Dokumentenanalyse

Ziel

Die Dokumentenanalyse beantwortet eine Frage, die vor jeder anderen Elizitation steht: Was wissen wir bereits, schriftlich, bevor wir anfangen Menschen zu befragen. Sie holt aus Material, das die Organisation ohnehin besitzt, jene Information, die sonst in Interviews, Workshops und Beobachtungen zu suchen wäre, und sie tut es, ohne die Zeit irgendjemandes zu beanspruchen. Ihre Spiegelfrage wiegt gleich schwer: Was sagen die Unterlagen nicht. Beide Antworten steuern den weiteren Elizitation-Plan.

Die Technik liefert vier Ergebnisse. Das erste ist ein dokumentiertes Bild des Ist-Zustands, Regeln, Abläufe, Daten und Rahmenbedingungen, das den Weggang der Fachleute überdauert. Das zweite ist eine nachvollziehbare Beweisgrundlage: jede Feststellung hängt an einer benannten, datierten, versionierten und zitierbaren Quelle und ist deshalb verteidigbar, sobald eine Anspruchsgruppe sie bestreitet. Das dritte, und es ist das ertragreichste, ist die Liste der Fragen, die sich zu stellen lohnen, jener also, die der geschriebene Text offenlässt: eine Sitzung, die durch eine Dokumentenanalyse vorbereitet wurde, kostet weniger und bringt mehr. Das vierte ist ein Journal der Konflikte und Lücken, das die verbleibenden Unbekannten an jene Elizitation-Technik weiterleitet, die sie klären kann.

Einsatz

Wann einsetzen

• Lösung soll ersetzt oder erweitert werden: die technische und die prozedurale Dokumentation trägt das heutige Verhalten, an das sich niemand erinnert.
• Fachleute weg oder nicht verfügbar: das Geschriebene ist der einzige überlebende Zeuge früherer Entscheide, das BABOK nennt dies ausdrücklich.
• Regulierte Domäne: Gesetz, Verordnung und GAV sind Quellen von Anforderungen.
• Vor Interviews und Workshops: informiert anzutreten verkürzt die Elizitation und hebt die Qualität der Fragen.
• Interviewaussage zu triangulieren: ein datiertes Dokument bestätigt oder widerlegt das in der Sitzung Gesagte.
• Datenanforderungen eines Nachfolgesystems: Formulare, Masken, Auswertungen und Exporte liefern Felder, Formate und Mengen.
• Ausgeprägte Hierarchie, geringe psychologische Sicherheit: die Technik zwingt niemanden, einer vorgesetzten Person laut zu widersprechen.
• Due Diligence, Revision, Nachbearbeitung eines Vorfalls: die Unterlagen sind der Gegenstand der Untersuchung selbst.

Wann nicht einsetzen

• Grüne Wiese, Entwurf eines Soll-Zustands: nichts Bestehendes zu lesen, Workshops, Brainstorming oder Prototyping führen.
• Dokumentation gilt als veraltet oder wurde nie gepflegt: die Quelle führt in die Irre, Beobachtung und Interview vorziehen.
• Kurzer, günstiger Entscheid: vierzig Dokumente zu lesen, um zwei Entwicklungstage zu entscheiden, ist unverhältnismässig, ein Interview genügt.

Beschreibung

Die drei Zwecke der Technik

Das BABOK unterscheidet drei Verwendungen, und wer sie vermengt, verfehlt die nützliche Quelle. Die Kontextrecherche erhellt das Umfeld eines geschäftlichen Bedürfnisses: Marktstudien, Branchennormen, Organigramme, interne Notizen, Tätigkeitsberichte. Die Recherche zur bestehenden Lösung ermittelt, wie ein System heute funktioniert und warum es so gebaut wurde: Geschäftsregeln, technische Dokumentation, Schulungsunterlagen, Störungsberichte, frühere Anforderungen, Verfahrenshandbücher. Die Validierung hält eine Aussage aus Interview oder Beobachtung gegen den geschriebenen Text, und das ist die Triangulation: was eine Person in gutem Glauben berichtet und was das Reglement vorschreibt, weichen regelmässig voneinander ab, und die Abweichung ist eine vollwertige Feststellung.

