanspruchen. Der Informatiker des Anbieters öffnet einen Zugang und antwortet anhand der Unterlagen, ohne Vorbereitung beizusteuern. Was die Recherche dem Kalender abverlangt, ist eine Frist: zwei Wochen bis zum Zugang zum Testsystem. Der Workshop verbraucht einen Halbtag für acht Stakeholder, also 32 Stunden interner Zeit, rund CHF 3'200 bei Vollkosten von CHF 100 pro Stunde, und er behandelt nur die neun Punkte, die A1 offengelassen hat. Ohne A1 und A2 hätte derselbe Halbtag dazu gedient, das Reglement laut vorzulesen. A4 ist die einzige Aktivität, deren Antwort vor dem Versuch nirgends existierte: weder die Lektüre noch die Sitzung hätten festgestellt, welche der beiden Anordnungen erlaubt, ein voraussichtliches Altersguthaben ohne Hilfe zu finden.

Die Ergebnisse verlassen diese vier Aktivitäten unbestätigt, und die Bestätigung zählt vor allem bei A1, A2 und A4, die keine moderierten Elizitationen sind.

Visualisierungen

Drei Gegenstände gehen aus dieser Technik hervor und sie verlangen nicht dieselbe Darstellung. Die Wahl und die Mischung der Typen sind eine Struktur: ein Bedarf, drei parallele Wege, die eine Initiative gemeinsam geht, ein einziger Punkt des Zusammenlaufens und eine Fortsetzung. Zu sehen ist das Zusammenlaufen, das eine dreiteilige Liste zerstören würde, weil sie glauben macht, man wähle einen Typ und bleibe dabei. Es wird gezeichnet. Der Elizitation-Plan ist eine Zeile je Aktivität und sechs Textspalten, also eine Tabelle. Das Profil der drei Typen folgt derselben Regel, drei Zeilen und vier Spalten.

Die Struktur dient auch der Kontrolle eines entstehenden Plans. Drei Fragen stellen sich daran. Werden die drei Wege gegangen, oder ruht der Plan ganz auf Sitzungen. Trägt jede Aktivität eine aufgeschriebene offene Frage oder nur ein Thema. Laufen die Aktivitäten in einem einzigen datierten Plan zusammen, oder führt jede Analystin ihren eigenen.

Kosten

Die Gesamtkosten entscheiden sich in der Vorbereitung, in der Phase, die am wenigsten produktiv wirkt, und sie werden in der Zeit der Stakeholder bezahlt, die Wochen im Voraus reserviert wird und sich nicht aufholen lässt.

Werkzeuge

Der Plan selbst hat in einer Tabellenkalkulation oder auf einer Seite des Team-Wikis Platz, eine Zeile je Aktivität. Eine von Projekt zu Projekt wiederverwendete Vorlage genügt, und ein spezialisiertes Werkzeug, das vom Führen des Plans abhielte, wäre ein Rückschritt.

Die Anforderungswerkzeuge (Jira, Polarion, ReqView, DOORS) tragen das Ergebnis: jedes Resultat an die Aktivität und die Quelle gebunden, die es erzeugt haben. Diese Verbindung erlaubt es ein Jahr später, auf "woher stammt diese Anforderung" zu antworten.

Der kollaborative Typ auf Distanz stützt sich auf Videokonferenz und ein gemeinsames Whiteboard (Miro, Mural, das Whiteboard von Teams). Das verteilte Format verändert, was spielbar ist: das Interview lässt sich gut übertragen, das Spiel mit physischen Artefakten viel weniger.

Die Umfrageplattformen (LimeSurvey, das sich in der Schweiz hosten lässt, oder Microsoft Forms) dienen der breiten Streuung, unter Vorbehalt des Bearbeitungsorts, sobald eine Antwort einer Person zuzuordnen ist.

Die Recherche setzt die Suchfunktion der Dokumentenablage ein, eine Texterkennung für digitalisierte Archive und SQL oder OpenRefine, wenn die Quelle ein Datensatz statt eines Textes ist.

Das Experiment reicht von Papier und Filzstift, die das schnellste Instrument bleiben, um zwischen zwei Bildschirmanordnungen zu entscheiden, über Figma oder Balsamiq für einen klickbaren Entwurf bis zu einem A/B-Testwerkzeug, wenn die Frage eine ganze Population statt fünf Personen betrifft.

Die automatische Transkription und Zusammenfassung laufen auf einer Instanz, deren Bearbeitungsort bekannt ist und die ihre Modelle nicht auf den Eingaben trainiert, sobald ein Personendatum in der Aufzeichnung vorkommt.

Bleiben Agenda und Raumreservation, der banalste Posten des Plans und derjenige, an dem die meisten Sitzungen scheitern.

Quellen

• IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, Kap. 4 Elicitation and Collaboration, §4.1 Prepare for Elicitation, §4.2.2 Conduct Elicitation (Description), §4.2.6 Conduct Elicitation (Techniques) und §4.3 Confirm Elicitation Results: die drei Typen der Elizitation und ihre Definitionen, die Parameter, die über die Wahl einer Technik entscheiden, die Liste der zur Durchführung der Elizitation verwendbaren Techniken, der Elizitation-Plan und sein Inhalt, die Vorbereitung der Stakeholder, das unterstützende Material und die Bestätigung der Ergebnisse.
• IIBA und Agile Alliance, Agile Extension to the BABOK Guide, v2 (2017), §7.1 Backlog Refinement, §7.2.2 Behaviour Driven Development (Description), §7.19.2 Story Elaboration (Description) und §7.20 Story Mapping: die vier agilen Techniken, die im kollaborativen Typ aufgezählt sind, darunter die Three-Amigos-Sitzung, die der Leitfaden innerhalb des Behaviour Driven Development benennt und definiert.
• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1: der Rahmen für die Bearbeitung der Personendaten, die in den studierten Quellen und in den Aufzeichnungen einer Sitzung enthalten sind.
• Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB), SR 311.0, Art. 179ter: das Aufnehmen eines nicht öffentlichen Gesprächs, an dem man teilnimmt, ohne die Zustimmung der anderen Teilnehmenden.
• EDÖB, Künstliche Intelligenz und Datenschutz: das DSG ist technologieneutral und gilt unmittelbar auch für Bearbeitungen mittels künstlicher Intelligenz.