Affinitätsdiagramm

Ziel

Das Affinitätsdiagramm verwandelt Dutzende roher Einträge ohne Ordnung in eine Handvoll benannter Themen, sodass die Gruppe die Gestalt des Problems sieht. Diese Einträge stammen aus einem Brainstorming, einer Reihe von Interviews, einer Retrospektive oder einer Umfrage mit offenen Antworten. Es gehört zur Familie der kollaborativen Spiele: innerhalb dieser Familie behandelt es die Frage der Synthese, während die Product Box die Vision eines Angebots behandelt und der Fishbowl die Perspektiven zweier Gruppen, die einander in einer gewöhnlichen Diskussion nicht zuhören.

Die Technik stützt eine Entscheidung: welche Themen hervortreten, welche am häufigsten wiederkehren und somit wohin als Nächstes die Analyse, die Anforderungsarbeit oder der Verbesserungsaufwand zu lenken ist. Die Dichte eines Clusters, die Zahl der Notizen, die es versammelt, ist das aussagekräftige Signal: sie zeigt den Konsens oder die Verbreitung eines Themas im gesammelten Material an.

Das Ergebnis ist eine gruppierte Karte: Notizen, geordnet unter Überschriften, die aus dem Sortieren entstanden sind, dazu ein Parkplatz für die Ausreisser. Die benannten Cluster und ihre relativen Grössen sind das Artefakt, das den nächsten Schritt speist. Das Sortieren übernimmt die Gruppe, denn der gesuchte Wert ist ein geteiltes Modell: die Cluster gemeinsam zu bauen schafft Zustimmung und bringt die verborgenen Annahmen und die Deutungsunterschiede zutage, die eine Schreibtischanalyse nie sähe. Wer die Karten allein sortiert, hat eine Ablagearbeit geleistet, während das Spiel seinen Wert aus dem gemeinsamen Herstellen zieht.

Einsatz

Wann einsetzen

• Grosses Volumen unstrukturierter Eingaben: zwanzig Elemente oder mehr zu ordnen, Workshop-Notizen, freie Antworten, Retrospektiv-Karten.
• Unbekannte Struktur, die hervortreten soll: keine vorgegebenen Kategorien, sie soll aus dem Material entstehen.
• Stakeholder mit unterschiedlichen mentalen Modellen: gesucht ist eine ausgehandelte Gruppierung und die Zustimmung, die ihr gemeinsamer Aufbau erzeugt.
• Vorgelagerte Erhebung oder Rahmung: Bedürfnisse konsolidieren, Anforderungen ordnen, bevor sie priorisiert werden.
• Ein aufzudeckender Deutungskonflikt: das gemeinsame Sortieren bringt die Annahmen hervor, die jede Gruppe für selbstverständlich hält.

Wann nicht einsetzen

• Kategorien bereits bekannt oder feste Taxonomie: es wird in vordefinierte Fächer einsortiert, ein geschlossenes Card Sorting erledigt die Arbeit günstiger.
• Wenige Elemente, alle gut verstanden: keine verborgene Struktur zu enthüllen, mit einer moderierten Diskussion oder einer Rangfolge entscheiden.
• Ziel, zu priorisieren oder eine Ursache zu erklären: die Karte ordnet, ohne zu priorisieren oder Kausalität zu zeigen, für die Ursache das Ishikawa-Diagramm vorziehen.

Beschreibung

Die kollaborativen Spiele teilen ein gemeinsames Gerüst, drei zeitlich getaktete Phasen und eine neutrale Moderation. Das Affinitätsdiagramm richtet es um einen einzigen Vorgang aus: Notizen einander annähern, bis eine Struktur erscheint. Die Methode geht auf den japanischen Ethnographen Jiro Kawakita zurück, der sie in den 1960er-Jahren unter dem Namen KJ-Methode formalisierte, nach seinen Initialen, ausgehend von einer Beobachtung: angesichts von Massen an Felddaten liess das Anordnen der Karten im Raum einen Sinn hervortreten, den das lineare Lesen verborgen liess. Das Affinitätsdiagramm zählt heute zu den sieben Werkzeugen des Qualitätsmanagements, die Tür, durch die die Welt der Qualität und der Business-Analyse es aufgriff.

Die Elemente einer Sitzung

Die Sitzung beruht auf fünf Elementen. Eine generative Frage, eine klare offene Aussage, die mindestens zwanzig Antworten hervorrufen kann; die ganze Übung ist nur so viel wert wie diese Frage. Notizen, eine Idee pro Notiz, kurz und lesbar. Eine grosse geteilte Fläche, Wand, Whiteboard oder digitales Board, auf der alle das Ganze auf einen Blick sehen. Eine neutrale Moderation, die die Regeln hält, das Tempo wahrt und alle einbezieht, ohne je die Gruppierung aufzuzwingen. Und schliesslich ein Parkplatz, eine Ecke, reserviert für die Notizen, die nirgends passen, damit nichts in ein Cluster gezwungen wird.

