Das Interview – das wichtigste Instrument der Analyse
In der Geschäftsanalyse, wo das Entschlüsseln komplexer Anforderungen und das Aufdecken von verborgenem Wissen wesentliche Fähigkeiten sind, weiß ein kompetenter Analyst, dass effektive Elicitationstechniken Gold wert sind. Und wenn es darum geht, wertvolle Informationen zu extrahieren und die Bedürfnisse der Interessengruppen zu verstehen, treten Interviews als unverzichtbares Instrument in den Vordergrund.
Welche Elicitationstechniken gibt es?
Elicitationstechniken sind ein wichtiges Werkzeug in der Analyse. BABOK widmet diesem Thema einen ganzen Wissensbereich[1]. Elicitation wird im Zusammenhang mit allen anderen Kompetenzbereichen verwendet, sei es die strategische Analyse, Planung, Anforderungsanalyse etc.
Unter diesen Techniken nehmen Interviews einen besonderen Platz in der Tätigkeit von Business Analysten ein. Interviews ermöglichen eine offene Kommunikation zwischen dem Analysten und den Interessengruppen. Diese direkte Interaktion ermöglicht eine tiefere Erkundung von Bedürfnissen und Präferenzen, die auf anderem Wege möglicherweise nicht zum Vorschein kommen.
Interviews ermöglichen es, eine Beziehung zu den Interessengruppen aufzubauen und gleichzeitig ihre Perspektiven umfassend zu verstehen. Analysten können entscheidende Informationen aufdecken, die sonst verborgen bleiben würden, indem sie überlegte Fragen stellen, die auf die Rollen oder den individuellen Hintergrund der Befragten zugeschnitten sind.
Jede der verschiedenen Elicitationstechniken hat ihre eigenen Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten. Zu den häufig verwendeten Techniken gehören Interviews, Workshops, Dokumentenanalyse, Beobachtung, Brainstorming-Sitzungen, Umfragen/Fragebögen und die Erstellung von Prototypen[2].
Der Schlüssel zur Durchführung effektiver Interviews liegt in der Formulierung kluger Fragen und im aktiven Zuhören. Geschäftsanalytiker müssen über zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, um die Interessengruppen effektiv einzubinden und während der gesamten Konversation Vertrauen aufzubauen. Sie müssen auch in der Lage sein, ihren Interviewstil an die Person anzupassen, mit der sie sprechen, sei es ein Manager oder ein Mitglied eines operativen Teams.
Was ist ein Interview? Wie kann man mit Interviews effektiv elizitieren?
Interviews sind eine Elizitationstechnik, die direkt zwischen dem Business Analyst und den Interessengruppen, Fachexperten oder potenziellen Endnutzern eingesetzt wird, um Informationen zu sammeln, Anforderungen zu klären und die Bedürfnisse der Organisation zu verstehen.
Während eines Interviews stellt der Business Analyst gezielte Fragen, um Informationen über Prozesse, angewandte Regeln, Ziele, Herausforderungen oder Schwierigkeiten und Erwartungen zu erhalten. Diese persönliche Interaktion ermöglicht ein besseres Verständnis der Perspektiven der Interessengruppen und erlaubt die Sammlung detaillierter Informationen.
Die Effektivität von Interviews liegt in ihrer Fähigkeit, explizites und implizites Wissen bei den Personen zu entdecken, die diese Informationen oft stillschweigend besitzen. Geschäftsanalysten können mit Interessengruppen tiefer in ein Thema eindringen, indem sie aktiv zuhören und die Antworten im Interview weiter vertiefen.
Darüber hinaus ermöglichen die Interviews eine Klärung in Echtzeit von Unsicherheiten oder Unklarheiten, die bei der Erfassung der Anforderungen durch Umformulierungen oder Bestätigungsfragen auftreten können. Sie bieten auch die Möglichkeit, Verbindungen zu den Interessengruppen herzustellen und Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Zusammenarbeit basieren.
Neben der Sammlung von Informationen dienen die Interviews auch als Mittel zur Validierung von Hypothesen und Informationen, die auf andere Weise gesammelt wurden. Mit Hilfe sorgfältig formulierter Fragen, die auf die genaue Prüfungsfrage zugeschnitten sind, können die Geschäftsanalysten mögliche Diskrepanzen oder Lücken in den gesammelten Informationen identifizieren.
Fähigkeiten des Interviewers
Um Interviews als Business Analyst zu meistern, ist es wichtig, dass Sie Ihre Fähigkeiten als Interviewer verbessern. Als Moderator des Interviewprozesses ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie über bestimmte Eigenschaften und Fähigkeiten verfügen, die Ihnen bei der Auswahl und der Validierung helfen. Dies ist ein technischer Bereich, in dem die Kernkompetenzen des Business Analysten[3] am meisten gefragt sind.
