Dot voting

Ziel

Dot voting überführt die einzelnen Präferenzen einer Gruppe in eine bezifferte Rangfolge der Optionen. Es steht am Ende einer divergenten Phase, wenn ein Workshop mehr Ideen hervorgebracht hat, als er bearbeiten kann. Alle verfügen über gleich viele Stimmen und setzen sie gleichzeitig mit den anderen.

Das Ergebnis ist eine Liste von Optionen mit je einer Stimmenzahl, die ins Product Backlog oder ins Protokoll des Workshops übernommen wird. Diese Zahl hält fest, wie viele der an jenem Tag anwesenden Personen eine ihrer Stimmen auf das Item gesetzt haben. Sie misst nicht den Geschäftswert der Option. Alle haben ihre Klebepunkte selbst gesetzt, was das Ergebnis schwer bestreitbar macht.

Dot voting gehört zur Familie der Priorisierung, deren Mitglieder die Entscheidung jeweils einer anderen Instanz überlassen. Die Gruppierung ordnet Items in vorgegebene Behälter ein. Die Rangfolge erzwingt eine vollständige Ordnung vom ersten bis zum letzten Item. Timeboxing und Budgetierung lassen den Terminplan oder das Budget entscheiden. Die Verhandlung lässt die Stakeholder argumentieren, bis sie sich einigen. Dot voting und Bullseye sind die beiden Instrumente des kollektiven Urteils, und keines von beiden führt über eine Debatte. Bullseye verteilt die Items auf konzentrische Zonen begrenzter Kapazität, was die Abwägung über den verfügbaren Platz erzwingt, während Dot voting Stimmen addiert.

Verwendung

Wann einzusetzen

• Am Ende einer divergenten Phase: zwanzig Ideen auf drei bringen.
• Grosse Gruppe, knappes Zeitfenster: von allen ein Signal erhalten, ohne alle sprechen zu lassen.
• Umkehrbare Entscheidung oder geringer Einsatz: der Aufwand bleibt im Verhältnis zu dem, worüber entschieden wird.
• Traktandenliste festlegen: die Gruppe wählen lassen, welche Themen sie zuerst behandelt.

Wann nicht einzusetzen

• Entscheidung, die ein Budget oder eine regulatorische Verantwortung bindet: sie liegt bei der Person, die dafür geradesteht, vorbereitet durch die Verhandlung.
• Vollständige Ordnung über die ganze Liste erwartet: die Zählung lässt Gleichstände und Items ohne Stimme zurück, dafür die Rangfolge nehmen.
• Eine Ressourcengrenze entscheidet allein: vom Budget her ansetzen, mit Timeboxing und Budgetierung.

Beschreibung

Der gemeinsame Ablauf

Alle Varianten folgen denselben vier Schritten. Eine Liste von Optionen liegt bereits vor, als Haftnotizen an der Wand, als aufgehängte Skizzen oder als Zeilen auf einem Flipchart: Dot voting wählt unter bestehenden Ideen aus. Die Zählung lässt sich nur lesen, wenn diese Optionen von gleicher Art und gleicher Granularität sind. Der Moderator gibt die Zuteilung bekannt, also die Zahl der Stimmen pro Person und was damit erlaubt ist. Die Teilnehmenden setzen ihre Klebepunkte gleichzeitig und ohne Kommentar. Der Moderator zählt die Klebepunkte vor der Gruppe und liest die Rangfolge vor.

Die Gleichzeitigkeit ist die Triebfeder der Technik. Eine Rederunde verleiht der ersten Wortmeldung und danach der hartnäckigsten ein unverhältnismässiges Gewicht; einen Klebepunkt gleichzeitig mit den anderen zu setzen, hebt diese Abhängigkeit von der Redereihenfolge auf.

Dot voting

Die Wand nach der Abstimmung

Eine Option an der Spitze, eine Gruppe im Mittelfeld, leere Karten

Drei Regelwerke unter einem Namen

Gamestorming von Dave Gray, Sunni Brown und James Macanufo gibt die einfachste und verbreitetste Form vor: rund fünf Stimmen pro Person und das ausdrückliche Recht, mehrere Stimmen auf dasselbe Item zu kumulieren. Die Fünf ist dort eine Grössenordnung, die der Moderator anpasst. Die Klebepunkte werden in einem Durchgang und offen an der Wand gesetzt. Das Buch sieht keinen Stichentscheid vor.