Das BABOK ordnet zudem Data Mining (10.14) den Vorgehensweisen der Dokumentenanalyse zu. Ist die Quelle ein Datensatz statt eines Textes, behält die Technik ihr Wesen und wechselt das Instrument: das ist ihr quantitativer Arm.

Der Ablauf in fünf Schritten

Die Technik läuft als filternde Kette mit Ausgängen. Fünf Schritte greifen ineinander: die Kandidatenquellen inventarisieren, diese Quellen nach vier Kriterien prüfen und die durchgefallenen ausdrücklich ausscheiden, die Feststellungen in einer Tabelle erfassen, die Feststellungen miteinander abgleichen, um Dubletten, Konflikte und Lücken herauszuziehen, und das Ganze in den Ergebnissen festhalten, die es weitertragen. Die beiden seitlichen Ausgänge dieser Kette machen den Wert der Technik aus: die begründete Ablehnung bei der Prüfung, welche die Kosten begrenzt, und die Weitergabe an eine andere Elizitation-Technik, sobald ein Konflikt oder eine Lücke übersteigt, was der geschriebene Text entscheiden kann.

Vorbereiten: der Themenrahmen und der Zugang zu den Quellen

Die Vorbereitung beginnt mit einem geschriebenen Satz: den Themen, auf welche die Analyse antworten muss. Ohne diese Liste hat der Korpus keinen Rand, und die Grenze, die das BABOK zuerst nennt, die Informationsüberlastung, tritt sofort ein. Die Themen sind das, was erlaubt, ein Dokument nicht zu lesen.

Dann folgt das Inventar der Kandidatenquellen und ihrer Halter, intern (Reglemente, Handbücher, Störungstickets, frühere Anforderungen, Masken, Exporte, Verträge) und extern (Gesetze, Verordnungen, Branchennormen, Gesamtarbeitsverträge, Marktstudien). Danach die Beschaffung des Zugangs: Berechtigungen, Vertraulichkeit und, sobald Personendaten im Spiel sind, die Rechtsgrundlage der Bearbeitung. Das ist eine Kostenposition, die in Schätzungen regelmässig vergessen wird, und sie wird getrennt von der Lektüre budgetiert.

Das BPM CBOK der ABPMP, das dasselbe Feld von der Prozessseite her angeht, ergänzt dieses Inventar um zwei Quellentypen. Transaktions- und Auditprotokolle zählen zur schriftlichen Dokumentation, die zu einem Prozess zusammenzutragen ist, neben seinen Diagrammen und dem, was bei seiner Entstehung erarbeitet wurde. Auditberichte gehören ebenfalls dazu, wegen der Kontrollpunkte der Organisation, die sie benennen.

Ein Projekt nach HERMES, der Projektmanagementmethode des Bundes, gibt diesem Inventar einen schriftlichen Ausgangspunkt: Jede Aufgabenbeschreibung folgt dort einer festen Struktur, deren Rubrik Grundlagen, wo sie ausgefüllt ist, die bereits erarbeiteten Ergebnisse aufführt, welche die Aufgabe als Eingabe benötigt. Für die Aufgabe, die sie unterstützt, verfügt die Analystin damit über eine benannte Liste der zu beschaffenden Ergebnisse, die sie übernimmt und um eigene Quellen ergänzt.

Ist die Quelle Daten statt Text, verlangt das BABOK in der Vorbereitung zwei zusätzliche Festlegungen, und sie entscheiden darüber, wonach überhaupt gesucht wird. Die Datenklassen sind die Kategorien von Information, welche die Fragestellung verlangt: Identitäten, Arbeitszeit, Absenzen, Löhne, Spesenbelege. Die Datencluster sind die Elemente, die eine logische Beziehung zusammenfasst: das Personaldossier ist ein Cluster, es vereint Identität, Vertrag, Arbeitszeitrapporte und Spesenbelege. Den Cluster zu benennen, bevor man ihn liest, ist das, was ihn als heterogen erkennbar macht: seine Elemente stammen aus verschiedenen Quellen und unterliegen nicht denselben Aufbewahrungsregeln. Ein als Block behandelter Cluster erzeugt eine falsche Anforderung; derselbe Cluster, in Klassen zerlegt, erzeugt die richtige. Hier liegt auch die Nahtstelle zum quantitativen Arm: ohne definierte Klassen und Cluster hat Data Mining (10.14) keinen Perimeter, genau wie die Lektüre ohne Themenliste keinen hat.