Aktives Zuhören ist wichtig. Achten Sie auf das, was gesagt wird und wie es gesagt wird. Nonverbale Hinweise wie Gestik können Informationen über unausgesprochene Gedanken und Emotionen liefern.
Effektive Kommunikationsfähigkeiten sind für den Aufbau einer Beziehung zu den Befragten von entscheidender Bedeutung. Formulieren Sie die Fragen klar und beteiligen Sie sich aktiv am Dialog, um einen angenehmen und produktiven Austausch zu gewährleisten.
Die Aufrechterhaltung der Professionalität während des gesamten Interviews ist entscheidend für den Aufbau von Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei den Interessengruppen. Seien Sie respektvoll, aufgeschlossen und objektiv, während Sie die Vertraulichkeit bei der Erörterung sensibler Themen gewährleisten.
Darüber hinaus spielt Anpassungsfähigkeit eine wichtige Rolle bei der Durchführung erfolgreicher Interviews. Seien Sie flexibel in Ihrem Ansatz, indem Sie Ihren Fragestil an die Erfahrung und das Fachwissen des Befragten anpassen.
Bei einem Interview hängt der Erfolg der Sammlung wertvoller Informationen weitgehend von der Kooperation und den Kommunikationsfähigkeiten der befragten Person ab.
Eine starke Fähigkeit zum analytischen Denken ermöglicht es Ihnen, tiefgründige Fragen zu stellen, die komplexe Themen weiter erforschen. Dies hilft, zugrunde liegende Probleme oder Chancen aufzudecken, die möglicherweise zunächst übersehen wurden.
Schritte zur Durchführung von Interviews zur Sammlung von Anforderungen
1. Definieren Sie den Zweck des Interviews.
Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse und Ziele jedes Interviews.
Identifizieren Sie potenzielle Interviewpartner, Projektmanager, Fachexperten und andere Beteiligte entsprechend dem Zweck des Interviews. Erklären Sie den Befragten deutlich die Ziele des Interviews.
Bereiten Sie sich vor, indem Sie die wichtigsten Fragen des Interviews in Bezug auf die Ziele des Interviews formulieren.
2. Organisieren Sie die Logistik
Entscheiden Sie, wie und wo Sie kommunizieren möchten. Es ist eine gute Praxis, die allgemeinen Fragen oder im Falle eines strukturierten Interviews den Fragenkatalog vorab an den Interessenvertreter zu senden, damit er sich ebenfalls vorbereiten und Informationen sammeln kann.
3. Führen Sie das Interview
- Kommunizieren Sie den Zweck des Interviews
- Bestätigen Sie die Rollen der Befragten
- Erklären Sie, wie die Informationen aus dem Interview aufgezeichnet und mit den verschiedenen Interessengruppen geteilt werden.
- Offene Fragen sind wichtig, da sie zur Beschreibung anregen, was wiederum die Reflexion fördert. Geschäftsanalysten verwenden nur geschlossene Fragen, um eine eindeutige Antwort (wie ein Ja, eine bestimmte Zahl) zu erhalten, hauptsächlich um eine vorherige Antwort zu klären oder zu bestätigen.
- Ordnen Sie die Interviewfragen nach ihrer Bedeutung. Ordnen Sie die Fragen in einer logischen Reihenfolge an, z.B. vom Allgemeinen zum Spezifischen oder von der Außenperspektive zur Innenperspektive des Themas.
- Konzentrieren Sie sich auf die zuvor festgelegten Fragen und die Ziele des Interviews, wenn Sie sich in einer strukturierten Interviewsituation befinden.
- Beziehen Sie die gelieferten Informationen und nonverbale Hinweise in Ihre Fragestellung in einem unstrukturierten Interview ein.
- Behandeln Sie die angesprochenen Bedenken, indem Sie sie während der Interviews ansprechen oder sie für eine spätere Nachbereitung dokumentieren.
- Üben Sie aktives Zuhören.
- Fassen Sie am Ende des Interviews die Sitzung zusammen und geben Sie an, welche Schritte als nächstes unternommen werden.
- Bedanken Sie sich bei den Befragten für ihre Zeit.
4. Follow-up
Organisieren Sie schnell die Informationen aus dem Interview und bestätigen Sie die Ergebnisse.
Einschränkungen bei den Interviews
Obwohl Interviews eine starke Elicitationstechnik sind, haben sie auch einige Einschränkungen und Risiken, die Geschäftsanalysten berücksichtigen müssen.