Das Multivoting der American Society for Quality stammt aus der Nominalgruppentechnik (nominal group technique): stille Ideenproduktion jeder Person für sich, eine Runde ohne Diskussion, dann die Abstimmung. Die abstimmende Person verteilt unterschiedliche Gewichte auf fünf Items, fünf für den Favoriten bis eins für das fünfte, was es ausschliesst, den ganzen Vorrat auf eine einzige Option zu legen. Eine zweite Form lässt jede Person das obere Drittel der verbleibenden Liste behalten, Runde um Runde, bis die Liste kurz genug für eine Diskussion ist. Die Stimmzettel sind dort meist schriftlich und damit diskreter als eine Wand voller Klebepunkte, was dem Zweck der Nominalgruppentechnik entspricht: das Ergebnis vor dominanten Persönlichkeiten zu schützen.

Sprint von Jake Knapp, John Zeratsky und Braden Kowitz schichtet am Mittwoch der Design-Woche drei Abstimmungen übereinander. Für die Heatmap erhalten alle zwanzig bis dreissig Klebepunkte, die stumm auf jedes anziehende Detail der ausgehängten Lösungen gesetzt werden, darunter zwei oder drei gestapelt auf den überzeugendsten: Diese Abstimmung gilt Lösungsfragmenten. Die Probeabstimmung (straw poll) gibt jeder Person eine einzige Stimme, mit einer Begründung, die danach laut ausgesprochen wird. Der Supervote schliesst ab: Der benannte Entscheider verfügt über drei mit seiner Initiale markierte Stimmen und seine Platzierung sticht die der Gruppe. Wer Sprint als Referenz für Dot voting anführt, ohne diese letzte Schicht zu nennen, zeichnet ein falsches Bild: Das Verfahren ist dort nicht eine Person eine Stimme.

Die Nielsen Norman Group ergänzt einen vierten Anhaltspunkt, allein zur Zahl der Stimmen: rund ein Viertel der Zahl der Optionen. Bei einer Liste von zwanzig Items sind das fünf Stimmen, was sich mit Gamestorming deckt; bei einer Liste von acht Items sind es zwei, während fünf Stimmen jede Person für mehr als die halbe Liste stimmen liessen. Mit zu wenigen Stimmen liefert die Zählung überwiegend Gleichstände bei einer Stimme; mit zu vielen erhält jede Option eine und nichts trennt sich.

Dot voting

Eine Person, drei Regelwerke

Wo die Klebepunkte einer Person landen dürfen

Die Sitzung führen

1. Die Liste bereinigen, bevor die Klebepunkte verteilt werden
   Doppelte und Formulierungen, die dasselbe sagen, zusammenführen.
2. Die vollständige Regel vor dem ersten Klebepunkt ansagen
   Zahl der Stimmen, Kumulieren erlaubt oder nicht, Stille oder nicht, Dauer. Eine nachträglich genannte Regel wirkt wie ein Zurechtrücken des Ergebnisses.
3. Die Setzzeit begrenzen
   Drei bis fünf Minuten genügen für rund zwanzig Optionen.
4. Laut zählen und die Summe auf jede Karte schreiben
   Die Rangfolge wird zu einer Tatsache, die der Raum festgestellt hat.
5. Das Ergebnis festhalten und wozu es verpflichtet
   Die Stimmenzahl, das Datum, die Zusammensetzung der Gruppe und die danach auf dieser Grundlage getroffene Entscheidung.

Was die Zählung verfälscht

Der am besten dokumentierte Fehler ist der Mitläufereffekt. Wer zögert, liest die bereits gesetzten Klebepunkte, bevor er wählt, was den Vorsprung der ohnehin führenden Optionen vergrössert. Die Nielsen Norman Group nennt ihn group think und schlägt zwei Gegenmittel vor. Das erste lässt zuerst die Personen mit dem geringsten hierarchischen Dienstalter abstimmen und behält die Vorgesetzten für den Schluss. Das zweite verlangt, dass jede Person ihre Wahl auf einem Zettel notiert, bevor sie ihren Klebepunkt setzt, sodass die private Festlegung der öffentlichen Handlung vorausgeht. Sprint begegnet demselben Risiko mit der Regel der Stille während der Heatmap, aus einem Grund, den das Buch nennt: Ein gut vorgetragenes Argument verzerrt die Meinung dessen, der es hört, und zu wissen, von wem eine Idee stammt, verzerrt das Urteil über sie.

Das beeinflusste Abstimmen (persuaded voting) ist die gesprochene Fassung davon. Ein Stakeholder vertritt seine Option, während die anderen abstimmen, und die Klebepunkte folgen seiner Autorität. Die Diskussion findet vor der Abstimmung oder nach der Auszählung statt, mit gleicher Redezeit für jede Option.

Die zersplitterten Stimmen (split voting) entstehen vorgelagert, in der Liste selbst. Drei Karten, die dieselbe Idee in drei Formulierungen ausdrücken, holen je drei Stimmen, während die zusammengeführte Idee neun erhalten hätte und an der Spitze gelandet wäre. Das ist der Grund für die vorgängige Bereinigung. Nachgelagert zeigt sich dasselbe als dichtes Feld an der Spitze, vier Items zwischen fünf und sechs Stimmen, wo der Abstand nicht mehr aussagt als der Zufall der Zuteilungen. Das ist die Lage, die der Stichentscheid behandelt.