Der Ablauf

Die Frage wird gestellt und sichtbar angezeigt. Jede teilnehmende Person schreibt dann ihre Notizen in Stille, etwa zehn Minuten, eine Idee pro Notiz. Stille ist eine Disziplin: sie verhindert die frühe Verankerung, jenen Moment, in dem die zuerst genannte Idee alle folgenden lenkt, und sie gibt den Zurückhaltenderen dasselbe Gewicht wie den dominanten Stimmen, ein Effekt, den das BABOK festhält, wenn es anmerkt, dass das Spiel sonst stille Teilnehmende in eine aktive Rolle drängt. Jede Notiz zu besprechen, während man sie schreibt, führt genau die Verankerung wieder ein, die die Stille vermeidet. Unter etwa zwanzig Notizen gibt es nichts zu entdecken und die Karte wiederholt nur ihre Eingaben: das Rohmaterial muss reichlich genug sein.

Alle Notizen werden dann aufgehängt, und die Gruppe verschiebt sie, um die ähnlichen einander anzunähern. Zwei Disziplinen bestimmen dieses Sortieren. Es wird von den Teilnehmenden geführt. Eine Moderation, die an ihrer Stelle sortiert, erzeugt ihr eigenes Modell und zerstört die Zustimmung, die der ganze Sinn des Spiels ist: das ist der Kardinalfehler der Technik. Und es beginnt idealerweise in Stille, Notiz für Notiz, damit keine Stimme die Einteilung diktiert, bevor sich das Material gesetzt hat, die der KJ-Methode eigene Disziplin. Zuerst gruppieren, danach benennen: eine Kategorie zu entscheiden, bevor sich die Notizen stabilisiert haben, verzerrt das Sortieren hin zu diesem Etikett. Duplikate bleiben sichtbar, denn zwei identische Notizen signalisieren einen Konsens. Ausreisser gehen auf den Parkplatz, statt in das nächste Cluster gezwungen zu werden, ein Zwang, der die Wand aufräumt, aber das Signal verliert, das die Notiz trug.

Sind die Gruppierungen stabil, schlägt die Gruppe für jede Spalte eine Überschrift vor. Der Name ist ein Arbeitsetikett: wenn „Anlagen“ und „Infrastruktur“ den Raum spalten, schreibt man beide oder behält das am meisten befürwortete Etikett und geht weiter, statt eine Viertelstunde über ein Wort zu debattieren. Die Zahl der Cluster wird im Auge behalten: zu viele, und das Muster löst sich im Rauschen auf; zu wenige, und alles fällt in einen Sammeltopf „Diverses“ zusammen. Eine lesbare Handvoll, meist vier bis acht, ist die richtige Grössenordnung.

Die Gruppe liest schliesslich die entstandene Struktur: welche Themen am reichsten bestückt sind, was überrascht, was die Beziehungen zwischen den Clustern bedeuten und sie entscheidet über die nächste Handlung, priorisieren, zuweisen, in die Anforderungen überführen. Die Karte ordnet und macht vergleichbar. Die Themen zu hierarchisieren oder auf ihre Ursachen zurückzugehen, gehört zu eigenen Schritten: die Karte geht einer Priorisierung voraus und bereitet sie vor. Ein zweiter Sortierdurchgang ist bisweilen nützlich, um tiefere oder übergreifende Affinitäten zu finden.

KI-Überlegungen

KI hilft vor dem menschlichen Sortieren, bei dem, was nicht an eine Wand passt. Ein Sprachmodell oder ein Modell mit Worteinbettungen gruppiert Hunderte freier Umfrageantworten, Support-Tickets, Bewertungen oder Interviewtranskripte in Kandidatenthemen, ein Volumen, das die Gruppe nie von Hand sortieren würde. Es schlägt auch Cluster-Überschriften vor und erkennt die nahezu identischen Notizen, die zu verschmelzen sind. In einem mehrsprachigen Schweizer Kontext normalisiert es Notizen in Französisch, Deutsch und Italienisch, damit ein gemischtes Team einen einzigen geteilten Satz sortiert.