1. Schräglage des Interviewers
Interviews können durch die Voreingenommenheit des Interviewers beeinflusst werden, wie z.B. die Formulierung verzerrter Fragen, die Auswahl spezifischer Fragen, die bestehende Hypothesen bestätigen, oder eine subjektive Interpretation der Antworten. Um diese Verzerrung zu mildern, ist es wichtig, dass sich die Fachanalysten ihrer eigenen Vorurteile bewusst sind und einen objektiven Ansatz verfolgen.
2. Schräglage des Befragten
Die Befragten können auch durch Verzerrungen beeinflusst werden, wie z.B. den Wunsch, dem Interviewer zu gefallen, die Angst, aufgrund der Organisationshierarchie ehrliche Antworten zu geben, oder die Tendenz, bestehende Probleme herunterzuspielen. Die Analysten müssen eine vertrauensvolle Umgebung schaffen, in der sich die Befragten wohl fühlen, wenn sie ehrliche Informationen weitergeben.
3. Einschränkungen des Gedächtnisses und der Retention
Die Befragten können Schwierigkeiten haben, sich an spezifische Details zu erinnern oder genaue Informationen über vergangene Ereignisse zu geben. Dies kann zu Unstimmigkeiten in den Antworten oder zu Lücken in den gelieferten Informationen führen.
4. Kosten für Zeit und Ressourcen
Interviews können zeitaufwendig sein und Ressourcen für die Planung, Durchführung und Analyse erfordern. Sie können auch durch die Verfügbarkeit von Interessengruppen eingeschränkt sein, was zu Verzögerungen im Analyseprozess führen kann.
5. Begrenzte Stichprobe
Interviews können nur mit einer begrenzten Anzahl von Interessengruppen geführt werden, die möglicherweise nicht die gesamte Zielpopulation repräsentieren. Dies kann zu einer Verzerrung der Auswahl führen, wenn die Befragten nicht repräsentativ für die Vielfalt der Perspektiven innerhalb der Organisation sind.
6. Interpretation der Daten
Die Interpretation der Daten aus den Interviews kann subjektiv sein und hängt von den Fähigkeiten des Business Analysten ab. Es kann schwierig sein, die Informationen aus mehreren Interviews effektiv zusammenzufassen und zu gruppieren, um kohärente Schlussfolgerungen zu ziehen.
7. Aufnahme und Transkription
Die genaue Erfassung von Informationen während der Interviews, insbesondere wenn sie persönlich geführt werden, kann Transkriptionsfähigkeiten und aufmerksames Zuhören erfordern. Transkriptionsfehler können zu Unstimmigkeiten in den Daten führen.
8. Zeitmanagement
Das Zeitmanagement bei Interviews ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Fragen im Rahmen des Interviews angesprochen werden. Analysten müssen sich der zur Verfügung stehenden Zeit bewusst sein und in der Lage sein, ein Gleichgewicht zwischen einer gründlichen Erkundung und der Berichterstattung über alle notwendigen Themen zu halten.
Trotz dieser Einschränkungen sind Interviews eine wesentliche Elizitierungstechnik in der Geschäftsanalyse, die es Analysten ermöglicht, wertvolle Informationen zu sammeln, die Perspektiven der Beteiligten zu verstehen und Vertrauen aufzubauen. Durch die Durchführung effektiver Interviews können Business Analysten die Bedürfnisse, Herausforderungen und Schwierigkeiten sowie die Ziele der Interessengruppen gründlich erforschen, was zum Erfolg des Projekts beiträgt.
Durch die Verbesserung ihrer Interviewfähigkeiten können Geschäftsanalysten ihre Fähigkeit verbessern, einen bedeutenden Beitrag zu erfolgreichen Projekten zu leisten, indem sie genaue Informationen sammeln und die Bedürfnisse der Interessengruppen vollständig verstehen.
Kommen Sie zu uns, um die Techniken der Business Analyse in unseren interaktiven Workshops zu erkunden. Erfahren Sie, wie Sie den Wert von Interviews in Ihrem Analyseprozess erhöhen können. Melden Sie sich jetzt an [clickez le lien] für den nächsten IIBA Geneva Chapter Workshop und entwickeln Sie wichtige Fähigkeiten, um in Ihrer Karriere zu glänzen.
Entdecken Sie auch unseren umfassenden Kurs über die Techniken der Business Analyse. Dies ist ein dynamischer und interaktiver Kurs, der Ihnen hilft, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen. Dieser Kurs ist auch die Grundlage für weitere Schritte in Richtung der ECBA-, CCBA- und CBAP-Zertifizierungen.
Verpassen Sie nicht diese Gelegenheit, neue Fähigkeiten zu erwerben und Ihre Karriere zu fördern. Die Plätze sind begrenzt, also melden Sie sich noch heute an und schließen Sie sich unserer Gemeinschaft von Fachleuten für Geschäftsanalysen an.