Jede Kandidatenquelle wird anschliessend nach vier Kriterien beurteilt, jenen des BABOK, bevor eine einzige Zeile davon eingehend gelesen wird. Sie ist relevant, wenn sie die gefassten Themen betrifft. Sie ist aktuell, wenn sie noch in Kraft steht, was sich an Datum und Version entscheidet. Sie ist authentisch, wenn sie ist, was sie zu sein vorgibt: identifizierter Urheber, nachvollziehbare Herkunft, offizielle Fassung statt eines Entwurfs, der im Umlauf blieb. Sie ist glaubwürdig, wenn sie zutreffend und aufrichtig ist, das anspruchsvollste Kriterium: ein Schulungshandbuch beschreibt den gewollten Prozess, ein Störungsbericht beschreibt den tatsächlichen und beide sind aufrichtig, ohne dasselbe zu sagen.

Die akademische Dokumentenforschung fügt ein fünftes Kriterium hinzu, das im BABOK fehlt und das die Praxis teuer bezahlt: die Repräsentativität. Die Dokumente, die zu Ihnen gelangen, sind jene, die jemand aufbewahrt hat. Ein Archiv von Kundenreklamationen ist ein Archiv der schriftlichen Reklamationen, ein wiedergefundenes Verfahren ist jenes, das man für aufbewahrenswert hielt, und der überlebende Korpus ist keine Zufallsstichprobe der Wirklichkeit. Eine Feststellung aus einem Dokument gilt für dieses Dokument, ihre Allgemeinheit bleibt zu belegen.

Die Prüfung erzeugt ein Artefakt, das Quellenverzeichnis, und es trägt die Ablehnungsgründe ebenso wie die Gründe für die Aufnahme. Festzuhalten, «das Schulungshandbuch von 2016 wurde nicht gelesen, es beschreibt eine 2021 abgelöste Version des Systems», ist eine verteidigbare Feststellung; es wegzulassen sieht aus wie ein Versäumnis.

Erfassen: die Tabelle der Dokumentenanalyse

Die Durchsicht selbst erfolgt Dokument für Dokument, wobei die Feststellungen nach Thema notiert werden, und sie wird in einer Tabelle der Dokumentenanalyse festgehalten, deren Spalten das BABOK vorgibt: Thema · Typ · Quelle · Wortlaut · Kritik · weiteres Vorgehen. Das ist das Artefakt der Technik.

Eine Zeile pro Feststellung

Ein Personalreglement liefert acht Feststellungen zu fünf Themen: es belegt acht Zeilen. Eine nach Dokumenten geordnete Tabelle liest sich in der Reihenfolge der Quellen, während die Arbeit in der Reihenfolge der Themen geschieht, und der Abgleich wird unmöglich.

Die Spalte Wortlaut trägt das exakte Zitat, mit Artikel-, Seiten- oder Versionsangabe

Sie nimmt keine Umformulierung auf, und eine Kürzung im Zitat wird mit Auslassungspunkten in eckigen Klammern markiert, genau dort, wo gekürzt wird. Sechs Wochen später, wenn eine Führungsperson eine Feststellung bestreitet, überlebt nur ein referenziertes Zitat die Diskussion: die Umschreibung lässt sich endlos bestreiten. Diese Spalte macht die Analyse prüfbar. Sie ist die erste, die unter Zeitdruck beschädigt wird.

Die Spalte Kritik trägt nur das Urteil der Analystin

Was die Quelle impliziert, was sie widerlegt, was sie auslässt, was sie wert ist. Die beiden Spalten zu verschmelzen zerstört, was die Trennung sichert: dass die Leserin auf einen Blick unterscheidet, was das Dokument sagt und was die Analystin daraus schliesst. Die Spalte weiteres Vorgehen schliesst die Zeile ab und macht sie handlungsfähig: zu schreibende Anforderung, mit einer benannten Person zu klärender Konflikt, in ein Interview zu tragende Lücke.