Die Grenze ist, dass der geteilte Sinn der eigentliche Wert der Technik ist. Ein Modell, das fertige Cluster liefert, umgeht die kollektive Aushandlung, die Verständnis und Zustimmung aufbaut: die KI dient dazu, einen Entwurf zu erzeugen, den die Gruppe überarbeitet. Sie gruppiert im Übrigen nach lexikalischer oder semantischer Nähe, während Menschen nach Absicht, Kontext und Sinn gruppieren: zwei Notizen, die dasselbe Bedürfnis mit anderen Worten ausdrücken, oder dasselbe Wort für zwei verschiedene Bedürfnisse, werden von der Maschine häufig falsch platziert und von denen, die sie geschrieben haben, richtig getrennt.

Die Sensibilität der Daten wiegt schliesslich. Die Notizen tragen oft vertrauliche Rückmeldungen von Stakeholdern oder Personendaten, und sie einem externen Dienst anzuvertrauen, berührt die schweizerischen Datenschutzpflichten im Sinne des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG). Sensibles Material bleibt auf einem internen oder freigegebenen Werkzeug oder wird vor jedem automatischen Durchgang anonymisiert.

Beispiele

Ein Workshop zur Anforderungserhebung bei einer Krankenkasse konsolidiert, was die Versicherten von einem neuen Self-Service-Portal erwarten. Zwölf Teilnehmende erzeugten rund fünfzehn Notizen, sortiert in benannte Cluster.

Affinitätsdiagramm

Von verstreuten Notizen zu Themen, die entstehen

Das Sortieren bringt vier Themen hervor, die niemand im Voraus gesetzt hatte. Das am reichsten bestückte Cluster, „Abrechnungen und Rückerstattungen“, versammelt die meisten Notizen: seine Dichte zeigt an, wo die Versicherten die grösste Reibung spüren, und lenkt den Analyseaufwand dorthin. Die Überschriften, „Franchise und Versicherungsmodell“, „Proaktive Kommunikation“, „Mobiler Zugang und Identität“, entstanden aus der Gruppierung: das Material hat die Kategorien diktiert. Das Detail, das man nicht verpassen darf, ist der Parkplatz, abseits: „Gesundheits-Chatassistent“ und „Treueprogramm“ passen in kein Cluster und bleiben dort sichtbar, statt in das nächste Fach gezwungen zu werden, denn ein Ausreisser trägt oft ein Signal, eine neue Idee oder ein Randbedürfnis, das man beim gewaltsamen Ablegen verlöre. Die Karte macht die Themen sichtbar und vergleichbar; sie zu hierarchisieren gehört zum nächsten Schritt.

Visualisierungen

Das Affinitätsdiagramm ist ein räumliches Artefakt: die Position der Notizen trägt den Sinn, und drei visuelle Signale lassen sich von der entstandenen Karte ablesen.

Aufwand

Werkzeuge

Das ursprüngliche Format ist taktil: eine Wand oder ein Whiteboard, repositionierbare Notizen, Marker. Es eignet sich für Sitzungen in Präsenz, wo das physische Verschieben einer Notiz die Energie und das Engagement erhält; seine Kehrseite ist eine manuelle Dokumentation und ein flüchtiges Artefakt. Digitale Whiteboards, Miro, Mural, FigJam, Conceptboard, Microsoft Whiteboard, eignen sich für verteilte oder hybride Teams und dokumentieren sich selbst, da das Board sein eigenes exportierbares Archiv ist. Für eine Schweizer Organisation lenkt die Datenresidenz die Wahl, wenn sensible Rückmeldungen in der Region bleiben müssen: Conceptboard hostet in Europa und Microsoft Whiteboard lebt bereits in der M365-Suite, die viele Schweizer Organisationen betreiben. Für sehr grosse Textkorpora macht eine Tabellenkalkulation, gekoppelt mit KI- oder NLP-gestützter Gruppierung, einen ersten Durchgang und erzeugt Entwurfscluster, die die Gruppe anschliessend auf einem Board neu sortiert: das Werkzeug skaliert die Eingabe, die Gruppe behält die Sinnstiftung.

Quellen

• IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) v3, §10.10 Collaborative Games.
• Scupin, R., „The KJ Method: A Technique for Analyzing Data Derived from Japanese Ethnology“, Human Organization 56(2), 1997 (Society for Applied Anthropology): wissenschaftliche Quelle zur KJ-Methode von Jiro Kawakita, dem Urheber der Technik. Artikel online.
• Gamestorming, Affinity Map: der Ablauf des Spiels, stille Generierung, von den Teilnehmenden geführtes Sortieren und spätes Benennen.
• ASQ, Affinity Diagram (K-J Method): die Referenz des Qualitätswesens, die die Technik zu den sieben Werkzeugen des Qualitätsmanagements zählt.