Bleibt die teuerste Verwechslung, jene, die die Zählung für die Entscheidung hält. Dot voting erzeugt eine Gruppenpräferenz, zu einem Datum, in einer bestimmten Zusammensetzung. Wer für das Produkt geradesteht, steht weiter dafür gerade, und mitunter behält er eine drittplatzierte Option aus Gründen, die der Raum nicht hatte. Sprint behandelt diese Frage, indem es dem Entscheider einen Supervote gibt, der sticht, was immerhin die Regel vor der Abstimmung ansagt. Lässt man eine Gruppe im Glauben abstimmen, die Zählung entscheide, schiebt ihr Ergebnis danach aber beiseite, so stimmt sie kein zweites Mal in gutem Glauben ab.

KI-Überlegungen

Ein Sprachmodell, dem man die zwanzig Formulierungen aus dem Brainstorming gibt, schlägt die Zusammenführung von Doppelten vor und erkennt Optionen ungleicher Granularität, eine sehr breite Idee neben einer Detailverbesserung. Die Liste zu bereinigen ist mehr wert als alles, was ein Modell mit dem Ergebnis anfangen würde, denn zersplitterte Stimmen und ungleiche Granularität verfälschen die Zählung schon am Eingang. Die Gruppe bestätigt die vorgeschlagenen Zusammenführungen, wenige Sekunden je Paar.

Nach der Auszählung ist nichts zu rechnen: Eine Zählung ist eine Addition. Die Versuchung besteht darin, eine Auswertung der Ergebnisse zu verlangen, und ein Modell wird eine liefern, mit Tendenzen und einem sich abzeichnenden Konsens, die fünfundvierzig Klebepunkte nicht tragen können. Der nützliche Ertrag beschränkt sich auf die Aufbereitung, die Stimmentabelle ins Protokoll übernommen und die behaltenen Items mit Punktzahl und Datum ins Product Backlog eingetragen.

Ein Modell kann nicht abstimmen. Abstimmende zu simulieren, um abwesende Stakeholder zu vertreten, zerstört das einzige Produkt der Technik. Das Ergebnis von Dot voting gilt als Festlegung anwesender Personen, die ihren Klebepunkt selbst gesetzt haben und die mit der Wahl leben müssen. Ein synthetischer Abstimmender hat weder ein Interesse an der Entscheidung noch eine Rechenschaft darüber. Eine Optionsliste aus einem Workshop enthält oft nicht angekündigte Vorhaben und eingestandene Schwächen des Produkts, sodass ihre Weitergabe an einen externen Dienst eine Entscheidung über die Vertraulichkeit ist.

Beispiele

Eine Retailbank in der Westschweiz arbeitet an ihrem Ablauf für die Online-Kontoeröffnung. Ein Workshop mit neun Personen aus Produkt, Kundschaft, Compliance, User Experience und IT hat achtzehn Verbesserungsvorschläge hervorgebracht. Jede Person erhält fünf Klebepunkte, Kumulieren ist erlaubt, drei Minuten zum Abstimmen.

Die Auszählung beginnt mit einer Kontrollsumme: Die Summe der Stimmen muss der Zahl der Abstimmenden mal der Zuteilung entsprechen, in diesem Workshop fünfundvierzig. Eine Abweichung weist auf nicht gesetzte oder abgefallene Klebepunkte hin, und sie lässt sich beheben, solange der Raum noch besetzt ist.

Zwei Optionen streiten mit je sechs Stimmen um den dritten Platz. Eine zweite Runde, beschränkt auf diese beiden Karten und mit einer Stimme pro Person, trennt sie sechs zu drei. Dieser Stichentscheid ist eine verbreitete Moderationspraxis, entlehnt der wiederholten Runde des ASQ-Multivotings.

Bleiben die zehn Optionen ohne eine einzige Stimme. Sie werden eine nach der anderen laut vorgelesen, bevor sie beiseitegelegt werden, denn eine in einer Ecke der Wand hängende Karte wurde nicht abgelehnt: Sie ist übersehen worden. Gamestorming weist auf diesen Punkt hin. Zwei davon bleiben im Product Backlog: Sie erfüllen eine Compliance-Anforderung, über die die Abstimmung nicht zu befinden hat.

Visualisierungen

Eine Auszählung besteht aus Zeilen und Spalten, also wird sie in HTML geschrieben. Die Tabelle lässt sich sortieren, ins Product Backlog übernehmen und nachrechnen, was eine Fotografie der Wand nicht erlaubt. Der Balken vor jeder Zahl macht den Abstand ohne Lesen der Ziffern sichtbar, und die beiden Zeilen mit Gleichstand zeigen die einzige Lage, die eine zweite Runde verlangt.