Die Feststellungen miteinander abgleichen

Die Tabelle wird nach Thema sortiert, und drei Fälle treten hervor. Die Dublette: zwei Quellen sagen dasselbe, sie werden zusammengeführt und die massgebende Quelle behalten, die andere bleibt im Verzeichnis. Der Konflikt: zwei Quellen widersprechen sich, oder eine Quelle widerspricht dem im Interview Gesagten. Ein Konflikt wird nicht durch Lesen entschieden, er wird trianguliert, indem man die Urheberin der Quelle befragt oder die tatsächliche Praxis beobachtet. Der Konflikt zwischen einem internen Dokument und dem Gesetzestext, den es sinngemäss wiedergibt, ist der häufigste und der nützlichste: er legt eine Nichtkonformität offen, die niemand gesehen hatte.

Das BABOK nennt unter den Grenzen der Technik, dass die Urheberin eines Dokuments für Rückfragen nicht immer erreichbar ist. Das ist das genaue Gegenstück zu ihrer Stärke: die Dokumentenanalyse wird oft deshalb gestartet, weil die Fachleute weg sind. Die Triangulation über die Urheberin setzt eine Urheberin voraus, und sie fehlt genau in dem Moment, in dem der geschriebene Text unentbehrlich wird. Sind weder die Urheberin noch die beobachtbare Praxis erreichbar, wird der Konflikt nicht entschieden: er wird getragen. Die Spalte weiteres Vorgehen gewinnt hier ihren Sinn, indem sie die offene Frage, benannt, datiert und an ihre beiden widersprüchlichen Quellen gebunden, bis zu jenem Gremium transportiert, das sie entscheidet. Ein getragener Konflikt ist ein bekanntes Risiko, das ein Steuerungsausschuss bewusst übernehmen kann. Ein am Schreibtisch von der Analystin allein entschiedener Konflikt ist ein Entscheid ohne Mandat, und er zeigt sich in der Produktion.

Die Lücke ist der dritte Fall, die am schlechtesten genutzte Feststellung der Technik. Ein gefasstes Thema, zu dem der Korpus schweigt, ist eine Information. Sie wird in die Tabelle geschrieben, mit «keine Dokumentation gefunden» als Quelle, und sie wird weitergeleitet: ergänzende Recherche, Abstieg auf die Unterthemen oder Weitergabe an ein Interview, eine Beobachtung oder einen Workshop. Eine Lücke findet sich, indem man den Korpus gegen die Themenliste hält: deshalb wird die Themenliste vor der ersten Lektüre geschrieben.

Festhalten: von der Feststellung zum Ergebnis

Das BABOK nennt in dem Moment, in dem die Feststellungen in ein Arbeitsergebnis überführt werden, zwei Urteile. Passen Inhalt und Detaillierungsgrad zur vorgesehenen Empfängerin: die Tabelle ist ein Arbeitsinstrument, und ein Steuerungsausschuss erhält, was sie hervorbringt, statt ihrer selbst. Und gewinnt das Material durch eine visuelle Aufbereitung: Grafik, Modell, Prozessfluss, Entscheidungstabelle. Die Empfängerin gebietet zudem eine Vorsichtsmassnahme: eine Feststellung, die der öffentlichen Darstellung einer Führungsperson widersprechen wird, wird vor der Verbreitung mit der Urheberin der Quelle validiert und danach unverändert verbreitet.

Die Feststellungen wandern anschliessend in jene Artefakte, die sie dauerhaft tragen: Geschäftsregeln (10.9), Einträge im Datenwörterbuch (10.12), Datenmodelle (10.15) und Datenflussdiagramme (10.13), Entscheidungstabellen, Anforderungen. Jedes behält eine Verfolgbarkeitsbeziehung zum Quelldokument und zu dessen Version. Diese Beziehung, und nur sie, erlaubt es ein Jahr später, die Frage «woher stammt diese Anforderung» zu beantworten und die Anforderung zu revidieren, wenn die Verordnung, auf der sie beruhte, geändert wird.

Woran die Übung scheitert

Alles lesen

Ohne Themenrahmen dehnt sich der Korpus aus, bis das Budget erschöpft ist, und die Informationsüberlastung, die das BABOK unter den Grenzen der Technik nennt, trifft vor den Feststellungen ein. Das Gegenmittel liegt vorgelagert: die Themen, zuerst geschrieben.

Das Dokument für die Wahrheit halten

Die Dokumentation liefert den dokumentierten Zustand, die Beobachtung den gelebten und beide gehen auseinander. Der Abstand zwischen dem Verfahrenshandbuch und dem tatsächlichen Handgriff der Mitarbeiterin ist oft die wertvollste Feststellung der Untersuchung, und sie zeigt sich nur unter der Bedingung, dass man hinschaut.

In der Wortlaut-Spalte umformulieren

Die Prüfspur verschwindet und mit ihr die Fähigkeit, die Feststellung zu verteidigen. Ein ohne Kürzungszeichen gekürztes Zitat ist noch schlimmer: es gibt eine Regel zu lesen, die es in dieser Form nicht gibt, und die Leserin hat keine Möglichkeit, das zu bemerken. Dieser Mangel ist am Tag seiner Entstehung schmerzlos und sechs Wochen später teuer.

Eine Feststellung ohne Referenz und ohne Version festhalten

Sie wird unprüfbar, damit unbearbeitbar, damit wertlos. Eine Anforderung, deren Quelle «das Reglement» heisst und nicht «das Personalreglement, Fassung 2019, Art. 12 Abs. 3», lässt sich nicht nachkontrollieren.

«Nicht dokumentiert» mit «nicht vorhanden» verwechseln

Eine produktive Schnittstelle, die kein Dokument beschreibt, existiert dennoch, und das Schweigen des Korpus sagt etwas über die Organisation. Der umgekehrte Fehler kostet gleich viel: ein dokumentiertes Verfahren ist deswegen noch kein befolgtes Verfahren.

Sich am Bestehenden festmachen

Das ist die Grenze, die das BABOK nennt: die Technik erhellt vor allem den Ist-Zustand, und die Zwänge des bestehenden Systems wandern unbemerkt in die Anforderungen an das künftige. Die Abwehr ist mechanisch: jeden entnommenen Zwang als geerbt markieren, solange niemand bestätigt hat, dass er weiterhin gewollt ist.

Das BPM CBOK der ABPMP fügt dem eine Anweisung für die Lektüre hinzu: beim Durcharbeiten der Dokumentation eines Systems nicht als gegeben nehmen, dass das bestehende System die beste Lösung für die anstehende Arbeit ist. Zwei Signale sprechen dagegen: Die Anwender sehen das System als Hindernis für ihre Arbeit, oder sie haben Behelfslösungen und manuelle Schritte eingerichtet, um seine Mängel auszugleichen.

Die regulatorischen Quellen überspringen

In einem Schweizer Projekt sind Aufbewahrungsfristen, das DSG und der Gesamtarbeitsvertrag Anforderungen, und sie werden nicht im Workshop verhandelt. Eine Analyse, die nur die Systemdokumentation liest, verfehlt jene Anforderungen, die sich nicht wegverhandeln lassen.

KI-Überlegungen

Von allen Techniken des BABOK ist die Dokumentenanalyse jene, die Sprachmodelle am stärksten verändern: ihr dominierender Kostenblock ist das Lesen eines grossen Korpus, was die Maschine sehr gut kann, und ihr dominierendes Versagen ist, dem Dokument zu glauben, was die Maschine sehr schlecht kann.

Die Triage eines grossen Korpus ist der ertragreichste Einsatz. Quellen nach Thema zu klassieren und zu gruppieren, bevor ein Mensch eine davon öffnet, greift die Grenze frontal an, die das BABOK nennt, die Überlastung, und verschiebt den menschlichen Aufwand auf jene Dokumente, welche die gefassten Themen tragen. Das Vorausfüllen der Tabelle folgt: ein Modell kann Thema, Typ, Quelle und, unter der ausdrücklichen Anweisung wörtlich zu zitieren ohne umzuformulieren, Wortlaut befüllen. Die Spalte Kritik bleibt bei der Analystin, denn sie ist das Urteil, und das Urteil wird nicht delegiert. Die Erkennung von Dubletten und Konflikten über semantische Ähnlichkeit hebt in wenigen Minuten und über Hunderte von Dokumenten die nahezu identischen Passagen und die widersprüchlichen Aussagen an die Oberfläche: das Suchen ist eine Stärke des Modells, das Entscheiden ist keine. Der mehrsprachige Korpus ist eine gewöhnliche Schweizer Bedingung, ein Personalreglement auf Deutsch, ein GAV auf Französisch, die Dokumentation eines Herstellers auf Englisch: die maschinelle Übersetzung dient der Lektüre, und die Wortlaut-Zelle bleibt in der Sprache der Quelle. Die Texterkennung schliesslich macht ein digitalisiertes Archiv durchsuchbar, was die Grössenordnung des erreichbaren Korpus verändert.