Die Abstimmung selbst beruht auf Positionen und Dichten, also wird sie gezeichnet: eine Wand aus Karten, ungleich angehäufte Klebepunkte, eine Karte klar an der Spitze, eine Gruppe im Mittelfeld, leer gebliebene Karten, ein Stapel von drei Klebepunkten derselben Person auf einer Option und zwei gleichauf liegende Karten, die eine Klammer in eine zweite Runde führt. Diese Ansicht trägt Eingang, Handlung und Ergebnis der Technik in einem einzigen Bild.

Eine dritte Zeichnung trägt, was die beiden Tabellen nicht zeigen. Die Stimmentabelle gibt Summen, die Regeltabelle sagt, ob Kumulieren erlaubt ist; die Zeichnung zeigt, wo die Klebepunkte einer einzelnen Person landen dürfen: fünf gleiche Klebepunkte, die alle auf dieselbe Karte gehen dürfen, fünf unterschiedliche Gewichte, die zwingend auf fünf verschiedene Karten verteilt werden, oder eine einzige Stimme.

Kosten

Werkzeuge

Klebepunkte bleiben vor Ort das Werkzeug der Wahl, mit verschiedenen Farben, wenn die Stimmen nach Rolle unterschieden werden sollen, etwa die der Compliance von denen des Umsetzungsteams. Auch ein Filzstift genügt: Ein Kreuz gilt als Klebepunkt. Die physische Wand hat einen Vorteil: Das Ergebnis ist für den ganzen Raum lesbar, sobald der letzte Klebepunkt gesetzt ist. Sie trägt den entsprechenden Mangel, dieselbe Lesbarkeit während der Abstimmung.

Online-Whiteboards, Miro, Mural, FigJam oder Microsoft Whiteboard, bringen eine Abstimmungsfunktion mit, die diesen Mangel behandelt. Der Zwischenstand bleibt bis zum Ende der Runde verdeckt, das Ergebnis lässt sich ohne Abschreiben exportieren und die Zuteilung wird vom Werkzeug selbst erzwungen, ohne dass jemand die Zahl der gesetzten Klebepunkte überwachen muss. Für einen verteilten Workshop oder für eine Gruppe, in der die Hierarchie wiegt, ist das der beste Grund, das Werkzeug der Wand vorzuziehen. Umfragewerkzeuge für die Sitzung, Mentimeter oder Slido, gehen weiter Richtung Anonymität, zum Preis der Übersicht: Die ganze Wand liegt der abstimmenden Person beim Wählen nicht mehr vor Augen.

Nachgelagert nimmt die Tabellenkalkulation die Summen auf und hält die aufeinanderfolgenden Runden fest. Ein Product Backlog nimmt die Punktzahl als Attribut eines Items auf.

Quellen

• Dave Gray, Sunni Brown und James Macanufo, Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers, O'Reilly Media, 2010, Kapitel 4 "Core Games", Abschnitt "Dot Voting": die Regel der fünf Stimmen als Grössenordnung, das ausdrücklich erlaubte Kumulieren auf einem Item, das gleichzeitige Setzen der Klebepunkte, die Prüfung der ohne Stimme gebliebenen Optionen und die längere Auszählung in grossen Gruppen. Ein Stichentscheid ist dort nicht vorgesehen.
• American Society for Quality, Multivoting und Nominal Group Technique, Quality Resources: der Stimmzettel mit fünf von 5 bis 1 gewichteten Plätzen, die Verdichtungsvariante, bei der jede Runde das obere Drittel der verbleibenden Liste behält, der schriftliche Stimmzettel und die wiederholte Runde als Mechanismus des Stichentscheids. Die Linie führt zurück auf André Delbecq, Andrew Van de Ven und David Gustafson, Group Techniques for Program Planning: A Guide to Nominal Group and Delphi Processes, Scott Foresman, 1975.
• Jake Knapp, John Zeratsky und Braden Kowitz, Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days, Simon & Schuster, 2016, Teil "Decide" des Mittwochs: die Heatmap mit zwanzig oder dreissig stumm auf Lösungsfragmente gesetzten Klebepunkten, die Probeabstimmung mit einer Stimme pro Person und der Supervote von drei Stimmen, der dem Entscheider vorbehalten ist und die Entscheidung trägt. Zitiert auch für die Begründung der Regel der Stille.
• Sarah Gibbons, Dot Voting: A Simple Decision-Making and Prioritizing Technique in UX, Nielsen Norman Group, 7. Juli 2019: die Zuteilung von rund einem Viertel der Zahl der Optionen und die drei Fehler, die sie persuaded voting, split voting und group think nennt, mit ihren Gegenmitteln.