Vier Grenzen halten, und sie lassen sich nicht umgehen. Aktualität und Authentizität sind Metadatenarbeit: kein Modell weiss, dass das Schulungshandbuch von 2016 eine 2021 abgelöste Version des Systems beschreibt, denn diese Information steht nicht im Dokument, sie steht daneben. Genau deshalb setzt das BABOK diese Kriterien in die Vorbereitung. Die Glaubwürdigkeit entgeht dem Modell, das jedes Dokument liest, als spräche es wahr: den gewollten Prozess des Schulungshandbuchs vom tatsächlichen Prozess des Störungsberichts zu unterscheiden, setzt voraus zu wissen, was ein Schulungshandbuch ist. Der halluzinierte Wortlaut ist das schwerste Risiko, denn ein Modell erzeugt ein flüssiges, plausibles Zitat, das im Dokument nicht vorkommt, oder eines, das eine Bedingung stillschweigend auslässt: jede Wortlaut-Zelle wird an der Quelle nachkontrolliert, mit der Referenz in der Hand, und eine Tabelle ungeprüfter Zitate ist weniger wert als gar keine Tabelle, denn die Leserin vertraut ihr. Und schliesslich das Schweigen: ein Modell fasst zusammen, was man ihm gegeben hat, und kann nicht berichten, was man ihm nicht gegeben hat. Lücken findet man, indem man den Korpus gegen die Themenliste hält, was eine analytische Handlung ist.

Bleibt die Vertraulichkeit, die hier eine Bedingung erster Ordnung ist. Die Dokumente, die eine Analyse verdienen, sind genau jene, die Personendaten enthalten: Lohnauszüge, Personaldossiers, Verträge, Patientendossiers. Das DSG (SR 235.1, in Kraft seit dem 1. September 2023) ist anwendbar, und der EDÖB hat es in Erinnerung gerufen: da das Gesetz technologieneutral ist, gilt es unmittelbar auch für Bearbeitungen mittels künstlicher Intelligenz, ohne dass es dafür ein besonderes Gesetz braucht. Ein öffentlicher Zugangspunkt zu einem Modell ist eine Bekanntgabe an Dritte. Die Nutzung erfolgt auf einer Instanz, deren Hosting-Ort bekannt ist und die vertraglich daran gehindert ist, ihre Modelle auf den Eingaben zu trainieren, oder aber auf einem vor der Verarbeitung geschwärzten Korpus.

Beispiele

Ein Westschweizer Industrie-KMU mit 240 Mitarbeitenden ersetzt sein System für Zeit- und Absenzenmanagement. Vor dem ersten Workshop führt der Business Analyst die Dokumentenanalyse durch, auf dem Personalreglement, dem Branchen-GAV, den verwendeten Masken und Tabellenblättern, dem Lohnexport und dem anwendbaren Bundesrecht. Hier die ausgefüllte Tabelle, in den sechs Spalten des BABOK.

Fünf Zeilen, fünf verschiedene Lehren, und deshalb liest man eine solche Tabelle nach Thema. Die erste trägt eine harte gesetzliche Vorgabe, die das heutige System verletzt. Die zweite legt einen Konflikt zwischen zwei gesetzlichen Fristen offen, die in ein und demselben Personaldossier nebeneinander bestehen, und hier zahlt sich der heterogene Cluster aus: aus einer scheinbar einfachen Löschanforderung wird eine Anforderung, nach Belegkategorie zu löschen. Die dritte ist ein Konflikt zwischen einem internen Dokument und dem Gesetz, das es sinngemäss wiedergibt: das Personalreglement lässt zwei der vier kumulativen Bedingungen der Verordnung weg, darunter den GAV, ohne den die Ausnahme gar nicht besteht, und die Dokumentenanalyse legt die Nichtkonformität offen, ohne dass ein einziges Interview stattgefunden hätte. Sie lehrt zugleich, wie ein gekoppelter Schwellenwert zu schreiben ist: als Verweis auf den Text, der ihn koppelt. Die vierte ist eine Formatfeststellung aus einem Datenauszug, und sie geht direkt ins Datenwörterbuch. Die fünfte zitiert nichts, denn ihre Quelle ist das Fehlen einer Quelle: sie ist eine Lücke, sie ist eine Feststellung wie die anderen und sie verlässt die Technik in Richtung eines Interviews.

Visualisierungen

Die Technik hinterlässt zwei Artefakte, und jedes gibt seine Form vor. Der Ablauf ist ein räumliches Objekt: eine Kette von Schritten, eine Prüfstelle mit seitlichem Ausgang, eine Rückführung der Lücke ins Inventar, ein Fächer von Zielen am Ende. Zu sehen sind die Ausgänge, und eine nummerierte Liste mit fünf Punkten würde sie zerstören, weil sie eine lineare Abfolge suggeriert, in die man vorne eintritt und hinten wieder heraus. Er wird gezeichnet. Die Tabelle fällt unter eine andere Regel: sechs Spalten, eine Zeile pro Feststellung, Text in jeder Zelle, also eine Tabelle, markierbar, durchsuchbar und auf dem Mobiltelefon lesbar. Das Quellenverzeichnis folgt der Tabelle, aus denselben Gründen.

Die Kette dient auch als Kontrolle über eine laufende Analyse. Drei Fragen lassen sich an ihr ablesen. Hat die Prüfstelle einen Ablehnungsausgang, der benutzt wird, mit festgehaltenen Gründen, oder wurden alle Kandidatenquellen gelesen, womit keine Prüfung stattgefunden hat und das Budget bereits gebunden ist. Werden die Lücken ins Inventar zurückgeführt, oder hat sich die Analyse damit begnügt zusammenzufassen, was sie vorfand. Verlassen die Feststellungen die Kette in Richtung von Ergebnissen, die auf ihre Quelle zurückverfolgbar sind, oder ist die Tabelle ihr eigener Endpunkt, womit sie mit dem Projekt stirbt.

Kosten

Die Asymmetrie ist der auffällige Befund dieser Tabelle: die Dokumentenanalyse ist günstig zu beginnen und teuer zu beenden. Nichts ist einfacher, als ein erstes Dokument zu öffnen, und die Gesamtkosten entscheiden sich beim Fassen der Themen und bei der Prüfung der Quellen, also in jener Phase, die am wenigsten produktiv wirkt.

Werkzeuge

Ein Tabellenblatt, oder eine Tabelle im Team-Wiki, genügt, um Analysetabelle und Verzeichnis zu tragen, wie es die meisten Analysen tun. Das Artefakt hat sechs Spalten: kein Spezialwerkzeug ist nötig, um es zu schreiben, und ein Spezialwerkzeug, das davon abhielte es zu pflegen, wäre ein Rückschritt.

Dokumentenverwaltungssysteme (SharePoint, Confluence, eine elektronische Dokumentenverwaltung im Unternehmen) tragen den Korpus. Wo die Organisation eine Schriftgutverwaltung nach ISO 15489-1:2016 betreibt, ist das Quellenverzeichnis zur Hälfte vorgefertigt: die Norm verlangt jene Metadaten zu Kontext, Inhalt, Struktur und zeitlicher Verwaltung, die eine Quelle beurteilbar machen, also datierbar, authentifizierbar und versionierbar.

Volltextsuche und Texterkennung werden ab einer gewissen Korpusgrösse unentbehrlich. Eine Suchmaschine über die Ablage, oder ripgrep über einen lokalen Export, und eine OCR-Engine (Tesseract, ABBYY FineReader) für digitalisierte Unterlagen. Ein nicht indexierter Korpus wird zweimal bezahlt, in Suchzeit, bevor er in Lesezeit bezahlt wird, und das sind die versteckten Kosten des Postens Durchführung.

Literaturverwaltungen (Zotero) halten Quellenmetadaten und Zitat, was das Quellenverzeichnis unter anderem Namen ist, und sie passen gut, wenn der Korpus weitgehend extern ist: Gesetze, Verordnungen, Normen, Studien.

Software für qualitative Kodierung (NVivo, MAXQDA, ATLAS.ti oder Taguette als freie Software) ist jene Kategorie, welche die Dokumentenanalyse von einer durchgehenden Lektüre zu einer Methode macht. Passagen werden über den ganzen Korpus hinweg nach Thema kodiert, und die Tabelle füllt sich per Abfrage über die Codes statt per Abschreiben. Die Schwelle ist empirisch: sobald das erneute Lesen nach Thema mehr kostet als die Erstlektüre, rechnet sich das Kodieren.

Der quantitative Arm benutzt andere Instrumente. Sind die Quellen Daten statt Texte, ersetzen SQL, ein Data-Profiler oder OpenRefine die Lektüre durch die Stichprobe, und die Technik übergibt an Data Mining (10.14) und an das Datenwörterbuch (10.12).

Anforderungswerkzeuge (Jira, Polarion, ReqView, DOORS) bedienen den Ausgang der Technik: die Beziehung von der Anforderung zum Quelldokument und zu dessen Version. Das ist das Ergebnis, welches das Projekt überdauert.

Der LLM- und Retrieval-Stack schliesslich, unter den Einschränkungen des DSG: eine Instanz, deren Bearbeitungsort bekannt ist und die ihre Modelle nicht auf den Eingaben trainiert, sobald ein Personendatum im Korpus liegt.

Quellen

• IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, §10.18 Document Analysis: die Definition, die drei Verwendungen, die vier Beurteilungskriterien, die Datenklassen und Datencluster, die Analysetabelle und die Grenzen der Technik.
• Glenn A. Bowen, Document Analysis as a Qualitative Research Method, Qualitative Research Journal, 9(2), 2009: die methodische Referenzdarstellung, die Natur der Dokumente, das Vorgehen und die Rolle der Triangulation.
• John Scott, A Matter of Record: Documentary Sources in Social Research, Polity Press, 1990: das Beurteilungsraster für eine dokumentarische Quelle (Authentizität, Glaubwürdigkeit, Repräsentativität, Bedeutung), aus dem das Kriterium der Repräsentativität stammt.
• ISO 15489-1:2016, Information und Dokumentation, Schriftgutverwaltung, Teil 1: Konzepte und Grundsätze: das Schriftgut als Nachweis und die Metadaten, die eine Quelle beurteilbar machen.
• Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), SR 822.111, Art. 73 und 73a: die Aufbewahrung der Verzeichnisse während mindestens fünf Jahren und die vier kumulativen Bedingungen für den Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung, darunter der an den Höchstbetrag des versicherten Verdiensts nach dem UVG gekoppelte Lohnschwellenwert.
• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 958f: die Aufbewahrung der Geschäftsbücher und der Buchungsbelege während zehn Jahren ab dem Ablauf des Geschäftsjahres.
• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, in Kraft seit dem 1. September 2023: der Rahmen für die Bearbeitung der Personendaten im analysierten Korpus.
• EDÖB, Künstliche Intelligenz und Datenschutz: das DSG ist technologieneutral und gilt unmittelbar auch für Bearbeitungen mittels künstlicher Intelligenz.
• Swissdec, einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM): der zertifizierte Schweizer Standard für die elektronische Übermittlung der Lohndaten an Ausgleichskassen und Versicherungen.
• HERMES 2022, Referenzhandbuch Projektmanagement, Schweizerische Eidgenossenschaft, Bundeskanzlei, §5.3 Erläuterung der Aufgabenbeschreibung: die feste Struktur jeder Aufgabenbeschreibung und die Rubrik Grundlagen, die, wo sie ausgefüllt ist, die als Eingabe der Aufgabe benötigten Ergebnisse aufführt.
• ABPMP, Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge (BPM CBOK), §4.6 Gathering Information: Transaktions- und Auditprotokolle unter der schriftlichen Dokumentation, die zu einem Prozess zusammenzutragen ist, sowie die Auditberichte, welche die Kontrollpunkte der Organisation benennen.
• ABPMP, Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge (BPM CBOK), §4.6.2 Analyzing Information Systems (Systems Documentation and Suitability for Use): die Anweisung, das bestehende System nicht für die beste Lösung zu halten, und die zwei Signale, die sie begründen, das als Hindernis empfundene System und die manuellen Behelfslösungen, die seine Mängel ausgleichen.